Avant de commencer
Lorsque vous lancez votre campagne d'entretiens auprès de vos collaborateurs, il se peut que vous ayez besoin d'ajouter, d'archiver ou de supprimer l'entretien d'un collaborateur d'une campagne après son lancement. Cette fiche d'aide vous indique comment le faire simplement.
Ajouter un collaborateur à une campagne d'entretien
Rendez-vous sur une campagne et dans l'onglet "Avancement individuel" puis cliquez sur "ajouter un collaborateur":
Cliquez sur le lien afin d'ouvrir la fenêtre correspondante : choisissez le collaborateur souhaité et précisez les dates de préparation/d'échéance. En effet, vous pouvez lui laisser éventuellement un délai supplémentaire pour mener son entretien en parallèle de ses collègues.
Attention : le collaborateur recevra une notification lui indiquant qu'il a été ajouté à la campagne (email standard et non l'email personnalisé dans le paramétrage de la campagne).
Vous pouvez uniquement ajouter les collaborateurs inclus dans le périmètre de votre permission "Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre". Plus d'informations dans cette fiche d'aide. Sachant que cet ajout est possible même si vous n'avez pas accès au responsable d'entretien du collaborateur concerné.
Archiver l'entretien d'un collaborateur
Collaborateur ayant quitté l'entreprise
Les collaborateurs ayant une date de fin de contrat dans le passé peuvent être archivés manuellement depuis l'onglet Avancement individuel d'une campagne en cours comme illustré ci-dessous:
NB: Si l'entretien ne contient aucune réponse il peut être supprimé (voir ci-dessous) mais s'il s'agit d'un entretien obligatoire nous vous recommandons plutôt de l'archiver afin de prouver, en cas de contrôle, qu'un entretien a bien été proposé au collaborateur.
Supprimer un collaborateur à une campagne d'entretien
Collaborateur présent dans l'entreprise
Entretien non commencé
Vous pouvez supprimer l'entretien d'un collaborateur qui n'a pas commencé à préparer ses réponses.
Cela ne sera plus possible dès qu'il aura ouvert son formulaire de préparation.
En cas d'erreur, il vous sera toujours possible de réintégrer ce collaborateur à la campagne.
Entretien commencé
Dans ce cas, il n'est pas possible de supprimer directement un collaborateur d'une campagne dont l'entretien est commencé. En effet nous considérons que cet entretien commencé comporte des données utiles à conserver.
Pour supprimer l'entretien, il ne doit pas contenir les données suivantes :
- le collaborateur et le responsable d'entretien ne doivent pas avoir commencé leur préparation, ni avoir publié l'entretien
- il ne doit pas y avoir de message RH envoyé
- il ne doit pas avoir d'avis donné dans le cadre de cet entretien
Il n'est pas possible de supprimer un message RH ni un avis donné, donc dans ces deux cas l'entretien ne sera pas supprimable.
S'il n'y a ni message RH envoyé ni avis donné, vous pourrez supprimer l'entretien en suivant les trois actions suivantes :
- faire revenir l'entretien en arrière jusqu'à la préparation du collaborateur
- demander au collaborateur et/ou au responsable d'entretien d'effacer toutes les réponses de leur préparation. Attention : s'ils souhaitent conserver leurs réponses avant effacement, ils doivent imprimer leur préparation au préalable (voir fiche d'aide).
- supprimer l'entretien
Si vous souhaitez supprimer toute une campagne en cours, veuillez vous rendre sur cette fiche d'aide.
Comment procéder si le collaborateur est en arrêt de travail ?
Comment procéder si l'entretien du collaborateur est commencé mais que celui-ci ne peut être terminé à cause d'un arrêt de travail de longue durée ?
Dans ce cas-là, il faut effectuer 2 actions :
- L'entretien doit être à l'étape de préparation ou de réalisation, si vous êtes à une étape ultérieure (approbation ou validation), vous pouvez faire revenir en arrière l'entretien (voir fiche d'aide).
Lors de cette étape, le responsable d'entretien doit envoyer un message RH aux administrateurs pour signifier l'absence du collaborateur (voir fiche d'aide).
- Ce message RH sera conservé lorsque vous allez archiver la campagne. Ainsi les 3 parties prenantes (collaborateur, responsable d'entretien, administrateur) retrouveront ce message indiquant l'absence dans le bilan PDF de l'entretien archivé.