Avant de commencer
Aujourd'hui en France, l'employeur a l'obligation de réaliser deux types d'entretiens auprès de ses collaborateurs : l'entretien professionnel (tous les deux ans) et l'entretien forfait jours (tous les ans). Ce module donnera donc la possibilité aux administrateurs d'évaluer la performance des utilisateurs, mais aussi de promouvoir et fixer leurs augmentations et d'en suivre l'avancement.
Rendez-vous sur cette fiche d'aide si vous souhaitez en savoir plus sur le paramétrage de l'onglet "Demande d'avis".
Création de la campagne
Le module "Entretiens" permet aux administrateurs de lancer des campagnes d’entretiens et/ou d’évaluations dématérialisées, avec des modèles de formulaire adaptés.
Pour lancer une nouvelle campagne, il suffit de se rendre dans “Campagnes” depuis le menu puis de cliquer sur le bouton "Créer une campagne" (1).
Une fenêtre s’affiche : indiquez le titre et la catégorie de la campagne.
Il est primordial de bien renseigner les catégories de vos campagnes afin de pouvoir les filtrer ensuite par catégorie mais surtout afin que l'assistant de recommandation vous suggère les bons entretiens. En effet, une règle de recommandation s'appuie sur les mêmes catégories que celle de la campagne. Plus d'informations dans cette fiche d'aide.
Après validation, six onglets s'affichent alors et guident le paramétrage de la campagne.
L’onglet “Déroulé”
Configuration de base
- La présence d’une préparation ou non de l'entretien ainsi que sa date d’échéance
- La date d’échéance de la réalisation de la campagne
- Le responsable de l’entretien (Attention : l'option "Un type d'utilisateur basé sur une donnée RH" n'est disponible qu'avec la solution Socle RH)
- La présence ou nom d'un approbateur tiers de l'entretien
- La présence ou non de la validation du bilan de l’entretien par le collaborateur avec les options de réserve et/ou de refus (voir fiche d'aide dédiée).
- La période d’évaluation
Options avancées
Parmi les options avancées, il est possible de configurer :
Responsable de campagne
Le responsable de campagne va être notifié des évènements de la campagne :
- Envoi de messages RH
- Validation avec commentaire / réserve
- Refus de l'entretien
Affichage des changements récents des informations collaborateur
Cette case va permettre d'afficher les changements récents des informations collaborateur :
- Ancienneté, si la date d'ancienneté n'est pas renseignée dans les informations collaborateur, c'est la date de début du dernier contrat qui est prise en compte.
- Changement de poste (intitulé de poste)
- Manager
- Département
Masquer la campagne au collaborateur
Il est possible de masquer la campagne au collaborateur. Le collaborateur ne sera alors pas alerté qu'il a un entretien et ne pourra pas le visualiser. Pour cela, il vous faut cocher cette case et ce dernier ne doit pas avoir à préparer l'entretien ni le valider.
L'entretien de fin de période d'essai est un des cas d'usage de cette fonctionnalité. Le manager - responsable d'entretien - va pouvoir donner son avis et aussi demander celui d'éventuels pairs pour décider de la continuation ou non du collaborateur dans l'entreprise. Si le collaborateur reste, il ne sera pas au courant des différentes réponses du manager aux questions de la trame d'entretien.
Autoriser l'accès à tous les entretiens de la campagne de manière exceptionnelle
Cette option permet de donner exceptionnellement une visibilité plus large sur les entretiens à un responsable de campagne qui n'aurait pas, d'ordinaire, la possibilité de consulter tous les entretiens (voir fiche d'aide dédiée).
L’onglet “Population”
Il permet d'ajouter ou de retirer des collaborateur en filtrant par :
- Établissement
- Département
- CSP
- Campagne d'entretien
- Date d'entrée dans l'entreprise
- Type de population
- Type de contrat
En cliquant sur "sélection avancée", l'administrateur a la possibilité de renseigner directement les logins des utilisateurs.
L’onglet “Formulaire d'entretien”
Celui-ci permet de construire le formulaire d'entretien qui sera visible par le collaborateur et son responsable d'entretien.
Dans le formulaire d'entretien, il est possible de configurer une introduction qui sera visible en haut de l'entretien. Cette introduction ne requiert pas de réponses contrairement aux questions dans le corps de l'entretien, elle sera rétractable (par défaut ouverte la première fois pour toute personne ayant une étape à réaliser dans l'entretien, puis repliée la seconde fois) et son titre est paramétrable si vous préférez commencer par une phrase de bienvenue ou une question :
Dans le corps de l'entretien, vous pourrez paramétrer des questions de type :
- Texte libre
- Échelle
- Liste
- Étoile
- Objectifs
- Donnée du dossier RH (dépend de l'offre Poplee Socle RH et seule les données "texte" et "liste simple" sont prises en compte pour le moment)
Il est possible d'indiquer pour chacune des questions, le caractère facultatif/obligatoire/absent ou en lecture seule pour le formulaire du collaborateur évalué et du responsable d'entretien
Les questions peuvent être également filtrées pouvoir être visibles par certains collaborateurs seulement. Exemple : les nouveaux collaborateurs arrivés depuis quelques mois, ou un département en particulier, celles et ceux disposant d'un contrat ou d'une certification spécifique, etc. En savoir plus.
Pour finir, une synthèse avec ou sans notation peut être ajoutée.
L’onglet “Demande d'avis”
Rendez-vous sur cette fiche d'aide si vous souhaitez en savoir plus sur le paramétrage de l'onglet "Demande d'avis".
L’onglet “Notifications”
Il permet de personnaliser les textes des e-mails envoyés automatiquement par la plateforme au lancement de la campagne.
L’onglet “Prévisualisation”
Il vous aide à vérifier les rendus des formulaires par rôles avant la validation de la campagne.
Les objectifs créées n'y sont pas visualisables car ils correspondent à du contenu dynamique, cependant vous avez la confirmation ci-dessous que ceux-ci apparaîtront dans le formulaire lancé :