Avant de commencer
Le module de signature électronique permet d'envoyer vos documents pour signature. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de la signature électronique, vous pouvez consulter notre fiche d'aide dédiée.
Accéder au document depuis l'e-mail de demande
Suite à l'envoi d'une demande de signatures, les signataires reçoivent simultanément une notification par e-mail. Cet e-mail contient un lien qui permet d'accéder aux documents et de les signer.
Dans le cas où les documents ont déjà été signés, ce lien redirige vers une page confirmant la signature des documents.
Ou depuis le centre de notifications Lucca
Suite à l'envoi d'une demande de signatures, les signataires reçoivent aussi la notification dans la cloche de la page d'accueil de Lucca. Les collaborateurs peuvent ainsi directement accéder aux documents qu'ils doivent signer depuis l'interface Lucca.
Si le collaborateur doit signer plusieurs documents, il retrouvera la liste complète directement dans le centre de notifications de Lucca. En cas d'oubli d'une demande, le collaborateur recevra un rappel automatique de signer le document (avec les autres notifications Lucca en retard).
Signature des documents
La signature d'un document se fait en 2 étapes :
- L'acceptation de la politique de confidentialité et du traitement des données biométriques du signataire (pression, vitesse et accélération lors de la signature).
- L'apposition de sa signature. Pour signer, il vous faudra cliquer dans le document à l'endroit où vous souhaitez apposer votre signature.
La signature peut s'effectuer sur ordinateur, mobile (smartphone) ou tablette. En scannant le QR code depuis un dispositif mobile, on accède directement à l'interface de signature.
Ces étapes sont à répéter autant de fois qu'il y a de documents à signer.
Réception des documents signés
Une fois le document signé par toutes les parties, les signataires ainsi que les utilisateurs notifiés, reçoivent par e-mail le document signé au format PDF.
Dans le cas où la demande de signatures comprend plusieurs documents, un e-mail est envoyé pour chaque document. Ainsi, si 2 documents sont à signer par 2 signataires, chaque signataire recevra 2 e-mails distincts.
Refus de signature
Un signataire a la possibilité de refuser la signature d'un document. Dans ce cas, le signataire devra justifier son refus et une notification sera envoyée à l'ensemble des signataires.
Si une demande de signatures comprend plusieurs documents, un signataire peut signer certains documents et en refuser d'autres.
Annulation d'une demande de signatures
Les administrateurs ont la possibilité d'annuler une demande de signatures. Cette action met fin au processus de signature pour l'ensemble des documents de cette demande, plus aucun signataire ne pourra signer ou accéder aux documents.
Si les signataires tentent d'accéder aux documents, ils seront redirigés vers une page les informant que la procédure a été annulée.
Rappel automatique
Un rappel automatique est envoyé tous les 3 jours aux signataires n'ayant pas encore signé le document.
