Avant de commencer
La création d'un établissement doit être signalée au support Lucca afin que nous puissions le rattacher à votre contrat. Une fois l'établissement créé, vous pourrez suivre les étapes suivantes pour l'activer sur les différents logiciels.
⚙ Paramétrages généraux
1. Ajoutez le nouvel établissement aux catégories socio-professionnelles de Lucca
Rendez-vous sur la gestion des catégorie socio-professionnelle en cliquant sur la roue crantée (disponible en haut à droit de l'écran Lucca), puis sur "organisation" et "catégorie socio-professionnelles".
Sur chacune des catégories qui devront être disponibles pour l'établissement, cliquez dessus puis sur "ajouter des établissements" pour sélectionner le nouveau.
2. Vérifiez que les rôles soient bien activés pour tous les établissements
Rendez-vous sur la gestion des rôles en cliquant sur la roue crantée (disponible en haut à droit de l'écran Lucca), puis sur "Rôles". Sélectionnez les rôles qui vont concerner les salariés du nouvel établissement puis vérifiez que l'établissement est coché depuis l'onglet dédié.
Attention, le fait de cocher un nouvel établissement va donner les droits d'accès à tous établissements sur les rôles ayant en périmètre plusieurs départements.
🟠 Rattachement aux différentes solutions
Au moment d'intégrer un nouvel établissement aux solutions Lucca, il faut se demander si le fonctionnement de cette entité (en termes de gestion de congés, notes de frais, entretiens, etc..) sera le même que pour les entités déjà existantes. Peut-être qu'une convention collective différente est à ajouter dans Timmi Absences ou qu'un accord de temps de travail a été signé pour cette nouvelle entité uniquement. Il est possible que ce nouvel établissement soit à l'étranger et que ses règles de gestion ne soient pas les mêmes que dans l'unité légale de départ.
Face à ce questionnement, deux cas vont se présenter.
Cas 1 : votre établissement a les mêmes règles de gestion qu'un de vos établissements actuels
Créez les fiches des salariés à intégrer dans cette nouvelle structure après que le consultant ait fini de créer l'établissement.
En fonction des solutions à utiliser pour ce nouvel établissement, suivez les procédures listées ci-dessous.
- Ajouter un établissement à Poplee Socle RH
- Ajouter un établissement à Timmi Absences
- Ajouter un établissement à Cleemy Notes de frais
- Ajouter un établissement à Timmi Temps
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Ajouter un établissement à Pagga Rémunération
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Pagga titres-restaurant : rendez-vous dans le paramétrage des titres-restaurant et cliquez sur le règlementaire concerné. Vous pourrez alors ajouter votre établissement en cliquant sur "gérer les établissements concernés".
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Pagga Assistant paie : Cliquez en haut à gauche de l'écran sur "dossier de paie". Vous pourrez alors :
- soit cliquer sur la roue crantée du dossier de paie concerné et dans "paramètres généraux" ajoutez l'établissement via l'option "Établissements inclus dans le dossier"
- soit cliquer sur "ajouter un dossier de paie"
- Si vous n'avez pas de connecteur Silae, allez directement sur l'onglet "données et modalités d'export" et choisir l'option logiciels par logiciels "Automatiser la collecte des données collaborateurs depuis un export du dossier RH"
-
Si vous avez un connecteur Silae, cliquez sur :
- "Ajouter un connecteur" dans l'onglet "connecteur". Voici une fiche d'aide pour plus de détails : Connecter Lucca et Silae.
- Puis sur l'onglet "données et modalités d'export" et choisir l'option logiciels par logiciels "Synchroniser les données collaborateurs vers Silae"
Les logiciels Timmi Office, Poplee Entretiens, Pagga Bulletin de paie, Lucca Faces, Humeur du jour ne demandent aucune modification.
Cas 2 : Votre établissement a des règles de gestion différentes d'un de vos établissements actuels
Nous vous recommandons d'envoyer un message au support Lucca afin d'obtenir un devis pour qu'un consultant Lucca vous accompagne lors de l'audit, le paramétrage et les tests.
👥 Gestion des utilisateurs
Il y aura peut-être des salariés pour qui un nouveau contrat sera signé afin de les migrer sur le nouvel établissement que vous souhaitez ajouter. Pour cela, nous vous en disons plus avec la procédure ci-dessous.