Avant de commencer
Dans Paramétrage > Préférences > Paramètres, retrouvez l'ensemble des paramètres globaux de Timmi Absences, dont certains sont personnalisables par établissement.
Les paramètres sont organisés en sections :
Après avoir défini les nouvelles valeurs souhaitées, confirmez vos choix cliquant sur Enregistrer les modifications dans le bandeau en bas de page.
Les modifications effectuées sont tracées dans l'historique accessible via le lien prévu à cet effet.
Remarque : l'accès au module est conditionné à la permission Paramétrer. Si votre rôle ne vous donne pas accès à tous les établissements, le modèle sera en lecture seule seulement et l'historique des modifications ne sera pas accessible.
Pose de congés
Double validation
Permettre de définir un second approbateur de congés par utilisateur. Lorsque ce paramètre est activé, il permet de renseigner le champ Deuxième approbateur de congés dans la fiche utilisateur, ce qui activera alors un workflow de validation à deux niveaux.
Demande dans le passé
Ce paramètre vous permet d'interdire aux utilisateurs de faire des demandes débutant dans le passé. Lorsque les demandes dans le passé sont autorisées, une alerte s'affiche à l'utilisateur et au manager lors de la validation.
L'action de saisir une absence dans le passé reste possible dans le module d'administration Gestion du planning > Gérer les absences.
Blocage des périodes restreintes
Ce paramètre agit sur les périodes restreintes définies dans le module du même nom, dans Paramétrage > Préférences > Périodes restreintes. Lorsqu'il est désactivé, une simple alerte est affichée à l'utilisateur faisant une demande sur un compte soumis à période restreinte.
Non accolage et Blocage si accolage
Ce paramètre permet d'interdire l'accolage de deux comptes ou séries de comptes d'absence. Pour cela, indiquez le numéro ou le radical des comptes, ainsi que des libellés (facultatifs, ils vous permettent de mémoriser les comptes concernés).
Exemple : si vos comptes de RTT (respectivement Congés payés) sont numérotés 31xx (respectivement 41xx), alors en saisissant 31,41,RTT,Congés, vous définissez le non accolage de RTT et de Congés payés.
L'utilisateur sera alors alerté ou bloqué selon la valeur du paramètre Blocage si accolage, sachant qu'il vous sera toujours possible d'outrepasser ce blocage dans le module Gestion du planning.
Plafond sur un compte et Blocage au-delà du plafond
Ce paramètre peut être utilisé pour définir un plafond de jours pris sur un compte ou une série de comptes par demande. Pour cela, indiquez : le radical du compte, la limite, et un libellé si besoin pour mémoriser le compte concerné.
Exemple : si vos comptes de RTT sont numérotés 3118, 3119, 3120, etc., en saisissant 31,1,RTT vous limiterez la prise de RTT à un par demande.
L'utilisateur sera alors alerté ou bloqué, selon la valeur du paramètre Blocage au-delà du plafond.
Précision : pour définir des plafonds sur des comptes exceptionnels, il est préférable de vous rendre dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Règles.
Contrôle du décompte des samedis en ouvrables
Par défaut, Timmi Absences bloque le décompte des samedis au-delà d'un certain seuil. Ce paramètre permet de désactiver ce contrôle afin de systématiquement décompter les samedis.
Plus d'information sur la gestion des jours ouvrables dans la fiche dédiée.
Contrôle du décompte des temps partiels
Par défaut, Timmi Absences bloque le décompte des jours de temps partiel au-delà d'un certain seuil. Ce paramètre permet de désactiver ce contrôle afin de systématiquement décompter les jours de temps partiel.
Plus d'information sur la gestion des temps partiels dans la fiche dédiée.
Autoriser une demande sans les jours non travaillés si le solde est insuffisant (ouvrable, calendaire, temps partiel)
Par défaut, Timmi Absences autorise l'envoi d'une demande dont les jours non travaillés en fin d'absence ne peuvent pas être décompté du fait d'un solde insuffisant.
Par exemple, un collaborateur souhaitant poser une semaine de Congés payés 2020/2021 mais qui n'a plus que 5 jours ouvrables sur ce compte pourra envoyer sa demande sans le samedi.
En indiquant "Non", le salarié est forcé d'entamer le compte suivant (Congés payés 2021/2022) ou un autre compte en jours ouvrables (ex : Fractionnement 2020/2021) pour décompter le samedi.
Affichage
Smileys lors d'une demande
Ce paramètre permet permet de configurer les smileys affichés lors d'une demande de congés, sur la page Demande.
