Avant de commencer

Si vous êtes un client Lucca et que vous avez souscrit à plusieurs de nos solutions, PrepaPaie pourrait simplifier la préparation de votre paie en fin de mois. En effet vous aurez la possibilité d'y donner accès à votre équipe RH ou à votre gestionnaire de paie. Cette personne pourra alors retrouver sur une même page les informations utiles et les actions à réaliser pour générer les bulletins de paie en toute simplicité.

Fonctionnement de PrepaPaie

Pour accéder à l'application, il faut cliquer sur le menu des solutions et sélectionner l'application.

Attention, celle-ci n'est pas déployée par défaut et il faut donc soit s'adresser au consultant en charge de votre déploiement soit au support Lucca pour la mettre en place.

Elle récapitule en 8 points les actions à réaliser et les liens correspondants pour collecter les données de la période en cours avant de procéder aux calculs de votre paie. Le calcul de la période est automatique et affiche la période mensuelle correspondant à la date de consultation. Il est possible de filtrer l'affichage par entité légale.

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1. Liste des collaborateurs sortis sur la période

Inventaire des collaborateurs ayant une date de fin de contrat sur la période en cours. 

2. Liste des collaborateurs entrés sur la période

Inventaire des collaborateurs ayant une date de début de contrat sur la période en cours.

Un clic sur le nom du collaborateur vous permet d’accéder directement à son dossier RH et de vérifier l’exhaustivité des données nécessaires à la création des salariés dans la paie ou à la production des soldes de tout compte pour les sortants.

3. Liste des données RH obligatoires manquantes 

Liste des collaborateurs dont le dossier RH est incomplet. Un lien vous permettra de compléter les données manquantes par collaborateur. Il s'agit des données ayant été marquées comme obligatoire dans la configuration du dossier RH

4. Récapitulatif des modifications des données RH des collaborateurs

Le bouton Générer la fiche navette renvoie vers la fonctionnalité d’export du module Collaborateurs et permet d’isoler et d'extraire les données des collaborateurs modifiées depuis le dernier export sous la forme d’une fiche navette au format Excel.

L'accès au module d'export des données RH est conditionné par la permission "Exporter les modifications" de l'application Collaborateurs dans l'administration des rôles.

5. Gestion des absences : actions(s) à réaliser

Cette section permet de remonter des alertes relatives aux absences nécessitant une action de votre part afin d'être intégrées dans le prochain export paie. Il s'agit des :
 - Absences dont le motif doit être précisé, c'est à dire les absences enregistrées sous le motif "Absence à justifier" qui sont en attente de re-qualification à la réception du justificatif de l'absence.
 -  Demandes d'absence dans le passé en attente d'approbation, il s'agit des demandes d'approbation dont la date de début est antérieure à la date du jour. 

6. Gestion des temps : action(s) à réaliser

Cette section affiche le nombre des feuilles de temps non déclarées et le nombre de feuilles de temps en attente de validation à ce jour. Un lien vous permet d'accéder à l'application Timmi afin de procéder aux actions de relances ou validation.  

7. Récupération des fichiers d’export

Des raccourcis permettent d’accéder au différents modules d’export des outils Lucca pour générer les fichiers d’export dédiés à la paie : export des congés et des absences, export des variables de rémunération et export des heures supplémentaires.

Les liens sont visibles en fonction des solutions auxquelles vous avez souscrit et des permissions paramétrées pour chaque module.

8. Distribution et archivage des bulletins de paie

Un lien vers Pagga permet de distribuer automatiquement et archiver les bulletins générés. Si le client n'a pas Pagga, Prepapaie lui indique que l'application n'est pas activée.

Contenu de la page

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