Avant de commencer
Timmi Absences peut s'interfacer avec Slack afin :
- d'afficher les absents du jour dans vos canaux d'équipe
- d'indiquer les absences dans les statuts Slack des collaborateurs
- d'envoyer dans Slack les demandes à approuver aux managers
Cette fiche d'aide décrit les étapes pour intégrer Timmi Absences avec votre espace de travail Slack.
Prérequis : vous devez être administrateur de votre espace de travail Slack.
Remarque : Vous pouvez également faire des intégrations plus poussées à l'aide d'outils tiers comme Zapier si vous avez des compétences techniques, cette fiche d'aide peut dans ce cas vous servir.
1. Connecter Timmi Absences à votre espace de travail Slack
Dans Timmi Absences > Paramétrage > Intégrations, identifiez l'intégration Slack et cliquez sur Connecter.
Dans l'écran suivant, vous devez autoriser Luccabot à poster des messages dans votre espace Slack. Ces droits sont nécessaires au bon fonctionnement de l'intégration.
2. Créer une intégration
Une fois votre espace Slack connecté à Timmi Absences, vous pouvez créer des intégrations.
Absents du jour
Cette intégration est possible avec un compte Slack gratuit ou payant.
Cette intégration permet de poster quotidiennement la liste des absents et / ou des télétravailleurs dans le canal de votre choix. Vous pouvez configurer une intégration pour l'ensemble de la société (recommandé pour les sociétés de moins de 50 personnes), ou bien une intégration par département ou équipes pour les sociétés de taille plus importante.
Pour chaque intégration, vous devez renseigner :
- Le canal (privé ou public) dans lequel les absents du jour seront postés (obligatoire). Le canal doit exister, si vous souhaitez poster les absents dans un canal dédié il faut d'abord le créer dans Slack.
Attention : si vous souhaitez poster les absents dans un canal privé, il est nécessaire d'ajouter LuccaBot au canal en question (commande / puis Ajouter une application). - Le ou les établissements et/ou départements concernés (par défaut tous les collaborateurs sont pris en compte).
- Le type d'événement à prendre en compte : absences et ou télétravail (pour le télétravail, assurez-vous que le compte utilisé ait bien le paramètre Télétravail coché).
- La langue des messages.
- L’heure d'envoi du message dans Slack.
- La fréquence (jours de semaine ou 7j/7).
Après avoir créé l'intégration, vous pouvez la tester. Cela envoie alors un message dans Slack avec les absents du jour, sans attendre le lendemain.
Il est également possible de désactiver une intégration sans la supprimer à l'aide de l'interrupteur à gauche.
Synchronisation des statuts
Cette intégration nécessite un compte Slack payant. La personne qui crée l'intégration doit bien être administratrice sur le Slack de l'entreprise. Sachez que la clé de correspondance est l'adresse mail.
Cette intégration vous permet de synchroniser le statut Slack des collaborateurs avec leurs absences.
La confidentialité des absences est bien conservée, le message est générique comme sur l'image ci-dessus quel que soit le type d'absence. Seul le télétravail a un message différent avec l'émoji 🏠.
Le statut est mis à jour 30 minutes avant le début de la journée ou de la demi-journée (par défaut 7h30 — le début de journée est défini par le paramètre Horaires des événements ICS dans Paramétrage > Préférences > Paramètres > Paramètres avancés).
Pour cette intégration, vous devez renseigner :
- Le ou les établissements et/ou départements concernés (par défaut tous les collaborateurs sont pris en compte).
- La langue des messages.
- Le fuseau horaire utilisé pour identifier les horaires de synchronisation.
- La prise en compte ou non des collaborateurs en télétravail.
Il est également possible de désactiver une intégration sans la supprimer à l'aide de l'interrupteur à gauche.
Approbation dans Slack
Cette intégration permet de notifier directement dans Slack les managers lorsqu'ils ont une demande à approuver.
Pour cette intégration, vous devez renseigner :
- Le ou les établissements et/ou départements concernés (par défaut tous les collaborateurs sont pris en compte).
Les managers recevront alors tous les notifications dans Slack lors d'une demande d'un collaborateur. Les collaborateurs qui font des demandes ne reçoivent eux aucune notification dans Slack.
Les managers peuvent désactiver individuellement les notifications dans Slack depuis le module Approbation, en bas de la liste des demandes.
Il n'est pas encore possible de désactiver l'envoi des notifications par e-mail.
FAQ
Est-il possible de poster les absents dans un canal privé ?
Oui, mais dans ce cas il faut ajouter LuccaBot au canal en question (commande / puis Ajouter une application).
Peut-on modifier le nom ou l'image du bot ?
Non, ces informations ne sont pas modifiables.
Quelles sont les langues proposées ?
Pour l'instant nous proposons le français, l'anglais et l'espagnol. Si vous souhaitez une autre langue, vous pouvez en faire la demande au support Lucca via le formulaire en haut de page, et nous étudierons la demande.