Avant de commencer
La fiche d'un collaborateur est l'élément central de la plateforme Lucca. C'est en effet à cet endroit que vous allez pouvoir renseigner toutes les informations (date de début de contrat, rôles pour chaque solution, cycle de travail, information bancaire etc.) propres à chaque salarié. Sans fiche ce dernier ne pourra pas accéder à la plateforme et utiliser les solutions.
Modifier la fiche d'un utilisateur
Il est donc important de mettre à jours les informations des collaborateurs afin qu'ils aient les bons accès, et si vous avez souscrit à Poplee Core RH, pour que leurs données soient le plus à jour possible dans ce Dossier RH dématérialisé.
Sélection d'un utilisateur
Depuis le menu "Collaborateurs" en haut à droite, vous pouvez accéder aux fiches des collaborateurs existants. Le Dossier RH (fiches salariés personnalisées de Poplee Core RH), ou Fiches utilisateurs (fiches salariés pour l'utilisation des solutions Lucca sans Poplee Core RH) s'ouvre automatiquement sur votre propre fiche.
Le menu déroulant à gauche vous permet de sélectionner le collaborateur dont vous voulez visualiser la fiche. Le bouton 'inclure les collaborateurs partis' vous permet de retrouver la fiche d'un collaborateur parti, à modifier notamment s'il revenait.
Organisation de la fiche
Les données sont organisées par section: on paramètrera les droits d'accès aux données section par section.
La première section, ou unique section si vous n'avez pas souscrit à Poplee Core RH, est obligatoire: ce sont les informations nécessaires au fonctionnement des solutions Lucca.
Vous pouvez naviguer d'une section à une autre en cliquant sur la section concernée dans le sommaire à gauche.
Modification des données d'un collaborateur
Les données modifiables sont indiquées par le petit stylo qui apparaît lorsque vous positionnez votre souris sur la donnée:
Cliquez simplement sur la donnée que vous cherchez à modifier, et elle apparaîtra en surbrillance.
Selon le format de la donnée, vous pourrez soit saisir du texte (nom, email...), soit choisir une donnée dans une liste déroulante prédéfinie (rôles, départements...), renseigner une date (début de contrat par exemple) ou indiquer une relation entre plusieurs collaborateurs (par exemple le manager, à choisir dans une liste déroulante des utilisateurs présents en base).
Une fois la modification apportée, vous pourrez enregistrer votre modification de la donnée grâce au bouton "Enregistrer".
Options avancées
Toutes les modifications apportées à la fiche utilisateur sont enregistrées et on pourra retrouver leur historique technique (identifiants de qui à fait quoi, quand) grâce au bouton d'historique présent en bas à droite de la page.
Si vous avez Poplee Core RH, vous pouvez également demander aux collaborateurs de mettre à jours eux-mêmes leurs données grâce à une campagne de mise à jour.