Paramétrer un réglementaire Timmi

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment créer un nouveau réglementaire Timmi ou modifier le paramétrage d'un réglementaire existant.

Sommaire :

Si vous souhaitez gérer une nouvelle population de déclarants Timmi, avec un fonctionnement différent des autres déclarants, vous aurez besoin de créer un nouveau cycle de travail et un nouveau réglementaire.

Créer un nouveau cycle de travail

Pour distinguer la nouvelle population de déclarants, il faut leur créer un cycle de travail depuis la roue crantée en haut à droite > Cycles de travail.

Si vous avez des utilisateurs qui doivent déclarer en horaires et d'autres en heures, ou certains en mode Présence et d'autres en mode Activité, il faut créer des cycles de travail distincts. Pour les distinguer plus facilement, nous vous conseillons de leur donner un nom explicite (par exemple : "Temps plein - heures", "Temps plein - horaires" ou "Forfait jours - présence", "Forfait jours - activités").

Pour plus d'informations sur les cycles de travail, consultez la fiche Créer et gérer les cycles de travail.

Une fois ce cycle créé, allez dans les fiches utilisateurs des personnes concernées (depuis Collaborateurs > Fiches utilisateurs) et attribuez-leur ce nouveau cycle de travail à partir de la date à laquelle vous souhaitez qu'ils déclarent leurs temps selon le nouveau réglementaire.

Créer un nouveau réglementaire

Nouveau réglementaire

Pour ajouter un réglementaire, allez dans Configurer, et cliquez sur le bouton "Nouveau réglementaire" en haut :

Si le nouveau réglementaire doit ressembler à un réglementaire existant (même mode de déclaration, même unité de cycle de travail, contrôles et comptabilisation des temps similaires), optez pour l'option Dupliquer un réglementaire existant.

Sinon, créez un réglementaire vierge en indiquant :

  • son nom,
  • le mode de déclaration : Présence ou Activité,
  • l'unité du cycle de travail : jours, heures ou horaires (seulement en mode Présence),
  • la date de début des feuilles de temps.

Votre nouveau réglementaire est créé.

Si vous aviez dupliqué un réglementaire existant, renommez-le en cliquant sur "Renommer" :

Paramétrer le réglementaire

Définir les salariés concernés

Rattachez les cycles de travail au réglementaire en cliquant sur la ligne "Cycles de travail' et enregistrez.

Les cycles de travail qui s'affichent ici sont ceux qui ne sont pas déjà rattachés à d'autres réglementaires et qui sont dans l'unité du réglementaire (jours, heures ou horaires).

Un salarié ne peut être associé à deux réglementaires sur une même période. Il peut en revanche passer d'un réglementaire à un autre s'il change de cycle de travail.

Modalités de déclaration

Dans les Modalités de déclaration, choisissez la périodicité de déclaration : semaine, mois en semaines complètes, ou mois (calendaire).

Si vous comptabilisez des heures supplémentaires à la semaine, il faudra sélectionner une périodicité à la semaine ou au mois en semaines complètes.

En effet, si vous sélectionnez une périodicité au mois calendaire mais paramétrez des règles de comptabilisation des temps à la semaine, en cas de semaine à cheval sur deux mois, les heures supplémentaires faites en début de semaine ne seront comptabilisées que le mois suivant. Vous risquez donc de ne pas comprendre les décomptes d'heures supplémentaires le mois suivant.

Avec la périodicité "mois en semaines complètes", si un mois se termine au milieu d'une semaine, les derniers jours du mois seront rattachés au mois suivant.

Paramétrer les contrôles et alertes

Laissez-vous guider par le menu de navigation de gauche pour paramétrer les alertes dans la partie Législation.

Cette partie comporte tous les paramètres relatifs aux règles encadrant le temps de travail :

  • les restrictions absolues, qui restreignent la saisie :

  • le circuit de validation : faut-il notifier par email le manager lorsqu'un salarié déclare sa feuille de temps ? Faut-il empêcher la validation de ses propres feuilles de temps ? Faut-il automatiquement valider les feuilles de temps sans éléments variables (heures supplémentaires) ni alertes ?
  • des contrôles, qui sont des vérifications portant sur les temps saisis et déclenchent des alertes, permettant de mettre en évidence des situations anormales et d'attirer l'attention du manager lors de la validation :

  • des contrôles déclaratifs. Il s'agit de contrôles libres qui se présentent sous la forme d'une case à décocher, d'un libellé, et d'un message d'erreur en cas de décoche. Ces contrôles permettent l'implémentation de règles que Timmi ne pourrait de lui-même calculer, par exemple la durée du repos quotidien des cadres au forfait jours qui ne déclarent pas leurs horaires.

Paramétrer la comptabilisation des temps

La fiche suivante vous guidera dans la création des comptes de temps et règles de comptabilisation des temps : Paramétrer les règles de comptabilisation du temps & EVP.

Paramétrer l'export des temps

Depuis le module Exporter, paramétrez l'export des heures supplémentaires vers la paie ou vers Figgo, et/ou l'export des activités, en suivant la procédure décrite ici : Paramétrer des exports de Timmi.

Activer les imputations analytiques

Si vous avez choisi le mode Activité, le dernier onglet Imputations analytiques affiche les axes analytiques disponibles sur votre base.

Cochez les axes sur lesquels vos collaborateurs doivent imputer leur temps.

Attention, le paramétrage des imputations analytiques est partagé entre tous les réglementaires : si vous activez un axe analytique dans un réglementaire, il sera activé pour tous les réglementaires en mode Activité.

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