Configurer vos échéanciers de paie et les notifications associées

Avant de commencer

L’onglet « Jalons et notifications » du module de configuration de Poplee Rémunération permet de configurer les échéances qui rythment chaque période de paie et de paramétrer les notifications associées à ces échéances. Cet écran est accessible pour tous les utilisateurs disposant de la permission « Configurer Poplee Rem. »

 La définition d'un échéancier de paie permet de :

  • informer les collaborateurs et managers des échéances liées à la préparation de la paie en cours ;
  • notifier et inviter les utilisateurs concernés à contrôler les EVP saisis, au plus tôt avant le transfert en paie.  

Paramétrage des jalons

L’échéancier est attaché à une et une seule entité légale (1) et permet d’enregistrer pour chaque période de paie (2) la date de fin de collecte des EVP (3) (1er jalon) et la date de traitement de la paie (4) (2ème jalon).

La formalisation de ces 2 jalons permet aux différents acteurs (collaborateur, manager, assistant RH…) intervenant dans le processus de préparation de la paie de pouvoir s’organiser à la vue de ces 2 jalons.

 Les jalons de la période courante s'afficheront directement sur les écrans de saisie des EVP sous la forme d’une « timeline » dans la fiche individuelle de rémunération (Exemple avec une date de consultation au 10/04/2019) :

Il est également prévu d’afficher cette timeline sur les écrans du menu « Saisie des EVP ».

Paramétrage des notifications

Les jalons planifiés peuvent être associés à l’envoi d’une notification par mail aux destinataires de votre choix : 

A la date définie pour le jalon 1, il est possible de configurer :

  • l’envoi d’un récapitulatif détaillé des EVP enregistrés sur la période à destination de chaque collaborateur.

  • l’envoi d’une synthèse du nombre de collaborateurs et d’EVP enregistrés sur la période à l’attention du manager, du responsable du département ou à destination d’un utilisateur tiers.

Tout ajout ou modification d’EVP entre la date de fin de collecte et la date de traitement de paie peut faire l’objet d’une notification unitaire précisant de façon détaillée l’action réalisée. Le destinataire de cette notification est configurable.

Exemple de contenu du message envoyé en cas de modification de l’EVP pendant la période de contrôle (intervalle entre le jalon 1 et le jalon 2)

Astuces

  • Vous avez la possibilité de saisir de manière anticipée les échéances des futures périodes de paie pour le(s) année(s) à venir en fonction de votre calendrier de préparation de paie. En cas de modification des échéances, un pictogramme « corbeille », affiché au survol de la période, vous permet de supprimer la période afin de la recréer avec les dates correctes.

  • Si nécessaire, il est possible de relancer manuellement l’envoi de l’ensemble des notifications mails associées au jalon 1 (récapitulatif des EVP saisis à la date de fin de collecte) d’une période de paie.

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