Avant de commencer
Vos fichiers d’import devront toujours être au format CSV point virgule.
Pour identifier le bon collaborateur, la première colonne de votre fichier doit être l'identifiant commun entre votre outil et Lucca. L'identifiant est soit:
- Le login
- Le binôme “Etablissement” + “matricule” (toujours unique par établissement)
- Le mail
Création d'un utilisateur: les champs obligatoires
Si des valeurs par défaut sont configurées, les champs obligatoires peuvent rester vides ou les colonnes de ces champs peuvent ne pas être intégrées dans le fichier.
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Code de la donnée |
Description |
Valeur par défaut |
Valeurs possibles |
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login |
Identifiant du salarié |
Oui |
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firstName |
Prénom |
Non |
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lastName |
Nom |
Non |
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E-mail professionnel |
Non |
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legalEntity |
Etablissement |
Oui |
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dtContractStart |
Date de début de contrat |
Non |
JJ/MM/AAAA |
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department |
Département/Service |
Oui |
Liste des départements créés ou importés (paramétrage générale roue dentée -> Départements) |
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manager |
Manager hiérarchique N+1 |
Non |
Si un collaborateur n'a pas de manager ou d'approbateur alors indiquer manager = le collaborateur lui-même. |
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rolePrincipal |
Rôle principal |
Oui |
Liste des rôles configurés dans le paramétrage général -> Rôles |
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culture |
Langue d’affichage de Lucca |
Oui |
fr-FR ; de-DE; en-US; en-GB; es-ES; nl-BE; it-IT |
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habilitedRoles |
Rôle(s) secondaire(s) |
Non |
C'est un champ non obligatoire. Pour les associer par import vous devez créer autant de colonnes que de rôles secondaires nécessaires : habilitedRoles_0 / habilitedRoles_1 / habilitedRoles_2 .... |
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employeenumber |
Matricule paie |
Non |
La création du matricule peut être automatisé par Lucca. Il peut être créé de manière asynchrone avec la création du collaborateur. La donnée est obligatoire uniquement si vous avez souscrit à Lucca Absences. |
Champs pour le module Lucca Absences (Gestion des congés et des absences) et Lucca Feuilles de temps (Gestion des temps et des activités)
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Code de la donnée |
Description |
Valeur par défaut |
Valeurs possibles |
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profile_ Lucca Absences |
Profils d'acquisition |
Oui |
Liste des profils créés dans les réglementaires |
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dtBirth (optionnel) |
Date de naissance |
Non |
JJ/MM/AAAA |
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calendar |
Calendrier des jours fériés s'appliquant au collaborateur |
Oui |
Liste des calendriers (configurer -> calendriers) |
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csp |
Catégorie socio-professionnelle (dépend de votre paramétrage) |
Oui |
Le module de paramétrage est dans la roue crantée. |
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Approbateur Lucca Absences personnalisé |
Deuxième approbateur de congés |
Non |
Dépend de votre circuit d'approbation Lucca Absences personnalisé |
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userWorkCycles |
Cycles de travail (paramétrage de cycles) |
Non |
Liste des cycles de travail (paramétrage général: roue crantée) |
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userWorkCycles.start (optionnel) |
Date de début du cycle de travail |
Non |
JJ/MM/AAAA |
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userWorkCycles.end (optionnel) |
Date de fin du cycle de travail |
Non |
JJ/MM/AAAA Si vide pas de date de fin |
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dtSeniority (optionnel) |
Date d’ancienneté si différente de la date de début de contrat |
Non |
JJ/MM/AAAA
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dtContractEnd (optionnel) |
Date de fin de contrat |
Non |
JJ/MM/AAAA |
Champs pour le module Lucca Notes de Frais (Gestion des notes de frais)
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Code de la donnée |
Description |
Valeur par défaut |
Valeurs possibles |
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iban |
Obligatoire (si paiement via Lucca Notes de Frais) |
Non |
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bic |
Obligatoire (si paiement via Lucca Notes de Frais) |
Non |
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profile_ Lucca Notes de Frais |
Profil de remboursement |
Oui |
Profils créés via Paramétrage -> Politiques de frais |
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personalAccount (à renseigner si nécessaire en comptabilité) |
Compte de tiers du salarié (compte auxiliaire de crédit) |
Non |
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frenchCarTaxHorsePower (optionnel) |
Puissance fiscale de la voiture de l’employé |
Non |
Format: Chiffre (exemple pour 6 CV renseigner 6) |
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frenchMotorcyclesTaxHorsePower (optionnel) |
Puissance fiscale de la moto de l’employé |
Non |
Format: Chiffre (exemple pour 6 CV renseigner 6) |
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axisValues(x) (optionnel) x étant l’id de l’axe analytique indiqué dans l’administration des axes analytiques |
Valeur d’une section analytique de l’axe analytique x du salarié. |
Non |
Liste des sections analytiques |
Champs pour le module Lucca Bulletins de paie (dématérialisation des fiches de paie)
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Code |
Description |
Valeur par défaut |
Valeurs possibles |
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personalEmail (optionnel) |
E-mail personnel pour la connexion au site Lucca Bulletins de paie.ilucca.net |
Non |
Champ pour Poplee - Dossier RH
Le dossier RH est composé de deux types de données :
- les Core data (données des tableaux ci-dessus) qui sont des données non modifiables
- et les Extended data qui sont des données que vous pourrez ajouter et personnaliser, pour plus de détails vous pouvez vous référer à la fiche d'aide Les différents types de données du dossier RH
L’import de ces données se fera sur le même modèle qu’un import utilisateur, le fichier devra comporter le Login en première colonne.
Chacune des données de votre base est caractérisée par un code unique que vous pouvez retrouver facilement via les rapports de données collaborateurs
Synchronisation des utilisateurs via SFTP/FTPS
La synchronisation des utilisateurs depuis un logiciel tiers vers lucca peut être automatisée de manière à garantir une mise à jour régulière des informations.
Pour cela vous pouvez synchroniser vos fichiers utilisateurs via un SFTP/FTPS (File Transfer Protocol).
Le fichier envoyé sur le SFTP/FTPS Lucca devra être un fichier plat au format CSV (séparateur point virgule).
Lucca vous permet de définir des valeurs par défaut (Collaborateurs > Valeurs par défaut) par établissement, ou département.
Ces valeurs seront affectées par défaut à chaque nouvel entrant si vous ne renseignez pas de valeur dans le fichier.
Le fichier peut être déposé soit sur un serveur SFTP/FTPS fourni par Lucca ou sur le serveur du client. La synchronisation aura lieu une fois par jour à une heure définie lors du paramétrage.