Gérer les rôles dans Poplee Entretiens

Avant de commencer

Poplee Entretiens est un outil vous permettant de partager et de suivre les campagnes d'entretiens de vos collaborateurs. Il est important pour cela, de paramétrer les permissions qu'auront chacun des interlocuteurs une fois la campagne lancée.

En tant qu'administrateur, vous pouvez être amené à organiser ces rôles de vous-même, directement sur la base.

Comment ?

Les accès à Poplee Entretiens sont gérés depuis l'administration des rôles. Pour y accéder, vous devez vous rendre dans la roue crantée de paramétrage Lucca puis dans les Rôles et permissions.
Cette fiche d'aide répertorie l'ensemble des permissions relatives à Poplee Entretiens.

L'accès au module d'administration des rôles n’est pas toujours activé par défaut lors du déploiement. Si vous n'avez pas accès à ce module, demandez à votre administrateur. Si vous êtes l'administrateur de Poplee Entretiens alors contactez le support Lucca.

Attention aux droits implicites : dès qu'un collaborateur est évalué dans une campagne ou assigné sur un objectif, il y aura accès même si les permissions ne sont pas cochées. Cela permet d'éviter que des objectifs soient assignés sans le savoir (et donc non suivis) ou des entretiens non préparés.

Les différentes permissions Poplee Entretiens disponibles :

Nom de la permission	Menus Poplee Entretiens associés	Permission pour l'utilisateur	Bon à savoir
Consulter les entretiens de	Mes entretiens	Par défaut, cela permet d'accéder à ses propres entretiens ainsi qu'à ceux dont vous êtes le responsable d'entretien. Vous pouvez élargir ce périmètre de consultation via la liste déroulante. Par exemple, un manager aura en plus un périmètre " Collaborateurs supervisés", pour consulter les archives et entretiens en cours de son équipe.	La permission de "consulter les entretiens" s'applique par défaut sur la visibilité des entretiens d'une campagne. Par exemple, vous pourrez avoir le droit de lancer des campagnes sur tous les départements, mais d'accéder en lecture seulement aux entretiens compris dans la permission de "consulter les entretiens". Pour outrepasser cette restriction, vous pouvez utiliser l'option avancée décrite ici. Cette option peut être combinée avec le périmètre des établissements. Vous trouverez des exemples dans cette fiche d'aide.
Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre	Campagnes	Cette permission a 2 effets : - d'un côté elle permet de créer une campagne pour les collaborateurs qui sont dans le périmètre X - d'un autre côté, elle permet d'administrer les campagnes dont le responsable de la campagne est dans le périmètre X	Vous pouvez vous reporter à cette fiche d'aide pour mieux comprendre cette permission.
Importer un historique d'entretiens	Paramétrage	Cela permet d'importer des entretiens réalisés en dehors de Poplee Entretiens, afin que ces entretiens soient pris en compte dans l'onglet Recommandations.	Pour en savoir plus, cliquez ici.
Créer, gérer des règles et consulter les recommandations d'entretiens associées	Recommandations	Cela permet de créer des règles de planification et gérer l’ensemble des règles existantes, ainsi que consulter les suggestions d’entretiens associées à ces règles.	Pour en savoir plus, cliquez ici.
Consulter les suggestions d'entretiens soumis à des règles de planification	Recommandations	Cela permet d'accéder au tableau de bord de planification et utiliser les suggestions pour planifier les entretiens soumis à des règles de planification	Pour en savoir plus, cliquez ici.
Consulter les objectifs personnels de	Mes objectifs	Cela permet d'accéder à ses propres objectifs, ainsi que ceux dont j'ai accès via des périmètres supplémentaires. Par exemple, un manager aura en plus un périmètre " Collaborateurs supervisés", pour consulter les archives et objectifs en cours de son équipe.	Pour en savoir plus, cliquez ici.
Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de	Mes objectifs	Cela permet de garder le contrôle de son avancement.	Pour en savoir plus, cliquez ici.
Proposer un objectif pour soi-même	Mes objectifs	Cette permission permet au collaborateur de proposer ses propres objectifs. Ils devront être approuvés par le manager.
Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de	Mes objectifs	Cette permission permet au manager de pouvoir gérer les objectifs de ces collaborateurs supervisés.
Accès au tableau de bord des objectifs	Tableau de bord
Paramétrer les objectifs	Paramétrage	Cette permission permet de paramétrer la cadence de vos objectifs, leur assigner une pondération ou encore importer des objectifs pour avoir une base au plus proche de vos pratiques.
Consulter les objectifs d'équipe de	Équipe	Cela permet de voir les objectifs d'équipe selon un périmètre. Implicitement, j'ai le droit de consulter les objectifs d'équipe qui me sont assigné.	Pour un partage global au sein d'une équipe, on pourra choisir le périmètre "Département uniquement". Pour une visibilité plus restreinte, on utilisera "Collaborateurs supervisés" ou "Utilisateurs spécifiques". Pour rappel, il est possible de combiner plusieurs périmètres en cliquant sur l'icône "Plus"
Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe	Mes objectifs	Cela permet d'avoir le choix entre personnel / équipe au moment de la création ou modification d'un objectif. Cette permission sera privilégiée pour les managers ou responsables d'équipe, afin de leur permettre de créer la bonne catégorie d'objectifs au moment des entretiens.	Cette permission sera privilégiée pour les managers ou responsables d'équipe, pour leur permettre de créer la bonne catégorie d'objectifs au moment des entretiens.
Voir la ligne hiérarchique (tous les objectifs principaux) de mes objectifs d'équipe	Arborescence	Cela permet de voir tous les objectifs qui sont reliés au-dessus des miens, en suivant l'organigramme des objectifs parents (pas forcément le même que l'organigramme organisationnel coté Trombinoscope). Par exemple, celui de mon manager jusqu'à celui du PDG.
Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs	Arborescence	Cela permet de voir seulement les objectifs parents directement rattachés à mes objectifs, par exemple ceux de mon manager. Cette permission donne implicitement accès à l'onglet "Arborescence".

Les paramétrages par défaut

Ci-dessous vous retrouverez nos recommandations comme paramétrage pour démarrer.
Nous vous proposons sur cette fiche quelques cas d'usages avancés pour vous aider dans le paramétrage.

En tant qu'admin, sur un rôle principal ou secondaire :

Entretiens	Consulter les entretiens de > Tous les départements Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre > Tous les départements
Recommandations	Activer les 3 permissions
Objectifs personnels	Consulter les objectifs personnels de > Tous les départements Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Tous les départements Proposer un objectif pour soi-même (sans scope) Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de > Tous les départements Accès au tableau de bord des objectifs > Tous les départements
Objectifs d'équipe	Consulter les objectifs d'équipe de > Tous les départements Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe Voir la ligne hiérarchique (tous les objectifs principaux) de mes objectifs d'équipe Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs

En tant que manager, sur un rôle secondaire :

Entretiens

Consulter les entretiens de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés

Objectifs personnels

Consulter les objectifs personnels de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés

Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés

Proposer un objectif pour soi-même

Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de > Collaborateurs supervisés

Objectifs d'équipe

Consulter les objectifs d'équipe de > Département

Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe

Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs

En tant que collaborateur, sur un rôle secondaire :

Entretiens

Consulter les entretiens de > Utilisateur

Objectifs personnels

Consulter les objectifs personnels de > Utilisateur

Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Utilisateur