Tâches d'un administrateur Figgo

Avant de commencer

En tant qu'administrateur de la solution Figgo, vous avez des tâches ponctuelles ou récurrentes à réaliser. Vous trouverez dans cette fiche un récapitulatif des principales actions que vous devez effectuer.

Vous trouverez dans cette vidéo l'ensemble des tâches récurrentes à réaliser en tant qu'administrateur Figgo :

À chaque fin de mois

Contrôler les actions à réaliser

Dans le module Actions à réaliser, vous pourrez :

  • Traiter l’acquisition des collaborateurs partants ou arrivants en cours de période d’acquisition
  • Collecter les justificatifs pour les absences conventionnelles
  • Requalifier les absences dont le motif doit être précisé
  • Régulariser les soldes débiteurs anormaux 
  • Traiter les absences dans le passé en attente d’approbation

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Vous pouvez vous référer à la fiche Traiter les "actions à réaliser".

Traiter les absences en attente d'approbation

Seules les absences approuvées sont exportées par Figgo. Il convient donc, avant de générer l’export paie, de traiter les absences en attente d’approbation dans le passé.

Vous avez deux possibilités :

  1. Relancer les approbateurs pour qu’ils traitent leur demande en attente 
  2. Approuver directement les absences 

Pour cela, rendez-vous dans le menu Approbation > Autres approbateurs 

Exporter les absences pour la paie

Pour générer un fichier d'export des congés et absences, qui pourra ensuite être importé dans votre logiciel de paie, rendez-vous dans Exports > Exports paie > Accéder aux exports ou vous référer à cette fiche : Exporter les congés et absences vers la paie.

Avant de générer l’export, il est important de traiter les absences non validées sur la période (orange). Il vous est possible de relancer le manager par mail ou de valider vous-même les absences (une notification est envoyée au collaborateur et à son manager).

Cliquez ensuite sur Générer le fichier d'export. Les fichiers générés s'affichent alors à droite, dans l'historique.

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Vous avez importé le fichier dans votre logiciel de paie et vous avez des absences qui ont été saisies/validées/modifiées après le dernier export?

Vous avez alors deux possibilités :

  • Vous pouvez de nouveau générer l’export en cliquant sur Générer l’export. Ce nouvel export contiendra uniquement le delta des absences du mois depuis le dernier import dans votre logiciel de paie. 
  • Vous pouvez exporter la période suivante. Les retards apparaîtront dans ce nouvel export.

Dans le cas présent où vous avez déjà importé le fichier d’import dans votre logiciel de paie, il ne faut surtout pas supprimer le dernier export, au risque d’avoir un décalage et des absences en doublon. Ce bouton est utile seulement si vous n’avez pas encore importé le dernier export en paie. 

Pour rappel, voici les trois catégories d’exports des absences : 

  • les absences sur la période : jours d'absence sur la période considérée
  • les retards : jours d'absence antérieurs à la période considérée, mais qui n'ont pas été exportés
  • les corrections : suppressions d'absences déjà exportées en paie.

Exporter les arrêts de travail à la DSN

En cas de subrogation (maintien du salaire), la DSN impose de déclarer mensuellement les arrêts de travail.

Pour générer le fichier d’export, rendez-vous dans Exports > Exports Arrêts de travail > Accéder aux exports.

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Cochez les arrêts de travail qu’il convient d’exporter (3) et cliquez sur Exporter les x arrêts de travail sélectionnés (4) . L’export généré se trouve alors dans les historiques des exports sur le côté droit (5) . 

Vérifier les crédits automatiques

Nous vous conseillons, de vérifier les crédits automatiques que Figgo a réalisé dans le passé ainsi que ceux qui vont être déclenchés dans le futur dans le menu Crédit/ débit > Acquisition > Acquisition principale.

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Si vous avez des cases à cocher devant certains comptes d'absences, c'est le signe qu’un ou plusieurs collaborateurs n'ont pas été crédités sur le mois précédent sélectionné.

Cochez les cases, puis cliquez sur Continuer pour procéder au crédit.
Attention, cette manipulation n’est pas à réaliser pour les acquisitions futures. Elles se déclencheront automatiquement par Figgo.  Pour voir le détail des crédits qui ont été réalisés, vous pouvez cliquer sur détails.