Feuille de présence et Texte sur la feuille de présence
Ces paramètres personnalisables par établissement permettent d'activer la feuille de présence affichée sur la page Demande d'un collaborateur, et d'y ajouter un éventuel commentaire.
Plus d'information sur la feuille de présence dans la fiche d'aide dédiée.
Comptes en cours d'acquisition
Par défaut, le tableau Compteurs en page d'accueil de Timmi Absences affiche tous les comptes ayant du solde.
Ce paramètre -personnalisable par établissement- permet de bloquer l'affichage des comptes en cours d'acquisition dans le tableau des compteurs des collaborateurs. Le compte sera également bloqué dans la fenêtre de répartition, lors d'une demande, si la prise n'est pas autorisée durant cette période.
Début des calendriers annuels
Si votre entreprise a un cycle annuel différent du traditionnel calendrier civil, vous pouvez définir ici le mois débutant votre cycle annuel (ex : septembre dans le milieu scolaire).
En conséquence, sur la page Demande de vos collaborateur, le planning individuel en vue 12 mois (option d'affichage) et le tableau du Récapitulatif annuel (sous Suivi personnel) débuteront sur le mois choisi.
Paramètres avancés
Ajustement automatique des droits lors des départs
Ce paramètre permet -dans le cadre des comptes où l'acquisition se fait intégralement en début de période- d'activer l'ajustement automatique des droits en cas de sortie d'un collaborateur en cours de période. Lorsque ce paramètre est désactivé, les collaborateurs concernés remonteront dans les Actions à réaliser pour traitement manuel.
Compte utilisé lors du solde de tout compte
Ce paramètre permet d'indiquer le compte de contrepartie pour les écritures comptables enregistrées lors du solde de tout compte d'un collaborateur.
Les écritures comptables correspondant aux soldes de tout compte sont accessibles dans Rapports > Écritures comptables, en filtrant sur le code journal SOLDE.
Automatisation du solde de tout compte
Ce paramètre permet d'activer l'exécution automatique des soldes de tout compte ; lorsqu'il est activé, il est possible de définir :
- le destinataire qui recevra le rapport des soldes de tout compte effectués, parmi les collaborateurs autorisés à réaliser les soldes de tout compte ;
- le délai d'exécution, par rapport à la date de départ du collaborateur ;
Gestion des justificatifs
Le paramètre comporte 3 états :
- Selon l'accès aux détails des absences : toute personne ayant accès au détail de l'absence verra le bloc Justificatif (et pourra ajouter / supprimer le justificatif, si elle peut modifier l'absence).
- Selon la permission Voir et gérer les justificatifs des absences : cela permet de masquer les justificatifs aux collaborateurs sans cette permission. Par exemple, si vous souhaitez masquer les justificatifs aux managers, vous pourrez alors ajouter la permission "Voir et gérer les justificatifs des absences" aux rôles d'administrateur uniquement.
- Désactivé pour tous. Lorsque ce paramètre est désactivé, il n'est plus possible de saisir ou consulter les justificatifs associés aux absences dans Timmi Absences.
Pour rappel, les justificatifs sont visibles / modifiables dans différents modules de Timmi Absences, en fonction des droits d'accès aux modules ou aux détails des absences. Cette fiche détaille comment ajouter ou consulter un justificatif.
Approbation explicite de la première étape
Ce paramètre permet de définir si le collaborateur doit approuver explicitement sa demande lorsqu'il est son propre premier approbateur. Dans le cas contraire, l'étape est automatiquement approuvée.
Transfert des demandes
Ce paramètre permet d'ouvrir à tous les approbateurs la fonctionnalité de transfert d'une demande en attente d'approbation. Lorsque ce paramètre est désactivé, le transfert est autorisé seulement aux administrateurs.
Exports
Événement de calendrier (ICS) et multi événement ICS
Vous pouvez décider d'ajouter un événement de calendrier -pièce jointe de type .ICS- aux notifications de Timmi Absences (demande d'absence, absence saisie depuis Gestion du planning). Vous avez le choix entre le format standard ou le format Meeting request (compatible Exchange 2003).
Si vous bénéficiez par ailleurs d'une synchronisation Exchange ou Gcal grâce à notre module de synchronisation dédié, ce paramètre doit être désactivé.
Enfin, pour les utilisateurs Lotus, activez la gestion du multi événement, via le paramètre du même nom.
Numéro de sécurité sociale requis
Ce paramètre permet de préciser si le numéro de Sécurité sociale est un champ requis dans l'export paie.