Gérer les rôles dans Poplee Entretiens

Avant de commencer 

Poplee Entretiens est un outil vous permettant de partager et de suivre les campagnes d'entretiens de vos collaborateurs. Il est important pour cela, de paramétrer les permissions qu'auront chacun des interlocuteurs une fois la campagne lancée.

En tant qu'administrateur, vous pouvez être amené à organiser ces rôles de vous-même, directement sur la base.

Concernant l'évolution de l'accès à Poplee Entretiens, vous trouverez les explications dans la partie 3 de cette fiche d'aide.

Comment  ?

Les accès à Poplee Entretiens sont gérés depuis l'administration des rôles. Pour y accéder, vous devez vous rendre dans la roue crantée de paramétrage Lucca puis dans les Rôles et permissions.
Cette fiche d'aide répertorie l'ensemble des permissions relatives à Poplee Entretiens.

L'accès au module d'administration des rôles n’est pas toujours activé par défaut lors du déploiement. Si vous n'avez pas accès à ce module, demandez à votre administrateur. Si vous êtes l'administrateur de Poplee Entretiens alors contactez le support Lucca.

Attention aux droits implicites : dès qu'un collaborateur est évalué dans une campagne ou assigné sur un objectif, il y aura accès même si les permissions ne sont pas cochées. Cela permet d'éviter que des objectifs soient assignés sans le savoir (et donc non suivis) ou des entretiens non préparés.

Les différentes permissions Poplee Entretiens disponibles :

Nom de la permission Menus Poplee Entretiens associés Permission pour l'utilisateur Bon à savoir
Consulter les entretiens de Mes entretiens Par défaut, cela permet d'accéder à ses propres entretiens ainsi qu'à ceux dont vous êtes le responsable d'entretien. Vous pouvez élargir ce périmètre de consultation via la liste déroulante. Par exemple, un manager aura en plus un périmètre " Collaborateurs supervisés", pour consulter les archives et entretiens en cours de son équipe.

La permission de "consulter les entretiens" s'applique par défaut sur la visibilité des entretiens d'une campagne.

Par exemple, vous pourrez avoir le droit de lancer des campagnes sur tous les départements, mais d'accéder en lecture seulement aux entretiens compris dans la permission de "consulter les entretiens". 
Pour outrepasser cette restriction, vous pouvez utiliser l'option avancée décrite ici.

Cette option peut être combinée avec le périmètre des établissements.

Vous trouverez des exemples dans cette fiche d'aide.

 

Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre Campagnes

Cette permission a 2 effets :
- d'un côté elle permet de créer une campagne pour les collaborateurs qui sont dans le périmètre X
- d'un autre côté, elle permet d'administrer les campagnes dont le responsable de la campagne est dans le périmètre X

Vous pouvez vous reporter à cette fiche d'aide pour mieux comprendre cette permission.

Importer un historique d'entretiens Paramétrage

Cela permet d'importer des entretiens réalisés en dehors de Poplee Entretiens, afin que ces entretiens soient pris en compte dans l'onglet Recommandations.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

Créer, gérer des règles et consulter les recommandations d'entretiens associées Recommandations

Cela permet de créer des règles de planification et gérer l’ensemble des règles existantes, ainsi que consulter les suggestions d’entretiens associées à ces règles.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

Consulter les suggestions d'entretiens soumis à des règles de planification Recommandations

Cela permet d'accéder au tableau de bord de planification et utiliser les suggestions pour planifier les entretiens soumis à des règles de planification

Pour en savoir plus, cliquez ici.

Consulter les objectifs personnels de Mes objectifs Cela permet d'accéder à ses propres objectifs, ainsi que ceux dont j'ai accès via des périmètres supplémentaires. Par exemple, un manager aura en plus un périmètre " Collaborateurs supervisés", pour consulter les archives et objectifs en cours de son équipe. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de Mes objectifs

Cela permet de garder le contrôle de son avancement.

Pour en savoir plus, cliquez ici.
Proposer un objectif Mes objectifs Cette permission permet au collaborateur de proposer ces propres objectifs. Ils devront être approuvés par le manager.  
Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de
Mes objectifs Cette permission permet au manager de pouvoir gérer les objectifs de ces collaborateurs supervisés.  
Accès au tableau de bord des objectifs

Tableau de bord

   
Paramétrer les objectifs Paramétrage Cette permission permet de paramétrer la cadence de vos objectifs, leur assigner une pondération ou encore importer des objectifs pour avoir une base au plus proche de vos pratiques.  
Consulter les objectifs d'équipe de Équipe Cela permet de voir les objectifs d'équipe selon un périmètre. Implicitement, j'ai le droit de consulter les objectifs d'équipe qui me sont assigné.

Pour un partage global au sein d'une équipe, on pourra choisir le périmètre "Département uniquement".

Pour une visibilité plus restreinte, on utilisera "Collaborateurs supervisés" ou "Utilisateurs spécifiques". 

