L’acquisition des droits avec le module Acquisition & Régularisation

Avant de commencer

Cette fiche d’aide est dédiée à l'acquisition des droits via les règles d’acquisition (c’est-à-dire avec le module Acquisition & Régularisation) et non plus via les profils.

Cette autre fiche d’aide vous permet de mieux comprendre pourquoi il existe actuellement et temporairement deux méthodes de gestion de l’acquisition et vous permet d’identifier quelle méthode est mise en place chez vous (acquisition via les règles ou via les profils).

Prérequis à la configuration de l’acquisition via les règles

Prérequis si l’acquisition était précédemment gérée via les profils d’acquisition

Avant toute chose, si l’acquisition était précédemment gérée via les profils, il est nécessaire de supprimer l'acquisition déjà présente sur les profils. En effet Timmi Absences empêche la création d'une règle sur un profil qui a déjà de l'acquisition paramétrée.

Pour supprimer l’acquisition existante, ouvrez les profils d’acquisition au sein de vos réglementaires (Paramétrage > Réglementaires). Sélectionner le profil à modifier (25 CP + 5 RTT dans l’exemple ci-dessous) puis à côté de chaque compte d’absence supprimer l’acquisition grâce à l’icône de suppression et enregistrer.

Prérequis pour la configuration de l’acquisition d’un nouvel établissement

Dans le cas du paramétrage pour un nouvel établissement, la configuration de l'acquisition se fait en plusieurs étapes :

dans Paramétrage > Comptes, créer le compte à créditer
dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Profils d'acquisition, créer le(s) profil(s) d'acquisition ; il servira à identifier les collaborateurs éligibles à telle ou telle règle
dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Acquisition & Régularisation, créer une nouvelle règle d'acquisition (ci-dessous sont détaillées les différentes règles : montant fixe, forfaits jours etc.), en sélectionnant les profils concernés et en renseignement le montant à créditer
enfin rattacher les profils aux collaborateurs dans leur fiche utilisateur.

La configuration de l'acquisition via les règles

L’acquisition récurrente d’un montant fixe (fréquence mensuelle ou annuelle)

L’acquisition récurrente d’un montant fixe est utilisée pour les comptes ayant une acquisition fixe, en termes de jours et de fréquence. Par exemple l’acquisition de 2,08 jours de congés payés acquis mensuellement.

Voici les étapes à suivre pour créer une telle règle :

1) Créer une règle d'acquisition Fixe

Rendez-vous dans Paramétrage > Règlementaire > Acquisition & Régularisation > Créer une nouvelle règle > Acquisition fixe

2) Définissez le nom de la règle, les profils, et le calcul des droits

Dans notre exemple ci-dessous nous paramétrons la règle permettant l’acquisition de 25 CP par an pour les collaborateurs concernés.

Donnez un nom à votre règle, exemple : 25 CP
Définissez les profils concernés par cette règle d’acquisition, exemple 25 CP + Forfait 172 j, 25 CP + 12 RTT et 25 CP
Définissez le Compte sur lequel l’acquisition a lieu, exemple : Congés Payés
Le montant à créditer à la fréquence indiquée, exemple : 2,08
La fréquence, exemple : tous les mois
Quand le crédit doit avoir lieu, exemple : en début de période
La règle d’arrondi qui s’applique à cette règle

N.B : un rattrapage s'effectuera automatiquement à la fin de chaque mois pour les entrées/sorties. Dans les cas de départ de collaborateur, dès que la date de fin de contrat est renseignée, le rattrapage effectuera le prorata et l'arrondi de départ. Il est également possible de relancer manuellement le crédit depuis Crédit/ Débit > Acquisition > Acquisition & Régularisation.

Par exemple, si un collaborateur a une date de fin de contrat au 15/03, Timmi Absences ne lui créditera pour le mois de mars que la moitié de l’acquisition mensuelle (corrigée de l’arrondi). Pour les entrées, si un collaborateur a une date de début de contrat au 15/04 nous attendrons la prochaine acquisition pour lui créditer ses droits (donc le 30/04 si l'acquisition est mensuelle en fin de période), néanmoins l’administrateur pourra forcer l’acquisition avant le 30/04 en relançant le crédit.

