Distribution des bulletins sans numéro de sécurité sociale

Avant de commencer

Depuis juin 2021, vous avez la possibilité de distribuer les bulletins de paie qui n'ont pas de numéro de sécurité sociale. Cette distribution s'effectue de manière classique, mais sera basée sur les seuls noms et prénoms des collaborateurs. Il faudra donc faire attention aux homonymes !

Distribution des bulletins de paie sans numéro de sécurité sociale

Pagga peut désormais reconnaître et distribuer un bulletin de paie en se basant sur le nom et le prénom du collaborateur. Concrètement, si vous retirez le numéro de sécurité sociale de vos bulletins de paie, Pagga pourra quand même les distribuer automatiquement aux bons collaborateurs.

Ce changement peut entraîner quelques modifications à faire de votre côté, surtout si vous distribuez des documents autres que des bulletins de paie (solde de tout compte, relevé de primes, prime sur intéressement, …).

Attention ce qui suit ne vous concerne que si vous distribuez des bulletins de paie ou des documents sur lesquels le numéro de sécurité sociale n’est pas présent. Si le numéro est toujours affiché sur le document, vous ne constaterez aucune modification par rapport à votre distribution habituelle dans Pagga.

Adapter vos documents

Lors de votre première distribution de fichiers sans numéro de sécurité sociale, vous pourrez constater que certains documents ne seront pas distribués automatiquement. Dans certains cas, vous devrez adapter vos documents afin d’aider Pagga à identifier le collaborateur qui doit recevoir le document. Voici la liste des cas pour lesquels il faudra adapter vos documents :

Le nom et le prénom ne sont pas disponibles sur une des pages du document ⇒ Solution : Ajouter le nom et le prénom de la personne dans l'entête du document.

Les données sont différentes entre le bulletin et Lucca. Ex : sur le bulletin "Chloé DE ALIBERT" et dans Lucca "Chloé ALIBERT" ou "Chloé ALIBERT-GARCIA" ⇒ Solution : Mettre à jour la donnée soit dans la paie soit dans Lucca pour qu’elle soit identique.

Il y a une faute de frappe dans le nom ou le prénom ⇒ Solution : Mettre à jour la donnée soit dans la paie soit dans Lucca pour qu’elle soit identique.

Le nom et le prénom sont sur deux lignes différentes => Solution : Mettre le nom et le prénom sur la même ligne sur le bulletin de paie.

Le nom et le prénom sont séparés. Ex : Nom : ALIBERT Prénom : Chloé ⇒ Solution : Supprimer tous les caractères entre le nom et le prénom dans votre document, afin que "ALIBERT" et "Chloé" soient sur la même ligne et séparés uniquement par des espaces blancs.

Plusieurs noms et prénoms sont présents sur le document ⇒ Solution : Ajouter dans l'entête du document le nom et le prénom du collaborateur, précédé de la mention "pagga:" pour obtenir "pagga:Chloé-Alibert". Cet identifiant n’a pas de mise en forme obligatoire, il faut juste qu’il soit écrit dans l’entête de la page, de la couleur, taille et police que vous souhaitez.

Voici un exemple d'attestation contenant le nom et prénom d'Agathe et de Chloé. J'ajoute l'identifiant dans l'entête pour que Pagga sache que le destinataire de ce document est Chloé.

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Il y a deux noms et prénoms sur le document, le destinataire n'est pas un utilisateur de Pagga ⇒ Solution : Ajouter dans l'entête du document le nom et le prénom du collaborateur destinataire, précédé de la mention "pagga:" pour obtenir "pagga:Chloé-Alibert".

Plusieurs collaborateurs de votre entreprise ont le même nom et prénom (homonymes) => Dans un premier temps, ces documents seront à associer manuellement dans Pagga. Le moteur d’analyse de Pagga vous proposera uniquement les collaborateurs homonymes.

Le collaborateur associé au document a quitté l'entreprise => Nous faisons une association automatique des collaborateurs dans la limite d’un an après leur départ de votre entreprise. Au-delà vous ne pourrez plus associer un document à ce collaborateur via Pagga. Lors de la distribution de ce document, il vous sera proposé en fin de distribution comme un document à télécharger et à distribuer manuellement.

Le contenu du document est sous forme d'image ⇒ Solution : Ajouter dans l'entête du document le nom et le prénom du collaborateur, précédé de la mention "pagga:" pour obtenir "pagga:Chloé-Alibert" ou modifier le système de création du PDF afin qu'il génère du contenu texte.

Que se passera-t-il si je ne traite pas ces points

Au mois de juin 2021, nous installerons la nouvelle version de Pagga, si un des bulletins ou documents que vous distribuez (et qui n’a pas de numéro de sécurité sociale) contient une des anomalies ci-dessus, vous devrez associer le document manuellement dans Pagga. Vous devrez adapter votre document comme décrit ci-dessus, afin qu'il soit distribué automatiquement lors de la prochaine distribution.

En aucun cas, un document ne sera automatiquement distribué à la mauvaise personne.

En cas de problème

Si le problème que vous rencontrez n'est pas dans la liste ou que vous ne pouvez pas faire la modification demandée, n'hésitez pas à contacter le support afin de nous le faire savoir via ce formulaire.

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