Le déploiement d'Anytime de A à Z

Avant de commencer

De la souscription du service à la première utilisation des cartes Anytime, il y a différentes étapes à suivre. Vous retrouverez dans cette fiche tout le processus de déploiement d'Anytime, intégré à Cleemy.

Demande d'ouverture de compte bancaire Anytime

Avant toute chose, vous vous verrez transmettre par le consultant en charge de votre déploiement un lien vers un formulaire en ligne. Ce formulaire vous permettra d'effectuer une demande d'ouverture de compte Anytime.

Voici les documents dont vous aurez besoin pour compléter la demande d'ouverture de ce compte bancaire Anytime :

  • Forme juridique
  • Raison sociale
  • Adresse
  • SIRET
  • Description en quelques mots de votre activité
  • KBis de moins de 3 mois
  • Statuts de la société
  • Si vous n’êtes pas mandataire social, faites-lui établir une délégation de pouvoir. Un modèle est disponible sur https://www.anyti.me/PDF/Delegation_de_pouvoir.pdf
  • Pour le mandataire social
    • Pièce d’identité (carte d’identité recto-verso sur un seul fichier ou volets photo & signature d’un passeport) en couleurs et en cours de validité
    • Justificatif de domicile personnel (facture d’eau, électricité, gaz, box internet, téléphone fixe) de moins de 3 mois et en couleur.
  • Pour le délégué
    • Nom, prénom, nationalité, date de naissance, numéro de téléphone mobile, mail, adresse postale personnelle
    • Justificatif de domicile personnel (moins de 3 mois, comme pour le mandataire)
  • Liste des associés détenant plus de 25% du capital
    • Nom, prénom
    • Quotité de parts détenues
    • Pièce d’identité
    • Justificatif de domicile personnel

Validation de la demande d'ouverture du compte 

Après réception du formulaire dûment complété, la prise en charge par Anytime se fait dans un délai de 48h. Si tous les documents sont corrects, la validation est immédiate. Sinon, vous serez contactés par Anytime afin de fournir les pièces manquantes en vue de l'ouverture de votre compte.

Une fois les informations validées et enregistrées par Anytime, vous recevrez un email confirmant l'ouverture de votre compte. Vous disposerez d'un identifiant et d'un mot de passe par compte bancaire Anytime.

La commande des cartes demandées dans le formulaire d'ouverture de compte est lancée dès validation du dossier par Anytime.

Première connexion à l'interface de gestion des cartes Anytime

Suite à la validation de votre compte, deux mails seront envoyés par Anytime :

Mail de connexion au compte en ligne Anytime

Ce mail vous permettra d'accéder à votre espace gestionnaire de votre flotte de cartes Anytime. Ceci se fait via le site d'Anytime.

Mail de prise en main du service

Ce mail vous sera envoyé lorsque vos cartes viendront d'être expédiées. Ce mail est le premier contact que vous aurez avec ce nouveau service en tant que client. Il contient énormément d'informations pour vous permettre de gérer au mieux votre flotte de cartes.

Figureront notamment dans ce mails des liens vers les contenus vidéo suivant :

    • Tutoriels expliquant les actions classiques que vous pouvez effectuer sur l'interface Anytime :
      • activation du compte gestionnaire, si ce n'est déjà fait.
      • activation des cartes.
      • obtention du code PIN : vous pouvez obtenir le code PIN d'une carte directement depuis l'interface Anytime.
      • alimentation du compte société.

Vous trouverez aussi les liens vers des fiches d'aide du support Lucca pour effectuer les premières actions relatives à la synchronisation de votre compte Anytime dans Cleemy.

Pour finir, le template d'un courrier sera joint au mail. Ce courrier devra être transmis à vos collaborateurs au moment de la distribution des cartes. Il explique succinctement comment utiliser une carte.

Virement d'argent sur le compte société Anytime

Pour mettre de l'argent sur vos cartes Anytime, vous devez au préalable alimenter votre compte société Anytime : c'est à partir de ce compte que les cartes Anytime seront rechargées.

Le RIB de votre compte Anytime est indiqué sur votre interface de gestion des cartes Anytime. Il vous suffit d'aller dans l'espace pro puis dans le menu "Compte général" pour le récupérer.

Le nom et l'adresse du destinataire que vous devez saisir sont ceux de votre société.

Votre IBAN commence certainement par "GB" mais le compte est bien hébergé en France. Ceci permet simplement d'accélérer le processus de virement bancaire.

Activation des cartes

Pour que les cartes soient utilisables par vos collaborateurs, il vous suffit d'aller dans le menu "Cartes" et d'ouvrir le menu déroulant pour une carte. Vous verrez un bouton rouge "Activer" sur lequel cliquer.

Dès lors, les cartes peuvent être rattachées à un utilisateur dans Cleemy.

Synchronisation avec Cleemy et rattachement aux utilisateurs

Cette partie s'effectue dans Cleemy. Deux fiches d'aide sont disponibles pour ces deux actions :

Le rattachement d'un utilisateur à une carte Anytime ne peut se faire que si le solde de la carte est nul.


Modifications de paramétrage dans Cleemy

Avec l'arrivée des cartes Anytime, Cleemy va passer automatiquement des écritures d'attribution ou de remboursement d'avance. Il est important que ces écritures soient retranscrites en comptabilité.

Ajustement du plan comptable

Dans Cleemy, vie le menu "Paramétrage" > "Plan comptable", vous pourrez indiquer le code comptable de votre carte bancaire d'entreprise Anytime ainsi que le compte d'avance.

 

Le compte d'avance et le compte salarié peuvent être identiques.

Ajustement du format d'export comptable

Une fois le plan comptable mis à jour, il faut que ces données soient présentes dans le fichier généré par Cleemy au moment de l'export comptable. Aussi faut-il ajouter quatre lignes d'écritures correspondant à deux opérations : l'attribution d'avance (i.e la recharge de la carte) et l'imputation d'avance sur frais (i.e la diminution du solde du compte d'avance ponctuel au moment de la déclaration de la note de frais).

Attribution d'avance

Comptablement, cela se traduit par l'écriture d'une ligne au crédit sur le compte bancaire d'entreprise Anytime et au débit sur le compte d'avance ponctuelle du salarié.

Imputation d'avance sur frais

Comptablement, cela se traduit pour l'écriture d'une ligne au crédit sur le compte d'avance ponctuelle du salarié et au débit sur son compte salarié.

Distribution des cartes

Tout est maintenant prêt pour que vous puissiez distribuer les cartes à vos collaborateurs. Vous n'avez plus qu'à créditer de l'argent sur les cartes pour qu'elles puissent être utilisées.

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