Paramétrer un réglementaire Timmi Temps

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment créer un nouveau réglementaire Timmi Temps ou modifier le paramétrage d'un réglementaire existant.

Sommaire :

Si vous souhaitez gérer une nouvelle population de déclarants Timmi Temps, avec un fonctionnement différent des autres déclarants, vous aurez besoin de créer un nouveau cycle de travail et un nouveau réglementaire.

Créer un nouveau cycle de travail

Pour distinguer la nouvelle population de déclarants, il faut leur créer un cycle de travail depuis la roue crantée en haut à droite > Cycles de travail.

Si vous avez des utilisateurs qui doivent déclarer en horaires et d'autres en heures, ou certains en mode Présence et d'autres en mode Activité, il faut créer des cycles de travail distincts. Pour les distinguer plus facilement, nous vous conseillons de leur donner un nom explicite (par exemple : "Temps plein - heures", "Temps plein - horaires" ou "Forfait jours - présence", "Forfait jours - activités").

Pour plus d'informations sur les cycles de travail, consultez la fiche Créer et gérer les cycles de travail.

Une fois ce cycle créé, allez dans le dossier RH des collaborateurs concernées (depuis Collaborateurs >  Informations applicatives > Cycles de travail) et attribuez-leur ce nouveau cycle de travail à partir de la date à laquelle vous souhaitez qu'ils déclarent leurs temps selon le nouveau réglementaire.

Créer un nouveau réglementaire

Nouveau réglementaire

Pour ajouter un réglementaire, allez dans Paramétrage, et cliquez sur le bouton "Créer un réglementaire" en haut.

Vous avez le choix entre la création d'un réglementaire vierge ou la duplication d'un réglementaire existant.

Nous vous conseillons dans la mesure du possible de Dupliquer un réglementaire existant qui ressemblerait à celui que vous voulez créer (même mode de déclaration, même unité de cycle de travail, contrôles et comptabilisation des temps similaires).

Comme indiqué plus bas (Paramétrer la comptabilisation des temps), le paramétrage des règles de comptabilisation des temps d'un réglementaire nécessite une assistance du support. Et si vous créez un réglementaire vierge, vous devrez ainsi nous solliciter pour cette section.

Vous pouvez renommer le réglementaire créé pour le retrouver plus facilement

A la création d'un réglementaire vierge, vous devrez indiquer :

  • son nom,
  • le mode de déclaration : Présence ou Activité,
  • l'unité du cycle de travail : jours, heures ou horaires (seulement pour le mode Présence),
  • la date de début de déclaration des feuilles de temps.

Paramétrer le réglementaire

Définir les salariés concernés

Rattachez les cycles de travail au réglementaire en cliquant sur la ligne "Cycles de travail' et enregistrez.

Seuls les cycles de travail disponibles s'affichent dans la liste déroulante : c'est à dire ceux qui ne sont pas rattachés à un autre réglementaire, et qui sont dans la même unité que le réglementaire en question (jours, heures ou horaires).

Un salarié ne peut pas être associé à deux réglementaires sur une même période. Il peut passer d'un réglementaire à un autre s'il change de cycle de travail à une date donnée.

Définir les options de déclaration

Dans les Options de déclaration, choisissez la périodicité de déclaration : mois, semaine ou mois en semaines complètes.

Si vous comptabilisez des heures supplémentaires à la semaine, il faudra sélectionner une périodicité à la semaine ou au mois en semaines complètes.

En effet, si vous sélectionnez une périodicité au mois calendaire mais paramétrez des règles de comptabilisation des temps à la semaine, en cas de semaine à cheval sur deux mois, les heures supplémentaires faites en début de semaine ne seront comptabilisées que le mois suivant. Vous risquez donc de ne pas comprendre les décomptes d'heures supplémentaires le mois suivant.

Avec la périodicité "mois en semaines complètes", si un mois se termine au milieu d'une semaine, les derniers jours du mois seront rattachés au mois suivant.

