Comparer les compteurs avec la paie

Avant de commencer

Si vous avez en paie des règles de régularisation de l’acquisition en fonction de certaines absence, vous pouvez les renseigner dans le module "Régularisation" de Figgo.

Cependant certaines règles ne sont pas paramétrables (règles prenant en compte l'ancienneté, les proratisations multicritères...) aussi Figgo vous propose de comparer les compteurs de Figgo avec ceux de la paie afin de régulariser les compteurs de Figgo avec ceux calculés par la paie.

Le module vous permet de comparer :

  • l'acquisition : comparaison du cumul de l'acquisition sur un compte Figgo par rapport à l'acquisition en paie (c'est ce qu'on recommande d'utiliser: Figgo gère les absences, la paie gère l'acquisition);
  • les soldes : comparaison des soldes dans Figgo par rapport aux soldes en paie.

Comment comparer les droits avec la paie?

Dans Figgo > Créditer/débiter > Comparer avec la paie, vous pourrez accéder à ce module et choisir si vous voulez comparer l'acquisition, ou les soldes.

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Comparaison des valeurs: acquisition ou solde?

Comparaison des droits acquis

On comparera l'acquisition pour régulariser les droits acquis par les collaborateurs calculés à l'issue de la période de paie, ou plus précisément après qu'un export des absences de Figgo ait été réalisé et importé en paie. Il faudra donc indiquer à Figgo sur quelle période de paie se positionner (généralement pour une comparaison des droits au 5 du mois, on comparera les droits acquis au 31 du mois précédent).

Cliquez sur Parcourir pour sélectionner votre fichier ou glissez-le directement dans le cadre.

Pour une comparaison d'acquisition, vous devez indiquer :

  • la date de référence de l'acquisition : en général le dernier jour du mois de la dernière paie.
  • optionnellement, les types d'écriture à prendre en compte dans Figgo : par défaut sont pris en compte tous les codes journaux correspondant à l'acquisition, mais vous pouvez personnaliser si nécessaire (à n'utiliser que si vous savez ce que vous faites).

Après avoir cliqué sur Comparer, Figgo vous affiche la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes.

Comparaison des soldes

La comparaison des soldes n'est pertinente que si toutes les absences exportées par Figgo ont bien été intégrées en paie: sinon les soldes calculés en paie pourraient ne pas avoir tenu compte d'absences enregistrées dans Figgo mais pas encore exportées. Il faudra donc

Pour une comparaison de soldes, vous devez indiquer :

  • la période et date du dernier export paie de référence de Figgo : afin de comparer les soldes de manière juste, Figgo doit savoir quelles absences ont été exportées en paie. Il va donc se référer à l’historique des exports paie.

Format du fichier

Le format attendu est un fichier CSV ou Excel (.xlsx).

Vous pouvez télécharger un modèle de fichier depuis la page d'accueil du module. Vous pouvez sélectionner les entités légales et les comptes souhaités pour obtenir un fichier au format attendu pré rempli avec les utilisateurs.

 

Les utilisateurs peuvent être identifiés soit par leur entité légale et leur matricule, soit par leur login. Une des deux méthodes est obligatoire.

Le fichier doit avoir les colonnes suivantes :

  • Entité légale (si identification par LE/matricule): nom ou code de l'entité légale
  • Matricule (si identification par LE/matricule): matricule paie du salarié
  • Login (si identification par login): login du salarié
  • Nom
  • Prénom
  • Compte n°1
  • Compte n°2
  • Compte n°3
  • ...

Le fichier doit comporter au moins une colonne compte. Il n'y a pas de limite sur le nombre de comptes.

Si vous utilisez les libellés exacts des comptes, ils seront reconnus automatiquement. Dans le cas contraire il faudra faire la correspondance manuellement.

Exemple de fichier avec identification par entité légale et matricule :

Exemple de fichier avec identification par login :

Après avoir cliqué sur "Comparer", Figgo vous affiche la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes.

Vous pouvez ensuite ajuster en un clic les compteurs de Figgo si des écarts sont constatés.

Avertissements possibles (non bloquants):

  • Le nom du collaborateur ne correspond pas à son matricule ou login : il est conseillé de vérifier la ligne car cela peut être du à une erreur de matricule ou de login.

Erreurs possibles (bloquantes) :

  • Le compte n'est pas reconnu : le nom d'un ou plusieurs compte(s) n'a pas été reconnu, il faut donc le(s) sélectionner manuellement.
  • Le matricule est inexistant ou incorrect
  • L'entité légale est inexistante ou incorrecte
  • Le login est inexistant ou incorrect
  • Lignes en doublon (deux lignes portant sur le même collaborateur)
  • Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur un compte auquel il n'a pas accès (le compte renseigné n'appartient pas au réglementaire de l'entité légale du collaborateur)
  • Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur lequel l'administrateur qui importe n'a pas les droits d'accès (Entité légale non présente dans son rôle ou collaborateur absent du périmètre sur lequel l'administrateur a le droit de comparer)

 Pour chaque ligne Figgo affiche :

  • la valeur dans le fichier
  • la valeur dans Figgo
  • l'ajustement proposé (valeur dans le fichier - valeur dans Figgo)

Vous pouvez alors télécharger le tableau (les 3 colonnes ci-dessus), ou bien enregistrer les ajustements dans Figgo.

Important : si vous effectuez une comparaison d'acquisition pour le mois en cours avant le dernier jour du mois, et que vous enregistrez les ajustements, alors Figgo ne déclenchera pas l'acquisition pour ce mois-ci. L'ajustement se substitue au crédit de Figgo.

Historique des imports

Tous les ajustements de droits effectués avec le module Comparer avec la paie sont visibles dans l'historique, accessible depuis la page principale du module.

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