Avant de commencer

Si vous êtes un client Lucca et que vous avez souscrit à plusieurs de nos solutions, PrepaPaie pourrait simplifier la préparation de votre paie en fin de mois. En effet vous aurez la possibilité d'y donner accès à votre équipe RH ou à votre gestionnaire de paie. Cette personne pourra alors retrouver sur une même page toutes les actions à réaliser pour générer les bulletins de paie en toute simplicité.

Fonctionnement de PrepaPaie

Pour accéder à l'application, il faut cliquer sur le menu des solutions et sélectionner l'application.

Attention, celle-ci n'est pas déployée par défaut et il faut donc soit s'adresser au consultant en charge de votre déploiement soit au support Lucca pour la mettre en place.

Elle récapitule en 6 points les actions à réaliser et les liens correspondants pour collecter les données de la période en cours avant de procéder aux calculs de votre paie. Le calcul de la période est automatique et affiche la période mensuelle correspondant à la date de consultation. Il est possible de filtrer l'affichage par entité légale.

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1. Liste des départs récents

Inventaire des collaborateurs ayant une date de fin de contrat sur la période en cours, et sur la période précédente afin de tenir compte des départs fin de mois M-1 qui n'auraient pas été pris en compte dans la paie précédente.

Un clic sur le nom du collaborateur vous permet d’accéder directement à son dossier RH et de vérifier l’exhaustivité des données utiles à la création des salariés dans la paie ou à la production des soldes de tout compte pour les sortants.

2. Liste des arrivées récentes

Inventaire des collaborateurs ayant une date de début de contrat sur la période en cours, et sur la période précédente afin de vérifier que les salariés embauchés à la fin du mois M-1 ont bien été créés en paie.

Pour chacune de ces 2 étapes, un lien vers le module de rapports vous permet de sélectionner et d'extraire les données des collaborateurs renseignées dans leur dossier RH.

3. Liste des modifications des données RH

Le bouton Générer la fiche navette renvoie vers la fonctionnalité d’export du module Collaborateurs et permet d’isoler et d'extraire les données des collaborateurs qui auraient été modifiées depuis le dernier export sous la forme d’une fiche navette au format Excel.

L'accès au module d'export des données RH est conditionné par la permission "Exporter les modifications" de l'application Collaborateurs dans l'administration des rôles.

4. Récupération des fichiers d’export

Des raccourcis permettent d’accéder au différents modules d’export des outils Lucca pour générer les fichiers d’export dédiés à la paie : export des congés et des absences, export des variables de rémunération, export des heures supplémentaires et des frais professionnels.

Les liens sont visibles en fonction des solutions auxquelles vous avez souscrit. Si vous n'avez pas Cleemy par exemple, il ne verra pas "Export des notes de frais".

5. Utilisez votre application de paie pour générer les bulletins de salaire au format pdf

C'est une étape, sans redirection qui indique finalement au client qu'il est prêt pour générer les bulletins de paie.

6. Distribution et archivage des bulletins de paie

Un lien vers Pagga permet de distribuer automatiquement et archiver les bulletins générés. Si le client n'a pas Pagga, Prepapaie lui indique que l'application n'est pas activée.

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