Avant de commencer
Pour régulariser l'acquisition en fonction des absences, vous pouvez utiliser le module "Régularisation" de Lucca Absences en paramétrant la méthode adaptée (pro rata en fonction des absences par exemple).
Cependant certains besoins peuvent ne pas être paramétrables avec les règles de régularisation de Lucca Absences (régularisation en fonction de l'ancienneté, proratisations multicritères...). Dans ce cas, vous pouvez importer les compteurs ajustés depuis la paie pour mettre à jour ceux de Lucca Absences. Pour cela, rendez-vous dans le module Imports disponible depuis l'onglet Crédit/Débit.
Le module vous permet de :
- faire un import simple de droits : mise à jour des compteurs par import d'un montant positif ou négatif qui viendra donc créditer ou débiter des droits sur le compteur (mais qui n'écrasera pas le solde)
- faire un import d'acquisition : mise à jour des compteurs en comparant le cumul de l'acquisition sur un compte Lucca Absences avec le cumul de l'acquisition en paie (ou d'un système tiers). Le module permet d'aligner Lucca Absences sur la paie en créditant ou débitant dans Lucca Absences la différence avec le système tiers. Nous préconisons cette méthode : Lucca Absences gère les absences (débit) , la paie gère l'acquisition (crédit);
- faire un import de soldes : mise à jour des compteurs en comparant les soldes de Lucca Absences avec les soldes de la paie (ou système tiers), en créditant ou débitant dans Lucca Absences la différence avec le système tiers.
Importer l'acquisition ou le solde?
Nous recommandons d'importer de la paie le cumul des droits acquis. En effet, la paie est souvent la référence pour le calcul des droits si Lucca Absences ne gère pas toutes les règles souhaitées, mais Lucca Absences reste la référence pour les absences.
Importer un cumul d'acquisition
Pour importer les droits acquis incluant les régularisations depuis la paie, il faut d'abord bien identifier à quelle date les droits sont calculés. Il est recommandé de faire cet import après avoir fait la paie, donc à la fin d'un mois.
Attention : on compare bien l'acquis sur l'ensemble de la période d'acquisition du compte, et non pas sur la période de paie. Par exemple, pour un cas standard, on importe 2,08 en juin, puis 4,16 en juillet, 6,24 en août et ainsi de suite.
Après avoir cliqué sur le module Importer un cumul d'acquisition :
- chargez votre fichier
- indiquez la date de référence pour la comparaison avec les droits acquis dans Lucca Absences. C'est le dernier jour du mois pour lequel vous venez de faire la paie.
- optionnellement, vous pouvez modifier les types d'écritures à prendre en compte pour la comparaison. Pour les experts uniquement !
Cliquez sur Continuer, Lucca Absences vous affiche alors la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes.
Il vous suffit d'enregistrer pour mettre les compteurs de Lucca Absences à jour.
Note : vous pouvez aussi télécharger la comparaison depuis l'étape de vérification sans mettre à jour les compteurs, si vous souhaitez simplement consulter les écarts.
Importer des soldes
La comparaison des soldes entre Lucca Absences et la paie n'est pertinente que si toutes les absences exportées par Lucca Absences ont bien été intégrées en paie : sinon les soldes calculés en paie pourraient ne pas avoir tenu compte d'absences enregistrées dans Lucca Absences mais pas encore exportées. L'import de solde se fait donc en référence à un export paie effectué dans Lucca Absences, a priori le dernier export de la période.
Après avoir cliqué sur le module Importer un solde :
- chargez votre fichier
- sélectionner le dernier export paie effectué.
Note : les soldes sont comparés à la date de fin de période de l'export considéré (le dernier jour du mois de l'export) et la comparaison ne peut pas se faire sur le mois en cours.
Attention, contrairement aux deux autres méthodes, celle-ci ne peut pas être automatisée. L'import du fichier doit obligatoirement être effectué manuellement dans l'interface dédiée.
Format du fichier
Le format attendu est un fichier CSV ou Excel (.xlsx).
Les utilisateurs peuvent être identifiés soit par leur établissement et leur matricule, soit par leur login. Une des deux méthodes est obligatoire.
Le fichier doit avoir les colonnes suivantes :
- Etablissement (si identification par Etablissement/matricule): nom ou code de l'établissement
- Matricule (si identification par Etablissement/matricule): matricule paie du salarié
- Login (si identification par login): login du salarié
- Nom
- Prénom
- Compte n°1
- Compte n°2
- Compte n°3
- ...
Le fichier doit comporter au moins une colonne compte. Il n'y a pas de limite sur le nombre de comptes.
Si vous utilisez les libellés exacts des comptes, ils seront reconnus automatiquement. Dans le cas contraire il faudra faire la correspondance manuellement.
Exemple de fichier avec identification par établissement et matricule :
Exemple de fichier avec identification par login :
Après avoir cliqué sur "Continuer", Lucca Absences vous affiche la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes.
Vous pouvez ensuite ajuster en un clic les compteurs de Lucca Absences si des écarts sont constatés.
Avertissements possibles (non bloquants):
- Le nom du collaborateur ne correspond pas à son matricule ou login : il est conseillé de vérifier la ligne car cela peut être du à une erreur de matricule ou de login.
Erreurs possibles (bloquantes) :
- Le compte n'est pas reconnu : le nom d'un ou plusieurs compte(s) n'a pas été reconnu, il faut donc le(s) sélectionner manuellement.
- Le matricule est inexistant ou incorrect
- L'établissement est inexistant ou incorrect
- Le login est inexistant ou incorrect
- Lignes en doublon (deux lignes portant sur le même collaborateur)
- Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur un compte auquel il n'a pas accès (le compte renseigné n'appartient pas au réglementaire de l'établissement du collaborateur)
- Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur lequel l'administrateur qui importe n'a pas les droits d'accès (Etablissement non présent dans son rôle ou collaborateur absent du périmètre sur lequel l'administrateur a le droit de comparer)
Pour chaque ligne Lucca Absences affiche :
- la valeur dans le fichier
- la valeur dans Lucca Absences
- l'ajustement proposé (valeur dans le fichier - valeur dans Lucca Absences)
Vous pouvez alors télécharger le tableau (les 3 colonnes ci-dessus), ou bien enregistrer les ajustements dans Lucca Absences.
Important : si vous effectuez une comparaison d'acquisition pour le mois en cours avant le dernier jour du mois, et que vous enregistrez les ajustements, alors Lucca Absences ne déclenchera pas l'acquisition pour ce mois-ci. L'ajustement se substitue au crédit de Lucca Absences.
Modèle d'import
Vous pouvez récupérer un modèle d'import depuis votre environnement Lucca. Si vous n'y avez pas accès, vous pouvez vous baser sur le modèle accessible ici.
Historique des imports
Tous les ajustements de droits effectués avec le module Imports sont visibles dans l'historique, accessible depuis la page principale du module.