À chaque fin de période

Gérer les compteurs

  • Prolonger la période de consommation : Dans le cas où vous souhaitez que les collaborateurs puissent utiliser plus longtemps les comptes d’absences dont la période de consommation prend fin, vous avez la possibilité de prolonger cette période. Il faudra donc modifier la date de fin de la période de consommation dans le paramétrage du compte d’absence en question.
  • Transférer tous les droits vers un autre compte : À la fin de la période de consommation d’un compte, vous avez la possibilité de transférer les droits d’un compte vers un autre compte. 

  • Garder x nombre de jours sur un compte d’absence pour un groupe de collaborateur : à la fin de la période de consommation d’un compte, vous pouvez ne garder qu’un certain nombre de jours sur le compte, le reste étant perdu.

  • Solder tous les droits en suivant les mêmes étapes que dans l'ajustement collectif et en sélectionnant Remettre à 0.

Mettre à jour la régularisation

Avant de lancer le calcul des régularisations à réaliser sur la période, et même en cas de crédit automatique, il convient de vérifier le paramétrage de la règle de régulation :

  • vérifier et mettre à jour si nécessaire les compteurs recevant les ajustements de crédit
  • vérifier la période sur laquelle la régularisation est réalisée 
  • vérifier le calcul

Ancienneté et fractionnement

  • Si vous créditez des jours de fractionnement nous vous invitons à vérifier la règle paramétrée et à la modifier si nécessaire. Pour accéder aux règles de fractionnement, rendez-vous Paramétrage > Règlementaire > Règles > Fractionnement. Le lancement des crédits de jours supplémentaires pour fractionnement est disponible dans Crédit / Débit > Acquisition > Fractionnement. Au niveau de la règle paramétrée, il vous suffit de cliquer sur Calculer pour avoir un récapitulatif des droits dus. Vous pouvez ensuite lancer le crédit des jours supplémentaires en cliquant sur Créditer
  • Si celui-ci n’est pas automatique, le lancement des crédits d’ancienneté est disponible dans Crédit / Débit > Acquisition > Ancienneté. Nous vous conseillons d'activer l'automatisation de ces règles d'ancienneté.

À l'arrivée d'un salarié

Créer la fiche du nouveau collaborateur

Dès que vous connaissez la date d’arrivée du nouveau collaborateur dans votre société, vous pouvez créer sa fiche dans afin qu’il puisse utiliser les solutions adéquates dès son arrivée. 

Ajoutez le nouveau salarié depuis Collaborateurs > Fiches utilisateurs > Ajouter un collaborateur dès que sa date de début de contrat est connue.

Pour le bon fonctionnement de Figgo, renseignez :

  • d’un rôle (principal ou secondaire) lui donnant accès à Figgo
  • d’un profil applicatif Figgo qui détermine les jours qui doivent être crédités au collaborateur
  • d’un matricule paie
  • d’un manager
  • d’un approbateur Figgo personnalisé (optionnel)
  • d’un cycle de travail qui définit les jours travaillés par le collaborateur
  • d’une CSP
  • d’un calendrier qui détermine les jours fériés 
  • d’une date d’ancienneté si elle est différente de la date de début du contrat (optionnel)

Pour plus d'informations, consultez la fiche Gérer l'arrivée d'un nouveau collaborateur dans Figgo.

Cas 1 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée et le crédit de vos congés se fait de manière mensuelle. Aucune action est requise. Ses congés seront crédités au prorata du temps de présence du salarié sur le mois déterminé par sa date de début de contrat.

Cas 2 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée et certains de vos comptes sont crédités intégralement en début de période. Dans Action à réaliser, Figgo vous proposera un calcul des jours à calculer au prorata du nombre de jour travaillé, que vous pouvez modifier si besoin. 

Cas 3 : En retard, vous avez créé le collaborateur après le mois de son arrivée. Pour rattraper l'acquisition des droits du mois d’arrivée (déjà passé), rendez-vous dans Crédit/débit > Acquisition > Acquisition principale. Si vous avez des cases à cocher devant des comptes d'absences, c'est le signe qu’un ou plusieurs collaborateurs n'ont pas été crédités sur le mois sélectionné. Cochez les cases, puis cliquez sur Continuer puis Enregistrer pour déclencher le crédit. Attention, cette manipulation n’est pas à réaliser pour l’acquisition du mois en cours ou pour les acquisitions futures. Elles se déclencheront automatiquement par Figgo.

Lorsque vous renseignez les données Figgo dans la fiche du nouveau collaborateur, il est possible que son profil applicatif Figgo ne corresponde pas à ceux déjà existants. Il faut alors en créer un nouveau.

Cela peut également être le cas avec les cycles de travail. Il faut alors en créer un nouveau, adapté au nouveau collaborateur.

