Avant de commencer
Cette fiche d’aide est dédiée à l'acquisition des droits via les règles d’acquisition et non plus via les profils.
Cette autre fiche d’aide vous permet de mieux comprendre pourquoi il existe actuellement et temporairement deux méthodes de gestion de l’acquisition et vous permet d’identifier quelle méthode est mise en place chez vous (acquisition via les règles ou via les profils).
Prérequis à la configuration de l’acquisition via les règles
Prérequis si l’acquisition était précédemment gérée via les profils d’acquisition
Avant toute chose, si l’acquisition était précédemment gérée via les profils, il est nécessaire de supprimer l'acquisition déjà présente sur les profils. En effet Timmi Absences empêche la création d'une règle sur un profil qui a déjà de l'acquisition paramétrée.
Pour supprimer l’acquisition existante, ouvrez les profils d’acquisition au sein de vos réglementaires (Paramétrage > Réglementaires). Sélectionner le profil à modifier (25 CP + 5 RTT dans l’exemple ci-dessous) puis à côté de chaque compte d’absence supprimer l’acquisition grâce à l’icône de suppression et enregistrer.
Prérequis pour la configuration de l’acquisition d’un nouvel établissement
Dans le cas du paramétrage pour un nouvel établissement, la configuration de l'acquisition se fait en plusieurs étapes :
- dans Paramétrage > Comptes, créer le compte à créditer
- dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Profils d'acquisition, créer le(s) profil(s) d'acquisition ; il servira à identifier les collaborateurs éligibles à telle ou telle règle
- dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Acquisition, créer une nouvelle règle d'acquisition (ci-dessous sont détaillées les différentes règles : montant fixe, forfaits jours etc.), en sélectionnant les profils concernés et en renseignement le montant à créditer
- enfin rattacher les profils aux collaborateurs dans leur fiche utilisateur.
La configuration de l'acquisition via les règles
L’acquisition d’un montant fixe (fréquence mensuelle ou annuelle)
L’acquisition d’un montant fixe est utilisée pour les comptes ayant une acquisition fixe, en termes de jours et de fréquence.
Cas d'usage :
- Je souhaite créer une règle d'acquisition de 25 CP par an distribué mensuellement (soit un crédit de 2,08 par mois)
- Je souhaite créer une règle d'acquisition de 1 CP par mois distribué mensuellement.
Voici les étapes à suivre pour créer une telle règle :
1) Créer une règle d'acquisition de congés
Rendez-vous dans Paramétrage > Règlementaire > Acquisition > Créer une nouvelle règle > Acquisition de congés
2) Définissez le nom de la règle, les profils, et le calcul des droits
Pour une acquisition de 25 CP par an :
- Donnez un nom à votre règle, exemple : 25 CP
- Définissez les profils concernés par cette règle d’acquisition, exemple 25 CP + Forfait 172 j, 25 CP + 12 RTT et 25 CP
-
Définissez
- Le Compte sur lequel l’acquisition a lieu
- Le montant à créditer sur une période
- La fréquence des crédits sur cette période
- Le moment du crédit
- La règle d’arrondi qui s’applique à cette règle
N.B : Pour les règles annuelles en crédit annuel début d'année, un rattrapage s'effectuera automatiquement à la fin de chaque mois pour les entrées/sorties. Dans les cas de départ de collaborateur, dès que la date de fin de contrat est renseignée, le rattrapage effectuera le prorata et l'arrondi de départ. Il est également possible de relancer manuellement le crédit depuis Crédit/ Débit > Acquisition > Acquisition ou depuis les Actions à Réaliser.
Par exemple, si un collaborateur a une date de fin de contrat au 15/03, Timmi Absences ne lui créditera pour le mois de mars que la moitié de l’acquisition mensuelle (corrigée de l’arrondi). Pour les entrées, si un collaborateur a une date de début de contrat au 15/04 nous attendrons la prochaine acquisition pour lui créditer ses droits (donc le 30/04 si l'acquisition est mensuelle en fin de période), néanmoins l’administrateur pourra forcer l’acquisition avant le 30/04 en relançant le crédit.
