Avant de commencer
Dans Paramétrage > Préférences > Paramètres, vous retrouvez l'ensemble des paramètres globaux de Timmi Absences, dont certains sont personnalisables par établissement.
Les paramètres sont organisés en quatre sections :
Après avoir défini les nouvelles valeurs souhaitées, confirmez vos choix en cliquant sur Enregistrer les modifications dans le bandeau en bas de page.
Les modifications effectuées sont tracées dans l'historique des modifications :
Remarque : l'accès au module est conditionné à la permission Paramétrer. Si votre rôle ne vous donne pas accès à tous les établissements, le modèle sera en lecture seule seulement et l'historique des modifications ne sera pas accessible.
Pose de congés
Demande dans le passé
Ce paramètre vous permet d'interdire aux utilisateurs de faire des demandes débutant dans le passé. Lorsque les demandes dans le passé sont autorisées, une alerte s'affiche à l'utilisateur et au manager lors de la validation.
Il est possible de personnaliser cette valeur en fonction de l'établissement.
L'action de saisir une absence dans le passé reste possible dans le module d'administration Gestion du planning > Gérer les absences.
Blocage des périodes restreintes
Ce paramètre agit sur les périodes restreintes définies dans le module du même nom, dans Paramétrage > Préférences > Périodes restreintes. Lorsqu'il est désactivé, une alerte est affichée à l'utilisateur faisant une demande sur un compte soumis à une période restreinte.
Règle de non accolage des comptes et blocage si accolage
Ce paramètre permet d'interdire l'accolage de deux comptes d'absence. Pour cela, indiquez le numéro ou le radical des comptes, ainsi que des libellés (facultatifs, ils vous permettent de mémoriser les comptes concernés). Une règle de non accolage consiste à interdire la pose de jours de deux comptes différents sur des jours consécutifs.
Exemple : si vos comptes de RTT sont numérotés 31xx et vos Congés Payés sont numérotés 41xx, alors en saisissant 31,41,RTT,Congés Payés, vous définissez le non accolage des RTT et des Congés payés. Un collaborateur qui pose 3 jours ne pourra pas choisir de poser 1 RTT et 2 Congés Payés dans sa demande.
L'utilisateur est alerté ou bloqué lors de la pose de sa demande. C'est la valeur du paramètre Blocage si accolage qui défini si le collaborateur est bloqué ou alerté. Il vous sera toujours possible d'outrepasser ce blocage dans le module Gestion du planning en tant qu'administrateur.
Contrôle du décompte des samedis en ouvrables
Ce paramètre permet de limiter le décomptes des samedis en jours ouvrables en fonction de l'acquisition de l'utilisateur. Si le paramètre est à non, les samedis inclus dans une demande d'absence seront systématiquement décomptés.
Par défaut, Timmi Absences bloque le décompte des samedis au-delà d'un seuil défini par le nombre de jours acquis sur le compte. Le paramètre "Contrôle du décompte des samedis en ouvrables" permet de désactiver le blocage afin de systématiquement décompter les samedis.
Il est possible de personnaliser la valeur de ce paramètre en fonction de l'établissement.
Cette fiche décrit la façon dont sont décomptés les jours en ouvrables dans Timmi Absences, et la façon dont est calculé le seuil de blocage.
Contrôle du décompte des temps partiels
Ce paramètre permet de limiter le décompte des jours de temps partiels en fonction de l'acquisition de l'utilisateur. Si le paramètre est à non, les jours temps partiels inclus dans une demande d'absence seront systématiquement décomptés.
Il est possible de personnaliser la valeur de ce paramètre en fonction de l'établissement.
Cette fiche dédiée décrit la façon dont sont décomptés les jours en temps partiels dans Timmi Absences, et la façon dont est calculé le seuil de blocage.
Autoriser une demande sans les jours non travaillés si le solde est insuffisant
Ce paramètre permet de décompter les jours non travaillés en fin de période (samedis ouvrables, week-ends calendaires, jours temps partiels) même si le solde est insuffisant. Par exemple, s'il ne reste que 5 CP ouvrables, il est possible pour un collaborateur de poser toute la semaine sans décompter le samedi.
Si le paramètre est à "Non", le collaborateur est forcé d'entamer le compte suivant de Congés payés ou un autre compte en jours ouvrables (Fractionnement, Ancienneté, etc.) pour décompter le samedi.
Exemple : Je suis en temps partiel le mercredi, et je souhaite poser lundi et mardi en congés payés. Le décompte de mon jour de temps partiel implique que je doive poser 3 jours de congés car mercredi est accolé à mardi. Il ne me reste plus que 2 jours de congés payés 2023/2024 :
- Si le paramètre autorise une demande sans les jours non travaillés en cas de solde insuffisant, alors je pourrai poser une demande sur lundi et mardi en congés payés 2023/2024, ma demande ne fera que 2 jours, mercredi ne sera pas décompté.
