Avant de commencer
Vous avez besoin de faire intervenir un approbateur en plus du responsable d'entretien dans le process de vos entretiens, par exemple pour :
- L’accord d'un PDG sur les campagnes d'augmentation ou d'entretiens annuels
- L’intervention d'un membre du service RH pour un entretien de retour de congés longue durée, ou de fin de période d'essai
- La participation d'un second manager ou d'un binôme projet/commercial pour un bilan de fin de mission ou une revue d'objectifs trimestriels
Cette fiche vous indique comment paramétrer cette option dans les entretiens.
Ajouter l'option dans le déroulé
Dans l'onglet "Campagnes", ouvrez une campagne existante ou créez une nouvelle campagne. Dans la page "Déroulé", entre l'étape de réalisation et de validation du collaborateur, vous verrez une option concernant l'approbation.
Plusieurs scénarios avancés sont désormais possibles :
- Vous voulez permettre à un responsable de département, ou un N+2, de donner son accord sur une campagne d'augmentation ou d'entretiens annuels > utiliser les différents niveaux hiérarchiques proposés.
- Si vous avez besoin de faire intervenir quelqu'un de précis, comme un membre du CODIR, ou de l'équipe RH, vous pouvez choisir un collaborateur spécifique.
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Enfin une troisième option si vous disposez du Dossier RH, consiste à utiliser les données simples de type utilisateurs, pour associer des profils particuliers comme un(e) référent(e) RH ou un binôme projet.
Pour voir comment ajouter ces données côté Dossier RH, consulter cette fiche Créer une donnée simple dans le dossier RH.
Aperçu pour le collaborateur et le responsable d'entretien
L'entretien n'est pas impacté par cette option pour ces deux participants. Seule une indication visuelle de l'étape supplémentaire apparaît au-dessus du formulaire d'entretien.
Aperçu pour l'approbateur
Une fois l'entretien réalisé par le responsable, un e-mail de notification prévient la personne qui approuve ensuite :
Un nouvel onglet devient disponible dans son menu de gauche (1) : le collaborateur peut consulter les entretiens sur lesquels il doit faire une action (2), puis approuver ou refuser (3)
L'approbateur a deux options :
- Soit il approuve et peut déposer un commentaire optionnel. Ce commentaire sera visible dans le bilan PDF par le collaborateur et le responsable d'entretien ainsi que dans l'export des entretiens d'une campagne.
- Soit il refuse et fait un commentaire visible par le responsable d'entretien à travers une notification
Aperçu pour l'administrateur
Sur une campagne configurée avec un approbateur supplémentaire, une colonne "approbateur de l'entretien" apparait, pour permettre la gestion de la campagne :
Cas particuliers
Entretien avec 2 managers
Il n'est pas possible que deux managers puissent être attribués sur la même tâche de préparation et de réalisation de l'entretien.
Comment gérer le déroulé de leurs entretiens dans ces cas-là ?
Option 1 - Ajout d'un approbateur (si vous avez souscrit à Poplee Socle RH)
Comme indiqué dans cette section de la fiche, il est possible de créer une nouvelle donnée simple "Second Manager" ou "Manager 2" de type "Utilisateur" dans (plus d'informations dans cette fiche d'aide) que vous allez appeler ensuite dans la configuration de la campagne.
Dans le déroulé de la campagne, indiquez le manager n°1 en tant que responsable d'entretien, et le manager n°2 en tant qu'approbateur, grâce au choix "Un type d'utilisateur basé sur une donnée RH" :
Le Second Manager aura la visibilité sur les réponses formulées pendant l'entretien.
Option 2 - Entretien 360°
Il est possible également d'activer le formulaire des demandes d'avis pour que le manager N+2 puisse répondre à une ou plusieurs questions en vue d'évaluer le collaborateur.
Pour cela, nous vous invitons à activer les demandes d'avis dans votre campagne et d'ajuster la demande d'avis sur "1" par le responsable d'entretien (manager 1).
Le responsable d'entretien pourra choisir alors le manager N+2 afin qu'il puisse donner son avis sur le collaborateur.
Pour plus d'informations sur les demandes d'avis 360° : Configurer une campagne d’entretiens 360°
Approbateur inexistant ou identique au responsable d'entretien
Certaines configurations seront bloquées ou bénéficient de répercussions automatiques :
- Si l'approbateur est identique au responsable d'entretien
- Ou si l'approbateur n'est pas trouvé
Dans ces cas précis, vous serez alerté par un message non bloquant dans la configuration.
Sur une campagne déjà lancée et avec des modifications en cours de sur les données du dossier RH, l'étape d'approbation sera automatiquement annulée et l'entretien passera directement à la validation du collaborateur.