Avant de commencer
Depuis l'automne 2022, la distribution des bulletins de paie ne se fait plus selon le numéro de sécurité sociale mais se base uniquement sur les noms et prénoms des collaborateurs. Il faudra donc faire attention aux homonymes !
Distribution de documents autres que des bulletins de paie
Il est toujours possible de distribuer d'autres documents que des bulletins de paie du moment que certaines conditions sont respectées. Les noms et prénoms doivent :
- figurer sur le document
- être similaires dans Lucca et dans la paie
- être affichés sur une même ligne dans le document
- être uniquement séparés d'un espace
Adapter vos documents
Lors de votre première distribution de fichiers sans numéro de sécurité sociale, vous pourrez constater que certains documents ne seront pas distribués automatiquement. Dans certains cas, vous devrez adapter vos documents afin d’aider Pagga Bulletin de paie à identifier le collaborateur qui doit recevoir le document. Voici la liste des cas pour lesquels il faudra adapter vos documents :
Le nom et le prénom ne sont pas disponibles sur une des pages du document ⇒ Solution : Ajouter le nom et le prénom de la personne dans l'entête du document.
Les données sont différentes entre le bulletin et Lucca. Ex : sur le bulletin "Chloé DE ALIBERT" et dans Lucca "Chloé ALIBERT" ou "Chloé ALIBERT-GARCIA" ⇒ Solution : Mettre à jour la donnée soit dans la paie soit dans Lucca pour qu’elle soit identique.
Il y a une faute de frappe dans le nom ou le prénom ⇒ Solution : Mettre à jour la donnée soit dans la paie soit dans Lucca pour qu’elle soit identique.
Le nom et le prénom sont sur deux lignes différentes => Solution : Mettre le nom et le prénom sur la même ligne sur le bulletin de paie.
Le nom et le prénom sont séparés. Ex : Nom : ALIBERT Prénom : Chloé ⇒ Solution : Supprimer tous les caractères entre le nom et le prénom dans votre document, afin que "ALIBERT" et "Chloé" soient sur la même ligne et séparés uniquement par des espaces blancs.
Plusieurs noms et prénoms sont présents sur le document ⇒ Solution : Ajouter dans l'entête du document le nom et le prénom du collaborateur, précédé de la mention "pagga:" pour obtenir "pagga:Chloé-Alibert". Cet identifiant n’a pas de mise en forme obligatoire, il faut juste qu’il soit écrit dans l’entête de la page, de la couleur, taille et police que vous souhaitez.
Voici un exemple d'attestation contenant le nom et prénom d'Agathe et de Chloé. J'ajoute l'identifiant dans l'entête pour que Pagga Bulletin de paie sache que le destinataire de ce document est Chloé.
Il y a deux noms et prénoms sur le document, le destinataire n'est pas un utilisateur de Pagga Bulletin de paie ⇒ Solution : Ajouter dans l'entête du document le nom et le prénom du collaborateur destinataire, précédé de la mention "pagga:" pour obtenir "pagga:Chloé-Alibert".
Plusieurs collaborateurs de votre entreprise ont le même nom et prénom (homonymes) => Dans un premier temps, ces documents seront à associer manuellement dans Pagga Bulletin de paie. Le moteur d’analyse de Pagga Bulletin de paie vous proposera uniquement les collaborateurs homonymes.
Le collaborateur associé au document a quitté l'entreprise => Nous faisons une association automatique des collaborateurs dans la limite d’un an après leur départ de votre entreprise. Au-delà vous ne pourrez plus associer un document à ce collaborateur via Pagga Bulletin de paie. Lors de la distribution de ce document, il vous sera proposé en fin de distribution comme un document à télécharger et à distribuer manuellement.
Le contenu du document est sous forme d'image ⇒ Solution : Ajouter dans l'entête du document le nom et le prénom du collaborateur, précédé de la mention "pagga:" pour obtenir "pagga:Chloé-Alibert" ou modifier le système de création du PDF afin qu'il génère du contenu texte.
En cas de problème
Si le problème que vous rencontrez n'est pas dans la liste ou que vous ne pouvez pas faire la modification demandée, n'hésitez pas à contacter le support afin de nous le faire savoir via ce formulaire.