Au départ d'un salarié

Enregistrer sa date de fin de contrat

Dès qu'elle est connue, renseignez la date de fin de contrat du salarié depuis Collaborateurs>Fiches utilisateurs.

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Transférer les collaborateurs supervisés

Si le salarié partant est un manager, transférez ses collaborateurs supervisés à un autre manager depuis sa fiche utilisateur.

Effectuer le solde de tout compte

Dès lors qu’une date de fin de contrat est renseignée dans la fiche d’un collaborateur, vous pouvez réaliser son solde de tout compte. Attention, le solde de tout compte a pour effet de remettre les compteurs à 0. Il convient donc de ne l’utiliser que si le collaborateur quitte réellement l’entreprise. Si c’est le cas, rendez-vous alors dans Crédit/débit > solde de tout compte puis sélectionnez le collaborateur en question.
Il vous suffit ensuite de suivre les trois étapes pour finaliser le solde de tout compte :

  • 1. Traitement des demandes en attente et absences au-delà de la date de fin de contrat
  • 2. Ajustement des acquisitions et remise à zéro des compteurs : si le collaborateur revient dans la société, vous pourrez réactiver sa fiche RH et il commencera son nouveau contrat avec des compteurs à 0.
  • 3. Affichage des absences à exporter en paie

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Pour plus d'informations sur la gestion du départ d'un salarié, consultez la fiche Gérer le départ d'un salarié dans Figgo.

Changement d’établissement ou d’unité légale

Ajuster les droits suite au changement d’établissement 

Avant de modifier l’établissement sur la fiche RH du collaborateur, il convient d’ajuster les droits aux congés. En effet, suite au changement, le collaborateur pourra visualiser les soldes des compteurs de son nouvel établissement mais il pourra encore voir les compteurs de son précédent établissement. Si vous ne souhaitez plus donner accès à ces anciens compteurs au collaborateur, il est nécessaire de remettre le solde des anciens compteurs à zéro. Pour cela, référez-vous à la fiche d'ajustement manuel des soldes.

Vous pouvez également transférer le solde de l’ancien comptable sur le nouveau compteur en cliquant sur Transférer

Vous pouvez ensuite modifier l'établissement du collaborateur en allant dans Collaborateurs > Contrat > nouveau contrat.

Au fil de l'eau

Réaliser des rapports sur les soldes, les absences ou statistiques sur les absences

Vous pouvez générer différents types de rapports personnalisés

  • pour consulter le solde à une date donnée de vos collaborateurs, choisissez le rapport sur les soldes
  • pour comprendre le solde de vos collaborateurs sur un compte en affichant l'acquisition et la pose, choisissez le rapport Evolution du solde
  • pour afficher les absences des collaborateurs par compte sur une période, choisissez le rapport sur les absences
  • pour consulter divers indicateurs de statistiques sur les congés et absences, choisissez le rapport Statistiques

Si votre rapport a vocation à être rejoué, vous pouvez enregistrer sa configuration, en lui donnant un nom unique. Il vous suffira de cliquer sur Enregistrer la configuration, après génération des résultats.

Poser des arrêts de travail 

Avant de saisir un arrêt de travail, nous vous recommandons de commencer par la saisie d'une absence à justifier lorsque le collaborateur ne vous a pas encore envoyé de justificatif, dans l’onglet Gestion du planning > Gérer les absences

Une fois le justificatif reçu, vous pourrez requalifier l’absence à justifier en un arrêt de travail (maladie par exemple) dans la Gestion du planning. Vous pouvez au même moment joindre le justificatif reçu.

Si cela a été mis en place dans votre établissement vous pourrez ensuite exporter séparément les arrêts de travail dans le cadre d'une DSN événementielle.

Comparaison avec la paie

Si vous constatez des écarts de solde entre Figgo et votre paie et que votre paie est "maître", le module d’import de solde dans Crédit/débit > Imports > importer un solde permet à Figgo de régulariser les compteurs Figgo avec ceux calculés par la paie. C'est souvent le cas lorsque la règle de régularisation n'est pas gérée dans Figgo.

Vous pouvez comparer :

  • le cumul de l'acquisition
  • les soldes

Figgo vous invite alors à télécharger un modèle de fichier sur lequel vous pourrez indiquer l’acquisition ou les soldes inscrits dans votre paie. Après avoir déposé le fichier et cliqué sur "Continuer", Figgo vous affiche la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes. Plus d'information dans cette fiche dédiée : Comparer les compteurs avec la paie.

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