Paramétrer le circuit d'approbation

Vous pouvez définir différentes étapes d'approbation, en réglant d'éventuels cas d'approbation automatiques via les alertes et contrôles (voir plus bas Paramétrer les contrôles et alertes),

Vous avez également l'option dans ce menu, d'empêcher les administrateurs d'approuver leurs propres feuilles de temps si un autre approbateur que lui-même est désigné.

Pour plus d'information sur le circuit d'approbation, rapportez-vous à cette fiche d'aide : Paramétrer le circuit d'approbation d'un réglementaire Timmi Temps.

Paramétrer les notifications

Ce menu vous permet de : 

  • Programmer l'envoi d'un rappel de saisie aux déclarants,
  • Régler l'envoi de notification email aux managers lorsqu'un salarié envoie sa feuille de temps pour approbation,
  • Activer l'option qui oblige à se connecter à Lucca au moment d'approuver ou de déclarer depuis l'email

Paramétrer les contrôles et alertes

Les prochains menus comportent tous les paramètres relatifs aux règles encadrant le temps de travail :

  • des contrôles, qui sont des vérifications portant sur les temps saisis et déclenchent des alertes visuelles sur la feuille de temps et dans le circuit d'approbation, permettant de mettre en évidence des situations anormales et d'attirer l'attention du manager lors de l'approbation :



  • des alertes personnalisées. Il s'agit d'alertes libres qui se présentent sous la forme d'une case à décocher, d'un libellé, et d'un message d'erreur en cas de décoche. Ces alertes personnalisées permettent l'implémentation de règles que Timmi Temps ne pourrait de lui-même calculer, par exemple le respect du droit à la déconnexion.

Paramétrer la comptabilisation des temps

Le paramétrage de la comptabilisation du temps, et notamment la gestion des Règles de Timmi Temps est très complexe et nécessite l'assistance du support. Un mauvais paramétrage de cette section peut avoir des conséquences importantes de mauvaise comptabilisation des heures supplémentaires.

Paramétrer l'export des temps

Depuis le module Exporter, paramétrez l'export des heures supplémentaires vers la paie ou vers Timmi Absences, et/ou l'export des activités, en suivant la procédure décrite ici : Paramétrer des exports de Timmi Temps.

Activer les imputations analytiques

Si vous avez choisi le mode Activités, le dernier onglet Imputations analytiques affiche les axes analytiques disponibles sur votre base.

Attention, le paramétrage des imputations analytiques est partagé entre tous les réglementaires : si vous activez un axe analytique dans un réglementaire, il sera activé pour tous les réglementaires en mode Activités.

Cochez les axes sur lesquels vos collaborateurs doivent imputer leur temps. Pour chaque axe, choisissez s'il est obligatoire, s'il a une valeur par défaut, s'il est modifiable ou s'il est masqué. Un axe modifiable ne peut pas être masqué.

Le paramètre "obligatoire" propose 3 choix :

  • "Jamais" : la sélection d'une valeur est facultative pour cet axe analytique
  • "Toujours" : la sélection d'une valeur est obligatoire pour cet axe analytique
  • "Lorsque disponible" : la sélection d'une valeur n'est obligatoire pour cet axe que s'il contient des valeurs. Par exemple, si vous avez une arborescence de type Projets - Tâches, et que vous choisissez le paramètre "lorsque disponible" pour l'axe Tâches, l'utilisateur ne devra sélectionner une tâche que si le projet sélectionné en contient.

Si un axe enfant est obligatoire, les valeurs de l'axe parent n'apparaîtront dans la recherche de Timmi Temps que si l'utilisateur a accès aux valeurs enfants. Par exemple, avec une arborescence Client > Projet > Tâche, avec Client et Projet toujours obligatoires, un utilisateur ne verra le Client A que s'il a accès à au moins un projet du Client A.

Pour l'administration des axes analytiques, reportez-vous à cette fiche d'aide : Créer et administrer les axes analytiques

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