Un nouvel établissement a été créé sur votre environnement Lucca et vous souhaitez que les utilisateurs qui lui sont rattachés puissent utiliser Cleemy Notes de Frais.
Votre nouvel établissement a les mêmes règles que le paramétrage existant
Si le plan comptable, le format d'export comptable, la politiques de frais et les natures de dépenses sont les mêmes que votre (vos) établissement(s) existants, voici les actions à réaliser :
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- Personnaliser le circuit d'approbation de votre nouvel établissement.
- Rattacher le nouvel établissement à un plan comptable existant
- Rattacher le nouvel établissement à la configuration d'export comptable existant
- Paramétrer le module de module de paiement pour permettre le remboursement des frais
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S'il s'agit d'un nouvel établissement Français et que vous souhaitez activer l'option "Dématérialisation des justificatifs à valeur probante", pensez à vous rendre dans les règles de gestion de l'établissement :
Attention, si vous avez un export automatisé, il faudra y ajouter votre nouvel établissement. Le dossier sur le serveur FTP va alors se réinitialiser et le mot de passe va changer: il faudra bien communiquer le mot de passe à Lucca, ou demander à Lucca de vous transmettre ce nouveau mot de passe (selon les cas).
Votre établissement doit être paramétré différemment de l'existant
Si le plan comptable, le format d'export comptable, la politiques de frais et les natures de dépenses sont différents de votre (vos) établissement(s) existants, voici les actions à réaliser :
- créer les nouvelles natures de frais ou traduire les natures existantes
- créer les profils de frais correspondant à la politique de frais de cette nouvelle société
- paramétrer le module de paiement
- Personnaliser le circuit d'approbation de votre nouvel établissement
- paramétrer le plan comptable pour ce nouvel établissement avec les TVA correspondantes si la société est dans un nouveau pays.
- activer les analytiques éventuels,
- paramétrer le format d'export des écritures comptables
Vous avez besoin d'assistance
N'hésitez pas à demander au service commercial une prestation d'accompagnement par les consultants Lucca pour gérer l'intégration des nouvelles entités.
Un audit ad hoc peut être organisé sur demande pour recueillir les bonnes informations et paramétrer les solutions à activer sur vos nouveaux établissements.
Une formation peut également être organisée pour un nouvel administrateur des solutions, si vous le souhaitez.