[Nouveauté] Nouveau module Fiches utilisateurs / Dossier RH (Clients Poplee)

Le nouveau module qui remplace les fiches utilisateurs et le dossier RH est désormais disponible.

Actuellement en version beta, il remplacera définitivement les modules actuels le 15 avril.

Disponible prochainement :

- Possibilité d'afficher la liste de toutes les fiches incomplètes

Corrections et améliorations à venir : 

- Amélioration du formulaire de création d'un nouvel utilisateur (renseignement du login automatiquement)
- Amélioration du champ de recherche utilisateur (gestion des homonymes, salariés partis)
- Disparition du menu latéral gauche lorsqu'on ouvre un panneau latéral ou une fenêtre

 

Introduction

Vous disposez actuellement de deux modules pour gérer les données de vos utilisateurs :

  1. Fiches utilisateurs : ce module vous permet de créer de nouveaux utilisateurs, et de gérer leurs données. Seules les données nécessaires au bon fonctionnement des applications Lucca sont disponibles. Ce module n'est pas personnalisable.
  2. Dossier RH : ce module, intégralement personnalisable, vous permet de gérer les données salariés internes à votre entreprise (données administratives, RH ...). Vous pouvez créer de nouvelles données au format de votre choix, et les répartir dans des sections, elles aussi personnalisables.

Pour simplifier la gestion des données de vos utilisateurs, nous avons fusionné l'ensemble des fonctionnalités et données de ces deux modules.

Structure du nouveau module

Le module est organisé en trois catégories de section : 

  1. Données publiques : cette catégorie ne contient qu'une seule section. Elle regroupe les données qui sont affichées dans le trombinoscope, et configurées via Collaborateurs > Configurer > Trombinoscope.
  2. Données Lucca : vous trouverez dans les sections de la catégorie Données Lucca toutes les données nécessaires au bon fonctionnement des applications Lucca. Autrement dit, ce sont les données qui étaient disponibles dans le module "Fiches utilisateurs".
  3. Dossier RH : ce sont les sections qui se trouvent actuellement dans votre dossier RH, que vous pouvez personnaliser.

Réorganisation des sections Lucca

Les données auparavant disponibles dans la fiche utilisateur sont donc disponibles dans la catégorie "Données Lucca". L'organisation des données au sein des différentes sections a été légèrement revue.

Vous trouverez notamment : 

  • une section données personnelles plus complète avec notamment le numéro de sécurité sociale et la date de naissance

  • le second valideur de congés et le second approbateur de frais dans la même section que le manager (section organisation)

Pour rappel, seules les données nécessaires aux solutions Lucca sont présentes. Il est donc possible de ne pas avoir accès à certaines données selon votre configuration. Le numéro de sécurité social n'est indispensable qu'avec Pagga par exemple.

Données incomplètes

Le module fiches utilisateurs vous alerte actuellement sur les données considérées par Lucca comme obligatoires et non complétées.

Dorénavant, ces alertes prendront en compte les données personnalisées que vous avez ajoutées au dossier RH des collaborateurs. Une donnée non complète remontra en alerte si vous l'avez cochée comme étant "obligatoire" dans la configuration du dossier RH :

Le salarié verra également cette alerte. s'il n'a pas les droits pour la modifier, un cadenas sera alors affiché :

 

Attention, une donnée composée qui a une de ses composantes non renseignée est considérée comme incomplète.

 

Masquer / Afficher les catégories de section

Selon votre besoin, vous pouvez décider de masquer certaines catégories de section. Par exemple, si vous ne souhaitez pas afficher les données spécifiques aux applications Lucca, vous pouvez masquer la catégorie "données Lucca".

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l"icône "œil" dans le menu à gauche :

Rechercher des données

Vous pouvez désormais rechercher une donnée rapidement en utilisant le champ de recherche. Les sections qui ne contiennent aucun résultat sont alors masquées.

Création de nouveaux utilisateurs

La création de nouveaux utilisateurs se fait donc via ce module à l'aide du bouton "ajouter un collaborateur" en haut à droite.

Le formulaire de création ne contiendra plus qu'une étape, avec les champs obligatoires. Vous pourrez compléter les autres données du salarié directement depuis sa fiche.

Fonctionnalités gestion du mot de passe, transfert et délégation intégrées dans les sections

  • La gestion du mot de passe est désormais disponible à côté du login dans la section Connexion.
  • La délégation, et la gestion des collaborateurs supervisés ont été intégrées dans la section Organisation

 Nouvelles permissions

L'accès au module Fiches utilisateurs est aujourd'hui conditionné dans l'administration des rôles par la permission "gérer les fiches utilisateurs". Cette permission permet à la fois (toujours depuis le module Fiches utilisateurs) de :

  • Créer un nouvel utilisateur
  • Voir les données utilisateurs
  • Modifier les données utilisateurs

Nous avons scindé cette permission en deux : 

  1. Créer et modifier les données Lucca
  2. Consulter les données Lucca

Cela permettra à certains salariés de pouvoir consulter et faire des rapports sur les données utilisateurs sans pouvoir les modifier.

Ces permissions conditionneront donc : 

  • La visibilité sur la catégorie "Données Lucca"
  • La possibilité de modifier les données de cette catégorie / voir le bouton "Ajouter un collaborateur"

La visibilité / modification des données des sections RH reste conditionnée par les permissions actuelles.

 

Page d'accueil du module Fiches utilisateurs

Cette page d'accueil est supprimée. Les informations qui y sont disponibles ont été intégrées directement dans le module :

  • Dernières fiches modifiées : les trois dernières fiches modifiées sont visibles dans la liste déroulante du choix de l'utilisateur :

  • Fiches incomplètes et nombre d'utilisateurs : le nombre de fiches incomplètes et de fiches au total est visible directement à côté du champ de sélection de l'utilisateur (bientôt disponible)

 

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