Comparaison des compteurs avec la paie et import de droits

Avant de commencer

Pour régulariser l'acquisition en fonction des absences, vous pouvez utiliser le module "Régularisation" de Figgo en paramétrant la méthode adaptée (pro rata en fonction des absences par exemple).

Cependant certains besoins peuvent ne pas être paramétrables avec les règles de régularisation de Figgo (régularisation en fonction de l'ancienneté, proratisations multicritères...). Dans ce cas, vous pouvez importer les compteurs ajustés depuis la paie pour mettre à jour ceux de Figgo. Pour cela, rendez-vous dans le module Imports disponible depuis l'onglet Crédit/Débit. 

Le module vous permet de :

  • faire un import simple de droits : mise à jour des compteurs par import d'un montant positif ou négatif
  • faire un import d'acquisition : comparaison du cumul de l'acquisition sur un compte Figgo avec l'acquisition en paie, pour aligner Figgo sur la paie (c'est ce que l'on recommande d'utiliser : Figgo gère les absences, la paie gère l'acquisition);
  • faire un import de soldes : comparaison des soldes dans Figgo par rapport aux soldes en paie. 

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Importer l'acquisition ou le solde?

Nous recommandons d'importer de la paie le cumul des droits acquis. En effet, la paie est souvent la référence pour le calcul des droits si Figgo ne gère pas toutes les règles souhaitées, mais Figgo reste la référence pour les absences.

Importer un cumul d'acquisition

Pour importer les droits acquis incluant les régularisations depuis la paie, il faut d'abord bien identifier à quelle date les droits sont calculés. Il est recommandé de faire cet import après avoir fait la paie, donc à la fin d'un mois.

Attention : on compare bien l'acquis sur l'ensemble de la période d'acquisition du compte, et non pas sur la période de paie. Par exemple, pour un cas standard, on importe 2,08 en juin, puis 4,16 en juillet, 6,24 en août et ainsi de suite.

Après avoir cliqué sur le module Importer un cumul d'acquisition :

  • chargez votre fichier
  • indiquez la date de référence pour la comparaison avec les droits acquis dans Figgo. C'est le dernier jour du mois pour lequel vous venez de faire la paie.
  • optionnellement, vous pouvez modifier les types d'écritures à prendre en compte pour la comparaison. Pour les experts uniquement !

Cliquez sur Continuer, Figgo vous affiche alors la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes.

Il vous suffit d'enregistrer pour mettre les compteurs de Figgo à jour. 

Note : vous pouvez aussi télécharger la comparaison depuis l'étape de vérification sans mettre à jour les compteurs, si vous souhaitez simplement consulter les écarts.

Importer des soldes

La comparaison des soldes entre Figgo et la paie n'est pertinente que si toutes les absences exportées par Figgo ont bien été intégrées en paie : sinon les soldes calculés en paie pourraient ne pas avoir tenu compte d'absences enregistrées dans Figgo mais pas encore exportées. L'import de solde se fait donc en référence à un export paie effectué dans Figgo, a priori le dernier export de la période.

Après avoir cliqué sur le module Importer un solde :

  • chargez votre fichier
  • sélectionner le dernier export paie effectué.

Note : les soldes sont comparés à la date de fin de période de l'export considéré (le dernier jour du mois de l'export).

Format du fichier

Le format attendu est un fichier CSV ou Excel (.xlsx).

Vous pouvez télécharger un modèle de fichier depuis la page d'accueil du module. Vous pouvez sélectionner les établissements et les comptes souhaités pour obtenir un fichier au format attendu pré rempli avec les utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent être identifiés soit par leur établissement et leur matricule, soit par leur login. Une des deux méthodes est obligatoire.

Le fichier doit avoir les colonnes suivantes :

  • Etablissement (si identification par LE/matricule): nom ou code de l'établissement
  • Matricule (si identification par LE/matricule): matricule paie du salarié
  • Login (si identification par login): login du salarié
  • Nom
  • Prénom
  • Compte n°1
  • Compte n°2
  • Compte n°3
  • ...

Le fichier doit comporter au moins une colonne compte. Il n'y a pas de limite sur le nombre de comptes.

Si vous utilisez les libellés exacts des comptes, ils seront reconnus automatiquement. Dans le cas contraire il faudra faire la correspondance manuellement.

Exemple de fichier avec identification par établissement et matricule :

Exemple de fichier avec identification par login :

Après avoir cliqué sur "Continuer", Figgo vous affiche la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes.

Vous pouvez ensuite ajuster en un clic les compteurs de Figgo si des écarts sont constatés.

Avertissements possibles (non bloquants):

  • Le nom du collaborateur ne correspond pas à son matricule ou login : il est conseillé de vérifier la ligne car cela peut être du à une erreur de matricule ou de login.

Erreurs possibles (bloquantes) :

  • Le compte n'est pas reconnu : le nom d'un ou plusieurs compte(s) n'a pas été reconnu, il faut donc le(s) sélectionner manuellement.
  • Le matricule est inexistant ou incorrect
  • L'établissement est inexistant ou incorrect
  • Le login est inexistant ou incorrect
  • Lignes en doublon (deux lignes portant sur le même collaborateur)
  • Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur un compte auquel il n'a pas accès (le compte renseigné n'appartient pas au réglementaire de l'établissement du collaborateur)
  • Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur lequel l'administrateur qui importe n'a pas les droits d'accès (Etablissement non présent dans son rôle ou collaborateur absent du périmètre sur lequel l'administrateur a le droit de comparer)

 Pour chaque ligne Figgo affiche :

  • la valeur dans le fichier
  • la valeur dans Figgo
  • l'ajustement proposé (valeur dans le fichier - valeur dans Figgo)

Vous pouvez alors télécharger le tableau (les 3 colonnes ci-dessus), ou bien enregistrer les ajustements dans Figgo.

Important : si vous effectuez une comparaison d'acquisition pour le mois en cours avant le dernier jour du mois, et que vous enregistrez les ajustements, alors Figgo ne déclenchera pas l'acquisition pour ce mois-ci. L'ajustement se substitue au crédit de Figgo.

Historique des imports

Tous les ajustements de droits effectués avec le module Imports sont visibles dans l'historique, accessible depuis la page principale du module. 

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Contenu de la page

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