Avant de commencer
Les alertes sur les temps de travail peuvent être créées/modifiées/supprimées depuis Lucca Feuilles de temps > Paramétrage, dans la partie Alertes d'un profil.
Paramétrer les alertes
Sélectionnez le profil concerné, et parcourez les différents onglets de la partie Alertes, depuis Horaires d'ouverture / fermeture jusqu'à Alertes personnalisées.
Vous pouvez ajouter une nouvelle alerte, modifier ou supprimer les alertes existantes. Le nombre d'alertes configurées s'affiche dans le menu à côté du titre de l'onglet.
Horaires d'ouverture / fermeture
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes sur les horaires saisis (connus par Lucca Feuilles de temps uniquement dans le cas d'un profil en horaires).
Les alertes de type "Horaire limite absolu" se déclenchent si le déclarant a saisi du temps avant et/ou après un horaire spécifique, par exemple avant l'heure théorique d'ouverture du site.
Les alertes de type "Horaire limite relatif" se déclenchent si le déclarant est en retard ou en avance par rapport à son horaire théorique de départ ou d'arrivée.
Jours chômés
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes en cas de travail un jour chômé, un jour férié, ou un jour de la semaine spécifique.
Durée du temps de travail
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes en cas de dépassement d'un seuil de temps de travail quotidien, hebdomadaire ou annuel.
Ecart
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes en cas d'écart entre le temps justifié (présence + absences) et le temps théorique au delà d'un seuil hebdomadaire, mensuel ou annuel.
NB : Si vous souhaitez savoir si vos collaborateurs déclarent moins de temps que prévu par leur temps de travail théorique, il faut mettre en place une règle "inférieur à -X heures" puisqu'on s'intéresse à l'écart négatif. Cette règle est paramétrable uniquement par API.
Pauses
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes sur la durée totale des pauses et/ou sur la durée de pause minimale.
Repos
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes sur le temps de repos quotidien et hebdomadaire (calculés automatiquement par Lucca Feuilles de temps uniquement dans le cas d'un profil en horaires).
Amplitude de travail
Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer des alertes sur l'amplitude quotidienne du temps de présence, et sur le nombre de jours consécutifs travaillés.
Alertes personnalisées
Dans cet onglet, vous pouvez définir des alertes au libellé libre, qui se matérialiseront sous la forme de case cochées par défaut dans les feuilles de temps.
Les déclarants pourront décocher ces cases, auquel cas l'alerte sera déclenchée, avec le message que vous aurez défini.
Cela vous permet de contrôler des points non calculables à partir des temps saisis, par exemple :
- le temps de repos des cadres au forfait jours
- le droit à la déconnexion
Les alertes critiques
Il vous est également possible de définir certaines alertes comme étant des alertes critiques.
Pourquoi cette différentiation?
Toutes les dispositions réglementaires relatives au temps de travail ne sont pas égales. L’infraction de certaines est jugée plus grave que d’autres, à l’instar des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ou des durées de travail maximales légales. Il est donc pertinent de distinguer des niveaux de criticité des alertes :
- Les alertes critiques seront affichées en rouge, vous permettant de les repérer plus aisément sur la feuille de temps:
- Le paramétrage du circuit d'approbation vous permet d'alerter un approbateur spécifique en cas d'alerte critique, par exemple, le service RH :
- Le tableau de bord de suivi de la charge permettra à quiconque dispose d'un accès au reporting de suivre de manière visuelle les alertes critiques :