Tâches d'un administrateur Cleemy

Avant de commencer

En tant qu'administrateur de la solution Cleemy, vous avez des tâches ponctuelles ou récurrentes à réaliser. Vous trouverez ci-dessous une liste des tâches les plus récurrentes pour un administrateur en charge de cette solution. 

À chaque fin de mois

  • Relancer les collaborateurs afin qu’ils déclarent leurs notes de frais. Pour cela vous pouvez consulter le rapport des dépenses non déclarées.
  • S'assurer que les managers ont approuvé les notes de frais qui leur sont adressées. Vous avez la possibilité de visualiser depuis le module Approbation, tous les approbateurs de frais (managers) qui ont des notes de frais (NDF) en attente de validation.
  • S’assurer que les comptables ont contrôlé les notes de frais qui ont été approuvées en amont. Vous avez la possibilité de visualiser depuis le module Contrôle, toutes les NDF en attente de vérification comptable. La recherche peut être filtrée par Établissement, Département, sur une certaine période ou par déclarant. Vous pouvez également décider d’afficher les notes de frais déjà contrôlées.
  • Générer votre fichier de paiement SEPA ou CSV depuis le module Paiement. Vous pouvez décider de générer autant de fichiers XML pour import en banque que nécessaire, à la fréquence souhaitée. Vous pouvez désélectionner les collaborateurs que vous ne souhaitez pas payer immédiatement. Une NDF exportée pour paiement ne pourra l’être qu’une seule fois, pas de risque de doublon ! (à moins d’annuler le paiement, depuis l’historique des paiements).

  • Après paiement, exporter les notes de frais depuis le module Export. L’export des écritures comptables associées aux NDF payées doit être réalisé pour ensuite être intégré dans votre comptabilité. Vous pouvez décider de générer autant de fichiers que nécessaire, à la fréquence souhaitée. Une NDF exportée ne pourra l’être qu’une seule fois, pas de risque de doublon ! (à moins d’annuler l’export depuis l’historique des paiements).

    Remarque : si cette action est réalisée automatiquement via export sur serveur FTP, cette étape n’est que consultative, pas d’action à réaliser de votre côté.

À l’arrivée d’un salarié

  • Créer le salarié dans Cleemy dès que sa date de début de contrat est connue. 
  • Attribuer le profil et rôle Cleemy adaptés dans sa fiche utilisateur. Chaque collaborateur a besoin : d’un rôle (principal ou secondaire) lui donnant accès à Cleemy et d’un profil applicatif Cleemy pour accéder aux différentes natures et plafonds qui lui ont été associés.

    En fonction de votre paramétrage, vous pourriez avoir besoin d’ajouter :
    - Approbateur de frais Cleemy (si votre workflow l’intègre)
    - BIC/ IBAN si vous souhaitez réglez vos collaborateurs par fichier SEPA depuis Cleemy
    - Compte de tiers si votre plan comptable le prévoit
    - CB société si certains salariés utilisent des cartes appartenant à la société
    - Axes analytiques comme le centre de coût par exemple

Au départ d’un salarié

  • Renseigner sa date de fin de contrat dans sa fiche utilisateur.
  • Si le salarié sortant est un manager, transférer ses collaborateurs supervisés à un autre manager. Pour cela, vous pouvez transférer en masse les droits managériaux en vous rendant sur la fiche RH du manager sortant et modifier le champ Collaborateurs supervisés. Il vous suffit ensuite de sélectionner les collaborateurs supervisés puis le nouveau manager.
  • Déclarer les dépenses en attente.
  • Valider / Contrôler / Payer et Exporter les dernières notes de frais.
  • Solder les comptes d'avances ponctuelles et permanentes attribuées au collaborateur (Via Cleemy ou Anytime).
  • Pour les cas concernés,
    • Désactiver la carte Anytime du collaborateur,
    • Supprimer la carte société / affaire de "l'interface bancaires Budget Insight" depuis Cleemy,

Au début d’un nouveau projet / client / mission

Personnalisation de Cleemy

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