Avant de commencer
Lorsque vous lancez votre campagne d'entretiens auprès de vos collaborateurs, il se peut que vous ayez besoin d'ajouter ou de supprimer un collaborateur après lancement de celle-ci, pour des nouvelles recrues ou des fin de contrats en cours de campagne. Cette manipulation est possible et simple à réaliser.
Ajouter un collaborateur
Rendez-vous sur une campagne et dans l'onglet "Avancement individuel" puis cliquez sur "ajouter un collaborateur":
Cliquez sur le lien afin d'ouvrir la fenêtre correspondante : choisissez le collaborateur souhaité et précisez les dates de préparation/d'échéance. En effet, vous pouvez lui laisser éventuellement un délai supplémentaire pour mener son entretien en parallèle de ses collègues.
Attention : le collaborateur recevra une notification lui indiquant qu'il a été ajouté à la campagne (email standard et non l'email personnalisé dans le paramétrage de la campagne)
Supprimer un collaborateur
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Entretien commencé
Il n'est pas possible de supprimer un collaborateur d'une campagne dont l'entretien est commencé.
Par exemple, si le collaborateur ou le responsable d'entretien ont commencé à remplir leur préparation (même si elle n'a pas encore été publiée), ou si un pair a donné un avis via cet entretien, ou si un message RH a été renseigné. Dans ce cas, nous considérons que l'entretien est commencé et comporte des données qui pourraient vous être utiles de conserver.
Pour retirer un collaborateur dont l'entretien a commencé, il est nécessaire de dupliquer votre campagne pour en lancer une nouvelle en retirant le collaborateur, puis de clôturer l'ancienne campagne.
Attention, cela stoppera l'ensemble des entretiens de l'ancienne campagne et chacun devra recommencer (pour plus d'informations : Modification d'une campagne une fois lancée).
NB: s'il s'agit d'un collaborateur parti sans avoir terminé son entretien, nous vous recommandons de ne pas supprimer son entretien afin d'attester qu'un entretien lui a bien été proposé en cas de contrôle. Vous pouvez également modifier le responsable d'entretien pour éviter qu'il ne voit d'actions à réaliser. A la clôture de la campagne, l'entretien sera archivé.
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Entretien non commencé
En revanche, vous pouvez supprimer l'entretien d'un collaborateur qui n'a pas commencé à préparer ses réponses.
En cas d'erreur, il vous sera toujours possible de réintégrer ce collaborateur à la campagne.
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Collaborateur ayant quitté votre société
Si vous souhaitez retirer un collaborateur de votre campagne car ce dernier quitte votre société, suivez les étapes ci-dessus (campagne d'entretien commencée ou non commencée). N'oubliez pas d'ajouter une date de fin de contrat dans son dossier RH (Puis-je supprimer une fiche collaborateur ?).
Si votre collaborateur avait commencé à préparer son entretien et répondu à une ou plusieurs questions sans les publier, Poplee Entretiens considère que l'entretien a commencé. Il ne sera alors pas possible de supprimer le collaborateur de la campagne. Nous vous invitons à attendre que les autres collaborateurs terminent la campagne puis de clôturer la campagne lorsqu'il ne restera plus que le collaborateur ayant quitté votre entreprise. Vous pouvez également modifier les dates d'échéances pour éviter toutes relances/notifications. Nos équipes produits travaillent sur ce besoin et sur une évolution à ce sujet.