Avant de commencer
Poplee Entretiens est un outil vous permettant de partager et de suivre les campagnes d'entretiens de vos collaborateurs. Il est important pour cela, de paramétrer les permissions qu'auront chacun des interlocuteurs une fois la campagne lancée.
En tant qu'administrateur, vous pouvez être amené à organiser ces rôles de vous-même, directement sur la base.
Comment ?
Les accès à Poplee Entretiens sont gérés depuis l'administration des rôles. Pour y accéder, vous devez vous rendre dans la roue crantée de paramétrage Lucca puis dans les Rôles et permissions.
Cette fiche d'aide répertorie l'ensemble des permissions relatives à Poplee Entretiens.
Si vous n'avez pas accès à ce module, demandez à votre administrateur. Si vous êtes l'administrateur de Poplee Entretiens alors contactez le support Lucca.
Attention aux droits implicites : dès qu'un collaborateur est évalué dans une campagne ou assigné sur un objectif, il y aura accès même si les permissions ne sont pas cochées. Cela permet d'éviter que des objectifs soient assignés sans le savoir (et donc non suivis) ou des entretiens non préparés.
Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons sur cette fiche quelques cas d'usages pour vous aider à y voir plus clair dans le paramétrage de vos rôles.
Les différentes permissions Poplee Entretiens disponibles :
| Nom de la permission | Menus Poplee Entretiens associés | Permission pour l'utilisateur | Bon à savoir |
| Consulter les entretiens de | Mes entretiens | Cela permet d'accéder à ses propres entretiens, ainsi que ceux dont j'ai accès via des périmètres supplémentaires. Par exemple, un manager aura en plus un périmètre " Collaborateurs supervisés", pour consulter les archives et entretiens en cours de son équipe. |
Le périmètre s'applique aussi sur les campagnes, même si vous en êtes le ou la responsable. Par exemple, vous pourrez avoir le droit de lancer des campagnes sur tous les départements, mais d'accéder en lecture seulement aux entretiens compris dans la permission de "consulter les entretiens". Cela permet de répondre à des besoins de confidentialité des entretiens. Pour en savoir plus, cliquez ici.
La permission de "consulter les entretiens" s'applique par défaut sur la visibilité des entretiens d'une campagne. C'est-à-dire que la restriction de visibilité des entretiens s'appliquera en fonction du périmètre décrit sur la permission de "consulter les entretiens". Pour outrepasser cette restriction, vous pouvez utiliser l'option avancée décrite ici. |
| Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre | Campagnes |
Cette permission vous permet de créer, lancer et suivre les campagnes (également sur un périmètre donné). Cette option peut être combinée avec le périmètre des établissements (ETS).
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| Consulter les objectifs personnels de | Mes objectifs | Cela permet d'accéder à ses propres objectifs, ainsi que ceux dont j'ai accès via des périmètres supplémentaires. Par exemple, un manager aura en plus un périmètre " Collaborateurs supervisés", pour consulter les archives et objectifs en cours de son équipe. | Pour en savoir plus, cliquez ici. |
| Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de | Mes objectifs |
Cela permet de garder le contrôle de son avancement. |
Pour en savoir plus, cliquez ici. |
| Proposer un objectif | Mes objectifs | Cette permission permet au collaborateur de proposer ces propres objectifs. Ils devront être approuvés par le manager. | |
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Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de |
Mes objectifs | Cette permission permet au manager de pouvoir gérer les objectifs de ces collaborateurs supervisés. | |
| Accès au tableau de bord des objectifs |
Tableau de bord |
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| Paramétrer les objectifs | Paramétrage | Cette permission permet de paramétrer la cadence de vos objectifs, leur assigner une pondération ou encore importer des objectifs pour avoir une base au plus proche de vos pratiques. | |
| Consulter les objectifs d'équipe de | Équipe | Cela permet de voir les objectifs d'équipe selon un périmètre. Implicitement, j'ai le droit de consulter les objectifs d'équipe qui me sont assigné. |
Pour un partage global au sein d'une équipe, on pourra choisir le périmètre "Département uniquement". Pour une visibilité plus restreinte, on utilisera "Collaborateurs supervisés" ou "Utilisateurs spécifiques". Pour rappel, il est possible de combiner plusieurs périmètres en cliquant sur l'icône "Plus" |
| Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe | Mes objectifs |
Cela permet d'avoir le choix entre personnel / équipe au moment de la création ou modification d'un objectif. Cette permission sera privilégiée pour les managers ou responsables d'équipe, afin de leur permettre de créer la bonne catégorie d'objectifs au moment des entretiens. |
Cette permission sera privilégiée pour les managers ou responsables d'équipe, pour leur permettre de créer la bonne catégorie d'objectifs au moment des entretiens. |
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Voir la ligne hiérarchique (tous les objectifs principaux) de mes objectifs d'équipe |
Arborescence |
Cela permet de voir tous les objectifs qui sont reliés au-dessus des miens, en suivant l'organigramme des objectifs parents (pas forcément le même que l'organigramme organisationnel coté Trombinoscope). Par exemple, celui de mon manager jusqu'à celui du PDG. | |
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Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs |
Arborescence |
Cela permet de voir seulement les objectifs parents directement rattachés à mes objectifs, par exemple ceux de mon manager. |
Les paramétrages par défaut
Ce que nous recommandons comme paramétrage pour démarrer :
En tant qu'admin, sur un rôle principal ou secondaire :
| Entretiens |
Consulter les entretiens de > Tous les départements Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre > Tous les départements |
| Objectifs personnels |
Consulter les objectifs personnels de > Tous les départements Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Tous les départements Proposer un objectif (sans scope) Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de > Tous les départements Accès au tableau de bord des objectifs > Tous les départements |
| Objectifs d'équipe |
Consulter les objectifs d'équipe de > Tous les départements Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe Voir la ligne hiérarchique (tous les objectifs principaux) de mes objectifs d'équipe Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs |
En tant que manager, sur un rôle secondaire :
| Entretiens |
Consulter les entretiens de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés |
| Objectifs personnels |
Consulter les objectifs personnels de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés Proposer un objectif Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de > Collaborateurs supervisés |
| Objectifs d'équipe |
Consulter les objectifs d'équipe de > Département Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs |
En tant que collaborateur, sur un rôle secondaire :
| Entretiens |
Consulter les entretiens de > Utilisateur |
| Objectifs personnels |
Consulter les objectifs personnels de > Utilisateur Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Utilisateur Proposer un objectif |
| Objectifs d'équipe |
Consulter les objectifs d'équipe de > Département Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs |
Les cas particuliers
Vous être une équipe RH répartie sur plusieurs entités légales et/ou vous vous répartissez la gestion des campagnes. Vous avez donc besoin de plusieurs rôles admin, mais en respectant aussi la confidentialité de chaque membre de l'équipe RH.
Il faut d'abord vérifier la structure au niveau des départements. Le ou la responsable de l'équipe RH doit être indiquée à la tête de son département et des sous-départements doivent être créés pour chaque membre de l'équipe.
Cela vous permettra ensuite de créer des rôles secondaires pour chaque niveau hiérarchique et de contrôler la visibilité grâce aux départements (on les sélectionne tous, sauf ceux qu'on ne doit pas voir)
Les permissions liées aux objectifs
Pour aller plus loin sur les permissions liées aux objectifs, vous pouvez consulter ces fiches d'aide :
- Les 3 rôles types à créer pour démarrer avec les objectifs d'équipe
- Les 3 rôles types à créer pour démarrer avec les objectifs personnels