L’acquisition d’un montant variable sur critère d'âge ou d'ancienneté (fréquence mensuelle ou annuelle)
L’acquisition d’un montant variable dépendant de l'âge et/ou de l'ancienneté du collaborateur permet de faire évoluer le montant créditer à un collaborateur au fil des années.
Cas d'usage :
- Je souhaite créer une règle d'acquisition de 25 CP par an lorsque le collaborateur a moins de 5 ans d'ancienneté dans l'entreprise, et 30 CP par an lorsqu'il en a plus de 5. Ce crédit est souhaité annuel ou mensuel.
Le paramétrage d'une telle règle est similaire au paramétrage d'une règle d'acquisition d'un montant fixe. La règle est de type "Acquisition de congés" et le choix du paramétre "montant variable" permet de définir des montants par paliers.
L’acquisition de jours de repos pour les forfaits jours
Cas d'usage :
- Chaque année, pour les conventions de forfait-jours, il est nécessaire de calculer le nombre de jours de repos auxquels les salariés pouvent prétendre en fonction de la répartition des jours fériés.
Voici les étapes à suivre pour créer une règle d’acquisition pour les forfaits jours :
1) Créer une règle d'acquisition Forfait jour
Rendez-vous dans Paramétrage > Règlementaire > Acquisition > Créer une nouvelle règle > Acquisition forfait jours
2) Choix du type de forfait et méthode de calcul
Dans le formulaire, il existe deux types de forfait :
-
Forfait temps plein (exemple : le collaborateur travaille tous les jours de la semaine en temps plein avec un forfait 218j).
-
Forfait réduit (exemple : le collaborateur est en forfait jour réduit 175j ou 80%)
Note : Pour les forfaits temps plein comme pour les forfaits réduits, Timmi Absences vous permet désormais de paramétrer le calcul si vos week-ends sont différents du samedi/dimanche.
Dans le cas de forfait réduit, Timmi Absences propose deux méthodes de calcul :
- Le forfait réduit en fonction du nombre de jours non travaillés
Par exemple dans le contrat de travail d’un collaborateur au forfait 121 j, il est défini qu'il ne travaille pas les lundis et mardis : on décompte bien tous les jours non travaillés (dans l'exemple, tous les lundis et mardis)
/!\ Pour les CP à acquérir : il est préférable de renseigner la valeur proratisée. Pour 5 semaines de CP, si on compte 25 j, les jours non travaillés sont décomptés deux fois, il est donc préférable de décompter la valeur proratisée des CP soit ici 25 * 0,6 = 15 j.
-
En fonction du taux de présence
Par exemple, en convention SYNTEC, un collaborateur à mi-temps aura le droit à la moitié des RTT d'un collaborateur en temps plein 218j : on applique le prorata de présence à la valeur de RTT calculée pour un temps plein en forfait jour.
3) Définition des modalités de crédit
Dans le formulaire de la règle d'acquisition, vous pouvez également définir les modalités de crédit :
-
La fréquence : une fois par an / tous les mois
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Le moment du crédit : début / fin de période
-
L'arrondi à appliquer en fin de période d'acquisition : entier supérieur/ demi-supérieur /aucun
Dans le cas d'un crédit tous les mois, le formulaire récapitule le montant mensuel correspondant (montant annuel calculé divisé en 12 échéances).
L'exécution automatique gérera en autonomie les crédits et les rattrapages (à la fin de chaque mois) paramétrés dans la règle d'acquisition.
Exécution manuelle et suivi de l'exécution automatique
Si l'option d'automatisation est activée, les règles s'exécuteront automatiquement, à la fin de chaque période. Sinon, il faudra venir les exécuter manuellement depuis l'interface d'exécution.
Le suivi de l'exécution se réalise dans le module Crédit/Débit > Acquisition > Acquisition. Dans cette interface sélectionnez le Réglementaire (en haut à droite), puis la règle à exécuter