Avant de commencer
En tant qu'administrateur de la solution Timmi Timesheet, vous avez des tâches ponctuelles ou récurrentes à réaliser. 2 étapes sont à distinguer : en fonction de l'arrivée d'un salarié ou à chaque fin de mois.
Rappel des grands principes
Timmi Timesheet est une application de gestion des temps en auto-déclaratif. En voici les fonctionnalités phares :
- La feuille de temps du déclarant est pré-remplie avec ses horaires de travail théoriques
- Des contrôles permettent de vérifier la saisie, reflétant par là les règles du Droit du Travail et de la convention collective
- Des règles de traitement permettent la comptabilisation des heures travaillées, leur majoration, et leur export éventuel vers Figgo (récupération) ou vers la paie (export d'élément variables de paie)
- Un circuit d'approbation conditionne l'exécution de ces règles
A l'arrivée d'un salarié
Ajouter le salarié
Ajoutez le nouveau salarié depuis Collaborateurs > Fiches utilisateurs > Ajouter un collaborateur dès que sa date de début de contrat est connue.
Pour que le collaborateur ait accès à Timmi, il faut lui attribuer :
- un rôle lui donnant accès à Timmi avec la permission "doit déclarer ses temps"
- un cycle de travail rattaché à un réglementaire dans Timmi
Pour plus de détails, consultez la fiche Ajouter un collaborateur dans Timmi.
Créer un nouveau cycle de travail
Lorsque vous renseignez les différentes données dans la fiche du nouveau collaborateur, il est possible que son cycle de travail ne corresponde pas aux cycles déjà existants. Il faut alors créer un nouveau cycle de travail..
Lorsque la création est finalisée, revenez sur la fiche du nouveau collaborateur pour lui attribuer ce nouveau cycle. Il faut ensuite vous assurer que ce nouveau cycle de travail est bien rattaché à un réglementaire Timmi pour que les collaborateurs associés à ce cycle puissent déclarer leurs temps
Attention, si un collaborateur ne parvient pas à saisir ses temps, cela est souvent du à un cycle de travail défaillant dans sa fiche ou le cycle de travail du collaborateur non rattaché au réglementaire Timmi.
Créer un nouveau réglementaire
Lorsqu’un nouveau salarié possède un motif de temps de travail inexistant sur votre base, il faudra donc lui créer un nouveau système de règles afin de comptabiliser le bon nombre d’heures, et donc un nouveau réglementaire.
Si le nouveau règlementaire ressemble en tous points à un règlementaire existant (sauf calcul des heures supplémentaires ET/OU contrôles) alors vous choisissez l’option : dupliquer un réglementaire existant.
A chaque fin de mois
Exporter les heures supplémentaires pour la paie
En cas d'heures supplémentaires à payer, allez dans le module Exports pour consulter l'ensemble des heures à payer, puis générer le fichier à transmettre à votre paie. Pour plus de détails, fonctionnement comptable des exports d'éléments variables de paie.
Consulter les heures envoyées en récupération dans Figgo
En cas d'heures compensées en récupération, ces heures sont automatiquement exportées vers Figgo dès approbation de la feuille de temps (avec pour date d'effet le lendemain du dernier jour de la feuille de temps).
Vous pouvez consulter l'historique de ces exports vers Figgo depuis le module Exports, en cliquant sur l'export Figgo.
Faire des rapports sur les feuilles de temps
Vous pouvez générer différents types de rapports depuis le module Rapports.
- Pour consulter en un coup d’œil s'il y a des situations anormales : taux de charge trop élevé ou alertes sur les feuilles de temps, choisissez le Tableau de bord "suivi de charge"
- Pour créer un nouveau modèle de rapports, allez dans l'onglet Rapports personnalisés et choisissez un des 6 types de rapports:
- Temps (qui recouvre les données des anciens rapports "standard" et "durée des pauses")
- Activités
- Feuilles de temps
- Commentaires
- Alertes
- Comptes (qui recouvre les données des anciens rapports "sur les comptes" et "sur les règles")
Si votre modèle de rapport fait briller les yeux de vos collègues, vous pouvez le leur partager. Il pourront alors l'utiliser pour générer leur propres rapports, dont les données seront bien sûr circonscrites à celles auxquelles ils sont en droit d'accéder. Il n'y a donc aucun risque potentiel de fuite de données à craindre dans ce cas. Tous les détails sur les rapports dans la fiche dédiée.