- Si le paramètre n'autorise pas une demande sans les jours non travaillés en cas de solde insuffisant, alors je pourrai poser une demande sur lundi et mardi en congés payés 2023/2024, mais je devrai compléter avec une journée d'un autre compte. Ma demande fera 3 jours, mercredi sera décompté.
Il est possible de personnaliser la valeur de ce paramètre en fonction de l'établissement.
Affichage
Smileys lors d'une demande
Ce paramètre permet de configurer les smileys affichés lors d'une demande de congés, sur la page Demande.
Feuille de présence et Texte sur la feuille de présence
Ces paramètres personnalisables par établissement permettent d'activer la feuille de présence affichée sur la page Demande d'un collaborateur, et d'y ajouter un éventuel commentaire.
Plus d'information sur la feuille de présence dans cette fiche d'aide dédiée.
Comptes en cours d'acquisition
Par défaut, le tableau des Compteurs dans la page Demande affiche tous les comptes ayant un solde positif.
Ce paramètre, personnalisable par établissement, permet de bloquer l'affichage des comptes en cours d'acquisition dans le tableau des compteurs des collaborateurs. Le compte sera également bloqué dans la fenêtre de répartition, lors d'une demande, si la prise n'est pas autorisée durant cette période.
Début des calendriers annuels
Si votre entreprise a un cycle annuel différent du traditionnel calendrier civil, vous pouvez définir ici le mois débutant votre cycle annuel (ex : septembre dans le milieu scolaire).
En conséquence, sur la page Demande de vos collaborateur, le planning individuel en vue 12 mois (option d'affichage) et le tableau du Récapitulatif annuel débuteront sur le mois choisi.
Temps de travail
Ce paramètre permet d'afficher le nombre de jours (et heures selon le cycle de travail) travaillés dans le Récapitulatif annuel du collaborateur.
Paramètres avancés
Compte utilisé lors du solde de tout compte
Ce paramètre permet d'indiquer le compte de contrepartie pour les écritures comptables enregistrées lors du solde de tout compte d'un collaborateur.
Les écritures comptables correspondant aux soldes de tout compte sont accessibles dans Rapports > Écritures comptables, en filtrant sur le code journal SOLDE.
Automatisation du solde de tout compte
Ce paramètre permet d'activer l'exécution automatique des soldes de tout compte. Lorsqu'il est activé, il est possible de définir :
- le destinataire qui recevra le rapport des soldes de tout compte effectués, parmi les collaborateurs autorisés à réaliser les soldes de tout compte ;
- le délai d'exécution, par rapport à la date de départ du collaborateur ;
Gestion des justificatifs
Le paramètre comporte 3 états :
- Selon l'accès aux détails des absences : toute personne ayant accès au détail de l'absence verra le bloc Justificatif (et pourra ajouter / supprimer le justificatif, si elle peut modifier l'absence).
- Selon la permission Voir et gérer les justificatifs des absences : cela permet de masquer les justificatifs aux collaborateurs sans cette permission. Par exemple, si vous souhaitez masquer les justificatifs aux managers, vous pourrez alors ajouter la permission "Voir et gérer les justificatifs des absences" aux rôles d'administrateur uniquement.
- Désactivé pour tous. Lorsque ce paramètre est désactivé, il n'est plus possible de saisir ou consulter les justificatifs associés aux absences dans Timmi Absences.
Pour rappel, les justificatifs sont visibles / modifiables dans différents modules de Timmi Absences, en fonction des droits d'accès aux modules ou aux détails des absences. Cette fiche détaille comment ajouter ou consulter un justificatif.
Approbation explicite de la première étape
Ce paramètre permet de définir si un collaborateur qui est son propre approbateur doit approuver sa propre demande lorsqu'il pose une absence. S'il n'a pas à approuver explicitement la première étape, celle-ci est automatiquement approuvée.
Transfert des demandes
Ce paramètre permet d'ouvrir à tous les approbateurs la fonctionnalité de transfert d'une demande en attente d'approbation. Lorsque ce paramètre est désactivé, le transfert est autorisé seulement aux administrateurs.
Approbation par mail
Ce paramètre, personnalisable en fonction de l'établissement, permet d'exiger la confirmation manuelle ou l'authentification lors de l'approbation depuis le mail.
Exports
Événement de calendrier (ICS) et multi événement ICS
Vous pouvez décider d'ajouter un événement de calendrier pièce jointe de type .ICS aux notifications de Timmi Absences (demande d'absence, absence saisie depuis Gestion du planning). Vous avez le choix entre le format standard ou le format Meeting request (compatible Exchange 2003).
Si vous bénéficiez par ailleurs d'une synchronisation Exchange ou Google Calendar grâce à notre module de synchronisation dédié, ce paramètre doit être désactivé.
Enfin, pour les utilisateurs Lotus, activez la gestion du multi événement, via le paramètre du même nom.
Numéro de sécurité sociale requis
Ce paramètre permet de préciser si le numéro de Sécurité sociale est un champ requis dans l'export paie.