Pour rappel, il est possible de combiner plusieurs périmètres en cliquant sur l'icône "Plus"

Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe Mes objectifs

Cela permet d'avoir le choix entre personnel / équipe au moment de la création ou modification d'un objectif.

Cette permission sera privilégiée pour les managers ou responsables d'équipe, afin de leur permettre de créer la bonne catégorie d'objectifs au moment des entretiens.

Cette permission sera privilégiée pour les managers ou responsables d'équipe, pour leur permettre de créer la bonne catégorie d'objectifs au moment des entretiens.

Voir la ligne hiérarchique (tous les objectifs principaux) de mes objectifs d'équipe

Arborescence

Cela permet de voir tous les objectifs qui sont reliés au-dessus des miens, en suivant l'organigramme des objectifs parents (pas forcément le même que l'organigramme organisationnel coté Trombinoscope). Par exemple, celui de mon manager jusqu'à celui du PDG.   
Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs

Arborescence

Cela permet de voir seulement les objectifs parents directement rattachés à mes objectifs, par exemple ceux de mon manager.   

 

Les paramétrages par défaut

Ci-dessous vous retrouverez nos recommandations comme paramétrage pour démarrer.
Nous vous proposons sur cette fiche quelques cas d'usages avancés pour vous aider dans le paramétrage.

En tant qu'admin, sur un rôle principal ou secondaire :

Entretiens

Consulter les entretiens de > Tous les départements

Créer une campagne et administrer les campagnes dont le responsable est dans le périmètre > Tous les départements

Recommandations

Activer les 3 permissions

Objectifs personnels

Consulter les objectifs personnels de > Tous les départements

Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Tous les départements

Proposer un objectif (sans scope)

Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de > Tous les départements

Accès au tableau de bord des objectifs > Tous les départements

Objectifs d'équipe

Consulter les objectifs d'équipe de > Tous les départements

Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe

Voir la ligne hiérarchique (tous les objectifs principaux) de mes objectifs d'équipe

Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs

En tant que manager, sur un rôle secondaire :

Entretiens

Consulter les entretiens de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés

Objectifs personnels

Consulter les objectifs personnels de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés

Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Utilisateur + Collaborateurs supervisés

Proposer un objectif

Créer, modifier, abandonner ou supprimer un objectif de > Collaborateurs supervisés

Objectifs d'équipe

Consulter les objectifs d'équipe de > Département

Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe

Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs

En tant que collaborateur, sur un rôle secondaire :

Entretiens

Consulter les entretiens de > Utilisateur 

Objectifs personnels

Consulter les objectifs personnels de > Utilisateur

Modifier le pourcentage d'avancement des objectifs de > Utilisateur 

Proposer un objectif

Objectifs d'équipe

Consulter les objectifs d'équipe de > Département

Catégoriser un objectif en tant qu'objectif d'équipe

Voir les objectifs parents immédiats de mes objectifs

 

Visibilité des entretiens de collaborateurs supervisés étant dans un établissement différent du manager

Un manager aura la visibilité sur les entretiens de ses collaborateurs supervisés d'autres établissements, même si son rôle ne donne pas accès à ces établissements.
Exemple : J'ai un rôle qui donne uniquement accès à l'établissement Lucca FR et que j'ai la permission "consulter les entretiens de" avec le périmètre suivant :

  • "tous les départements" : alors je vois seulement les entretiens des collaborateurs de l'établissement Lucca FR
  • l'accès par défaut aux collaborateurs supervisés : alors je vois les entretiens de mes collaborateurs supervisés, peu importe leur établissement, par exemple je vois ceux appartenant à Lucca UK

 

Evolution de l'accès des utilisateurs à Poplee Entretiens

Avant le 26 mars 2024, il était possible d’ajouter des collaborateurs sans rôle Poplee Entretiens à une campagne, ces derniers pouvant alors accéder au formulaire d’entretien via email.

Cette possibilité est une exception de Poplee Entretiens que nous avons décidé de désactiver pour simplifier l’usage et la compréhension des rôles des utilisateurs dans cette solution.

Depuis le 26 mars 2024, il est obligatoire d'avoir un rôle incluant la solution Poplee Entretiens pour réaliser ses entretiens. Si des utilisateurs doivent continuer de réaliser leurs entretiens il faudra leur ajouter la solution Poplee Entretiens à leur rôle comme montré ci-dessous.

Vous devez créer un rôle Poplee Entretiens secondaire avec tous ces utilisateurs et leur mettre seulement la permission “consulter les entretiens de - utilisateur”. Ces utilisateurs verront alors l’application Poplee Entretiens dans Lucca et pourront réaliser et consulter leurs entretiens depuis la solution en plus du mail reçu.


Vous trouverez dans cette fiche d'aide plus d'informations sur la gestion des rôles dans Lucca.

 

Les permissions liées aux objectifs

Pour aller plus loin sur les permissions liées aux objectifs, vous pouvez consulter ces fiches d'aide :

- Les 3 rôles types à créer pour démarrer avec les objectifs d'équipe

- Les 3 rôles types à créer pour démarrer avec les objectifs personnels

 

 

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