Décryptage : créer un fichier d'import de données utilisateurs

 

Avant de commencer

Vos fichiers d’import devront toujours être au format CSV point virgule.

Pour identifier le bon collaborateur, la première colonne de votre fichier doit être l'identifiant commun entre votre outil et Lucca. L'identifiant est soit:

  • Le login
  • Le binôme “Etablissement” + “matricule” (toujours unique par établissement)
  • Le mail

Création d'un utilisateur: les champs obligatoires

Si des valeurs par défaut sont configurées, les champs obligatoires peuvent rester vides ou les colonnes de ces champs peuvent ne pas être intégrées dans le fichier.

Code de la donnée

Description

Valeur par défaut

Valeurs possibles

login

Identifiant du salarié

Oui

 

firstName

Prénom

Non

 

lastName

Nom

Non

 

mail

E-mail professionnel

Non

 

legalEntity

Etablissement

Oui

 

dtContractStart

Date de début de contrat

Non

JJ/MM/AAAA

department

Département/Service

Oui

Liste des départements créés ou importés (paramétrage générale roue dentée -> Départements)

manager

Manager hiérarchique N+1

Non

Si un collaborateur n'a pas de manager ou d'approbateur alors indiquer manager = le collaborateur lui-même.

rolePrincipal

Rôle principal

Oui

Liste des rôles configurés dans le paramétrage général -> Rôles

culture

Langue d’affichage de Lucca

Oui

fr-FR ; de-DE; en-US; en-GB; es-ES; nl-BE; it-IT

habilitedRoles

Rôle(s) secondaire(s)

Non

C'est un champ non obligatoire.

Pour les associer par import vous devez créer autant de colonnes que de rôles secondaires nécessaires :

habilitedRoles_0 / habilitedRoles_1 / habilitedRoles_2 ....

employeenumber

Matricule paie

Non

La création du matricule peut être automatisé par Lucca.

Il peut être créer de manière asynchrone avec la création du collaborateur. 

La donnée est obligatoire uniquement si vous avez souscrit à Figgo.

 

Champs pour le module Figgo (Gestion des congés et des absences) et Timmi (Gestion des temps et des activités)

Code de la donnée

Description

Valeur par défaut

Valeurs possibles

profile_figgo

Profils d'acquisition

Oui

Liste des profils créés dans les réglementaires

dtBirth (optionnel)

Date de naissance

Non

JJ/MM/AAAA

calendar 

Calendrier des jours fériés s'appliquant au collaborateur

Oui

Liste des calendriers (configurer -> calendriers)

csp

Catégorie socio-professionnelle (dépend de votre paramétrage)

Oui

Le module de paramétrage est dans la roue crantée. 

Approbateur Figgo personnalisé

Deuxième approbateur de congés

Non

Dépend de votre circuit d'approbation Figgo personnalisé

userWorkCycles

Cycles de travail (paramétrage de cycles)

Non

Liste des cycles de travail (paramétrage général: roue crantée)

userWorkCycles.start (optionnel)

Date de début du cycle de travail

Non

JJ/MM/AAAA

userWorkCycles.end (optionnel)

Date de fin du cycle de travail

Non

JJ/MM/AAAA

Si vide pas de date de fin

dtSeniority (optionnel)

Date d’ancienneté si différente de la date de début de contrat

Non

JJ/MM/AAAA

 

dtContractEnd (optionnel)

Date de fin de contrat

Non

JJ/MM/AAAA

 

Champs pour le module Cleemy (Gestion des notes de frais)

Code de la donnée

Description

Valeur par défaut

Valeurs possibles

iban

Obligatoire (si paiement via Cleemy)

Non

 

bic

Obligatoire (si paiement via Cleemy)

Non

 

profile_Cleemy

Profil de remboursement

Oui

Profils créés via Paramétrage -> Politiques de frais

personalAccount (à renseigner si nécessaire en comptabilité)

Compte de tiers du salarié (compte auxiliaire de crédit)

Non

 

frenchCarTaxHorsePower 

(optionnel)

Puissance fiscale de la voiture de l’employé

Non

Format: Chiffre (exemple pour 6 CV renseigner 6)

frenchMotorcyclesTaxHorsePower

(optionnel)

Puissance fiscale de la moto de l’employé

Non

Format: Chiffre (exemple pour 6 CV renseigner 6)

axisValues(x) (optionnel)

x étant l’id de l’axe analytique indiqué dans l’administration des axes analytiques

Valeur d’une section analytique de l’axe analytique x du salarié.

Non

Liste des sections analytiques

 

Champs pour le module Pagga (dématérialisation des fiches de paie)

Code

Description

Valeur par défaut

Valeurs possibles

personalEmail (optionnel)

E-mail personnel pour la connexion au site pagga.ilucca.net

Non

 

insuranceNumber (optionnel)

Numéro de sécurité sociale (format identique à celui des fiches de paie)

Non

 

 

Champ pour Poplee - Dossier RH 

Le dossier RH est composé de deux types de données :

  • les Core data (données des tableaux ci-dessus) qui sont des données non modifiables
  • et les Extended data qui sont des données que vous pourrez ajouter et personnaliser, pour plus de détails vous pouvez vous référer à la fiche d'aide Les différents types de données du dossier RH

L’import de ces données se fera sur le même modèle qu’un import utilisateur, le fichier devra comporter le Login en première colonne.

Chacune des données de votre base est caractérisée par un code unique que vous pouvez retrouver facilement via les rapports de données collaborateurs

mceclip0.png

 

Synchronisation des utilisateurs via FTP

La synchronisation des utilisateurs depuis un logiciel tiers vers lucca peut être automatisée de manière à garantir une mise à jour régulière des informations.

Pour cela vous pouvez synchroniser vos fichiers utilisateurs via un FTP (File Transfer Protocol).

Le fichier envoyé sur le FTP Lucca devra être un fichier plat au format CSV (séparateur point virgule).

Lucca vous permet de définir des valeurs par défaut (Collaborateurs > Valeurs par défaut) par établissement, ou département.

mceclip0.png

Ces valeurs seront affectées par défaut à chaque nouvel entrant si vous ne renseignez pas de valeur dans le fichier. 

Le fichier peut être déposé soit sur un serveur FTP fourni par Lucca ou sur le serveur du client. La synchronisation aura lieu une fois par jour à une heure définie lors du paramétrage.

 

 

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