Workflow d'approbation : ajouter un approbateur

Avant de commencer

Vous avez besoin de faire intervenir une autre personne dans le process de vos entretiens, de définir un workflow de validation particulier ou souhaitez-vous ajouter une autre approbation sur certaines campagnes, comme :

L’accord d'un PDG sur les campagnes d'augmentation ou d'entretiens annuels
L’intervention d'un membre du service RH pour un entretien de retour de congés longue durée, ou de fin de période d'essai
La participation d'un second manager ou d'un binôme projet/commercial pour un bilan de fin de mission ou une revue d'objectifs trimestriels

Cette fiche vous indique comment paramétrer cette option dans les entretiens.

Pour l'instant il faut vérifier que les approbateurs prévus ont bien accès aux permissions de consultation des entretiens. Un droit implicite sera ajouté prochainement.

Ajouter l'option dans le déroulé

Dans l'onglet "Campagnes", ouvrez une campagne existante ou créez une nouvelle campagne. Dans la page "Déroulé", entre l'étape de réalisation et de validation du collaborateur, vous verrez une option concernant l'approbation.

Plusieurs scénarios avancés sont désormais possibles :

vous voulez permettre à un responsable de département, ou un N+2, de donner son accord sur une campagne d'augmentation ou d'entretiens annuels > utiliser les différents niveaux hiérarchiques proposés

Si vous avez besoin de faire intervenir quelqu'un de précis, comme un membre du CODIR, ou de l'équipe RH, vous pouvez choisir un collaborateur spécifique

Enfin une troisième option si vous disposez du Dossier RH, consiste à utiliser les données simples de type utilisateurs, pour associer des profils particuliers comme un(e) référent(e) RH ou un binôme projet.

Pour voir comment ajouter ces données côté Dossier RH, consulter cette fiche Créer une donnée simple dans le dossier RH.

Dans le cas où l'approbateur supplémentaire doit visualiser les réponses, n'oubliez pas de cocher la permission dédiée, même si l'approbateur est le responsable de la campagne.

Aperçu pour le collaborateur et le responsable d'entretien

L'entretien n'est pas impacté par cette option pour ces deux participants. Seule une indication visuelle de l'étape supplémentaire apparaît au-dessus du formulaire d'entretien.

Aperçu pour l'approbateur

Une fois l'entretien réalisé par le responsable, un e-mail de notification prévient la personne qui approuve ensuite :

Un nouvel onglet devient disponible dans son menu de gauche (1) : le collaborateur peut consulter les entretiens sur lesquels il doit faire une action (2), puis approuver ou refuser (3)

L'approbateur a deux options :

Soit il approuve et peut déposer un commentaire optionnel, qui sera visible dans le bilan par le collaborateur et le responsable d'entretien

Soit il refuse et fait un commentaire visible par le responsable d'entretien à travers une notification

Aperçu pour l'administrateur

Sur une campagne configurée avec un approbateur supplémentaire, une colonne "approbateur de l'entretien" apparait, pour permettre la gestion de la campagne :

Ainsi que son suivi :

Cas particuliers

Certaines configurations seront bloquées ou bénéficient de répercussions automatiques :

Si l'approbateur est identique au responsable d'entretien
Ou si l'approbateur n'est pas trouvé

Dans ces cas précis, vous serez alerté par un message non bloquant dans la configuration.

Sur une campagne déjà lancée et avec des modifications en cours de sur les données du dossier RH, l'étape d'approbation sera automatiquement annulée et l'entretien passera directement à la validation du collaborateur.