Recommandation pour l’acquisition des RTT

Avec le module d'acquisition des droits :

Il est possible d’avoir une acquisition en début de mois pour certains comptes (ce n’était pas possible via les profils d’acquisition) ;
La consommation est stricte : il n’est plus possible d’utiliser un jour acquis en fin de mois sur le mois en question.

Ainsi, si vous avez des RTT acquis mensuellement en fin de mois, et que la consommation n’est pas permise au-delà de l’année d’acquisition, vos collaborateurs risquent de ne pas pouvoir poser les jours acquis sur le dernier mois. Nous recommandons donc de passer à une acquisition en début de mois pour les RTT.

Si vous devez conserver une acquisition en fin de période, l'alternative est d’Autoriser le découvert (solde débiteur) dans le paramétrage du compte. Puis, si vous ne permettez pas au collaborateur de poser des jours non acquis, ajouter un plafond sur le nombre de jours pris par mois, le collaborateur sera alors aussi obligé tout au long de l’année de poser les jours acquis sur le mois en cours pour ne pas les perdre.

L’acquisition de jours de repos pour les forfaits jours

Chaque année, pour les conventions de forfait-jours, il est nécessaire de calculer le nombre de jours de repos auxquels les salariés vont pouvoir prétendre. Timmi Absences vous permet d’automatiser ce calcul.

Voici les étapes à suivre pour créer une règle d’acquisition pour les forfaits jours :

1) Créer une règle d'acquisition Forfait jour

Rendez-vous dans Paramétrage > Règlementaire > Acquisition & Régularisation > Créer une nouvelle règle > Acquisition forfait jours

2) Choix du type de forfait et méthode de calcul

Dans le formulaire, il existe deux types de forfait :

Forfait temps plein (exemple : le collaborateur travaille tous les jours de la semaine en temps plein avec un forfait 218j).
Forfait réduit (exemple : le collaborateur est en forfait jour réduit 175j ou 80%)

Note : Pour les forfaits temps plein comme pour les forfaits réduits, Timmi Absences vous permet désormais de paramétrer le calcul si vos week-ends sont différents du samedi/dimanche.

Dans le cas de forfait réduit, Timmi Absences propose deux méthodes de calcul :

Le forfait réduit en fonction du nombre de jours non travaillés

Par exemple dans le contrat de travail d’un collaborateur au forfait 121 j, il est défini qu'il ne travaille pas les lundis et mardis : on décompte bien tous les jours non travaillés (dans l'exemple, tous les lundis et mardis)

/!\ Pour les CP à acquérir : il est préférable de renseigner la valeur proratisée. Pour 5 semaines de CP, si on compte 25 j, les jours non travaillés sont décomptés deux fois, il est donc préférable de décompter la valeur proratisée des CP soit ici 25 * 0,6 = 15 j.

En fonction du taux de présence

Par exemple, en convention SYNTEC, un collaborateur à mi-temps aura le droit à la moitié des RTT d'un collaborateur en temps plein 218j : on applique le prorata de présence à la valeur de RTT calculée pour un temps plein en forfait jour.

3) Définition des modalités de crédit

Dans le formulaire de la règle d'acquisition, vous pouvez également définir les modalités de crédit :

La fréquence : une fois par an / tous les mois
Le moment du crédit : début / fin de période
L'arrondi à appliquer en fin de période d'acquisition : entier supérieur/ demi-supérieur /aucun

Dans le cas d'un crédit tous les mois, le formulaire récapitule le montant mensuel correspondant (montant annuel calculé divisé en 12 échéances).

L'exécution automatique gérera en autonomie les crédits et les rattrapages (à la fin de chaque mois) paramétrés dans la règle d'acquisition.

Exécution manuelle et suivi de l'exécution automatique

Si l'option d'automatisation est activée, les règles s'exécuteront automatiquement, à la fin de chaque période. Sinon, il faudra venir les exécuter manuellement depuis l'interface d'exécution.

Le suivi de l'exécution se passe dans le module Crédit/Débit > Acquisition > Acquisition & Régularisation. Dans cette interface sélectionnez le Réglementaire (en haut à droite), puis la règle à exécuter