Administration des paramètres Figgo

Avant de commencer

Dans Paramétrage > Préférences > Paramètres, retrouvez l'ensemble des paramètres globaux de Figgo, dont certains sont personnalisables par entité légale.

Les paramètres sont organisés en sections :

Après avoir défini les nouvelles valeurs souhaitées, confirmez vos choix cliquant sur Enregistrer les modifications dans le bandeau en bas de page.

Les modifications effectuées sont tracées dans l'historique accessible via le lien prévu à cet effet. 

Remarque : l'accès au module est conditionné à la permission Paramétrer. Si votre rôle ne vous donne pas accès à toutes les entités légales, le modèle sera en lecture seule seulement et l'historique des modifications ne sera pas accessible.

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Pose de congés

Double validation

Permettre de définir un second approbateur de congés par utilisateur. Lorsque ce paramètre est activé, il permet de renseigner le champ Deuxième approbateur de congés dans la fiche utilisateur, ce qui activera alors un workflow de validation à deux niveaux.

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Demande dans le passé

Ce paramètre vous permet d'interdire aux utilisateurs de faire des demandes débutant dans le passé. Lorsque les demandes dans le passé sont autorisées, une alerte s'affiche à l'utilisateur et au manager lors de la validation.

L'action de saisir une absence dans le passé reste possible dans le module d'administration Gestion du planning > Gérer les absences.

Blocage des périodes restreintes

Ce paramètre agit sur les périodes restreintes définies dans le module du même nom, dans Paramétrage > Préférences > Périodes restreintes. Lorsqu'il est désactivé, une simple alerte est affichée à l'utilisateur faisant une demande sur un compte soumis à période restreinte.

Non accolage et Blocage si accolage

Ce paramètre permet d'interdire l'accolage de deux comptes ou séries de comptes d'absence. Pour cela, indiquez le numéro ou le radical des comptes, ainsi que des libellés (facultatifs, ils vous permettent de mémoriser les comptes concernés).

Exemple : si vos comptes de RTT (respectivement Congés payés) sont numérotés 31xx (respectivement 41xx), alors en saisissant 31,41,RTT,Congés, vous définissez le non accolage de RTT et de Congés payés.

L'utilisateur sera alors alerté ou bloqué selon la valeur du paramètre Blocage si accolage, sachant qu'il vous sera toujours possible d'outrepasser ce blocage dans le module Gestion du planning.

Plafond sur un compte et Blocage au-delà du plafond

Ce paramètre peut être utilisé pour définir un plafond de jours pris sur un compte ou une série de comptes par demande. Pour cela, indiquez : le radical du compte, la limite, et un libellé si besoin pour mémoriser le compte concerné.

Exemple : si vos comptes de RTT sont numérotés 3118, 3119, 3120, etc., en saisissant 31,1,RTT vous limiterez la prise de RTT à un par demande.

L'utilisateur sera alors alerté ou bloqué, selon la valeur du paramètre Blocage au-delà du plafond.

Précision : pour définir des plafonds sur des comptes exceptionnels, il est préférable de vous rendre dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Règles.

Contrôle des samedis en ouvrables et jours de temps partiel

Par défaut, Figgo bloque le décompte des samedis au-delà d'un certain seuil. Ce paramètre permet de désactiver ce contrôle afin de systématiquement décompter les samedis.

Attention, il agit également sur les seuils de décomptes en cas de collaborateur à temps partiel.

Plus d'information sur la gestion des jours ouvrables dans la fiche dédiée.

Affichage

Smileys lors d'une demande

Ce paramètre permet permet de configurer les smileys affichés lors d'une demande de congés, sur la page Demandes d'absence.

Jours d'absence (ou jours travaillés) dans le planning individuel

Ces paramètres agissent sur le module Planning de l'année affiché sur la page Demandes d'absence d'un collaborateur.

Lorsqu'ils sont activés, le nombre total de jours – et heures si le salarié possède un cycle en heures/horaires – s'affiche en bas du planning annuel du collaborateur.

Feuille de présence et Texte sur la feuille de présence

Ces paramètres personnalisables par entité légale permettent d'activer la feuille de présence affichée sur la page Demandes d'absence d'un collaborateur, et d'y ajouter un éventuel commentaire.

Plus d'information sur la feuille de présence dans la fiche d'aide dédiée.

Comptes en cours d'acquisition

Par défaut, le tableau Compteurs en page d'accueil de Figgo affiche tous les comptes ayant du solde.

Ce paramètre -personnalisable par entité légale- permet de bloquer l'affichage des comptes en cours d'acquisition dans le tableau des compteurs des collaborateurs. Le compte sera également bloqué dans la fenêtre de répartition, lors d'une demande, si la prise n'est pas autorisée durant cette période.

Début des calendriers annuels

Si votre entreprise a un cycle annuel différent du traditionnel calendrier civil, vous pouvez définir ici le mois débutant les calendriers annuels dans Figgo. 

Cela s'applique en particulier dans la Demande d'absence d'un utilisateur sur le Planning de l'année individuel annuel et l'historique des Demandes posées.

Paramètres avancés

Compte utilisé lors du solde de tout compte

Ce paramètre permet d'indiquer le compte de contrepartie pour les écritures comptables enregistrées lors du solde de tout compte d'un collaborateur.

Les écritures comptables correspondant aux soldes de tout compte sont accessibles dans Rapports > Écritures comptables, en filtrant sur le code journal SOLDE.

Automatisation du solde de tout compte

Ce paramètre permet d'activer l'exécution automatique des soldes de tout compte ; lorsqu'il est activé, il est possible de définir :

  • le destinataire qui recevra le rapport des soldes de tout compte effectués, parmi les collaborateurs autorisés à réaliser les soldes de tout compte ;
  • le délai d'exécution, par rapport à la date de départ du collaborateur ;

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Gestion des justificatifs

Lorsque ce paramètre est désactivé, il n'est plus possible de saisir ou consulter les justificatifs associés aux absences dans Figgo :

  • dans l'historique des Demande d'absences > Demandes posées
  • depuis le détail d'une absence depuis Demandes d'absence ou Planning
  • dans les Actions à réaliser, section Justificatifs à collecter
  • lors de la saisie d'une absence dans la Gestion du planning

Ajustement automatique des droits

Ce paramètre permet -dans le cadre des comptes où l'acquisition se fait intégralement en début de période- d'activer l'ajustement automatique des droits en cas d'entrée ou sortie en cours de période. Lorsque ce paramètre est désactivé, les collaborateurs concernés remonteront dans les Actions à réaliser pour traitement manuel.

Exports

Événement de calendrier (ICS) et multi événement ICS

Vous pouvez décider d'ajouter un événement de calendrier -pièce jointe de type .ICS- aux notifications de Figgo (demande d'absence, absence saisie depuis Gestion du planning). Vous avez le choix entre le format standard ou le format Meeting request (compatible Exchange 2003).

Si vous bénéficiez par ailleurs d'une synchronisation Exchange ou Gcal grâce à notre module de synchronisation dédié, ce paramètre doit être désactivé.

Enfin, pour les utilisateurs Lotus, activez la gestion du multi événement, via le paramètre du même nom.

Numéro de sécurité sociale requis

Ce paramètre permet de préciser si le numéro de Sécurité sociale est un champ requis dans l'export paie.

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