Les tâches d'un administrateur Timmi Absences

Cette fiche vous offre un aperçu des actions clés à réaliser, afin de vous guider vers une administration optimale de Timmi Absences.

À chaque période de paie

Contrôler les actions à réaliser

Le module Actions à réaliser centralise tous les événements nécessitant votre intervention. Vous pourrez :

Identifier les collaborateurs qui n'ont pas de profils d'acquisition
Requalifier les absences dont le motif doit être précisé
Contrôler les justificatifs pour les évènements familiaux
Régulariser les soldes en anomalie
Ajuster l'acquisition en cas d'arrivée/départ (pour les collaborateurs dont l'acquisition est annuelle)
Traiter les absences dans le passé en attente d’approbation
Identifier les comptes expirés ou qui arrivent à expiration

Cette fiche d'aide vous aide à bien maîtriser ce module.

Traiter les absences en attente d'approbation

Seules les absences approuvées sont exportées par Timmi Absences. Il convient donc, avant de générer l’export paie, de traiter les absences en attente d’approbation dans le passé.

Vous avez deux possibilités :

Relancer les approbateurs pour qu’ils traitent leur demande en attente
Approuver directement les absences

Pour cela, rendez-vous dans le menu Approbation > Autres approbateurs. Un accès direct, filtré sur les absences urgentes en attente d'approbation est disponible depuis le module Actions à réaliser :

Exporter les absences pour la paie

Pour générer un fichier d'export des congés et absences qui pourra ensuite être importé dans votre logiciel de paie, rendez-vous dans Exports.

Sélectionnez l'export que vous devez générer.

Avant de générer l’export, traitez les absences non approuvées posées sur la période d’export sélectionnée. Ces absences sont listées dans Sans action de votre part, l'export ne contiendra pas, un lien vous amènera directement dans le module d’approbation pour traiter ces absences.

Cliquez ensuite sur le bouton Exporter la période.

Vous avez importé le fichier dans votre logiciel de paie et vous avez des absences qui ont été saisies/validées/modifiées après le dernier export ?

Vous avez alors deux possibilités :

Vous pouvez de nouveau générer l’export en sélectionnant la même période de paie puis en cliquant sur le bouton Exporter les nouvelles données. Ce nouvel export contiendra uniquement le delta des évènements du mois depuis le dernier export généré pour la période.

Vous pouvez exporter la période suivante en sélectionnant la période suivante et en cliquant de nouveau sur le bouton Exporter la période. Les retards apparaîtront dans ce nouvel export.

Dans le cas où vous avez déjà importé le fichier d’import dans votre logiciel de paie, il ne faut surtout pas supprimer le dernier export, au risque d’avoir un décalage et des absences en doublon dans votre logiciel cible. Le bouton Annuler l’export disponible dans l’historique est utile seulement si vous n’avez pas encore importé le dernier export en paie.

Pour rappel, voici les trois catégories d’exports des absences :

les absences sur la période : jours d'absence posés et validés sur la période observée
les retards : jours d'absence posés sur une période antérieure à la période observée, mais qui n'ont pas été exportés
les corrections : suppressions/modifications d'absences déjà exportées en paie.

Si vous utilisez l’ancien module d’export paie, merci de vous référer à la fiche d'aide suivante : Exporter les congés et absences vers la paie.

Exporter les arrêts de travail à la DSN

En cas de subrogation (maintien du salaire), la DSN impose de déclarer mensuellement les arrêts de travail.

Pour générer le fichier d’export, rendez-vous dans Exports. Dirigez-vous dans la configuration d’export créée pour exporter vers la DSN.

Si votre configuration est basée sur un export période de paie, générez votre export comme ce qui a été décrit ci-dessus pour la paie.

Si votre configuration d’export est basée sur un export intégral, cliquez directement sur le bouton Exporter pour générer un export depuis la date de votre dernier export :

Pour rappel, cet export contiendra :

les absences : jours d'absence posés et validés depuis le dernier export
les corrections : suppressions d'absences déjà exportées

De la même manière que pour un export période de paie, un export intégral ne contient que les absences validées. Les absences en attente de validation ne seront donc pas listées dans les fichiers générés.

Ancien module d’export arrêts de travail :

Cochez les arrêts de travail qu’il convient d’exporter (3) et cliquez sur Exporter les x arrêts de travail sélectionnés (4) . L’export généré se trouve alors dans les historiques des exports sur le côté droit.

À chaque fin de période de consommation

Gérer les compteurs :

Prolonger la période de consommation : Dans le cas où vous souhaitez que les collaborateurs puissent utiliser plus longtemps les comptes d’absences dont la période de consommation prend fin, vous avez la possibilité de prolonger cette période. Il faudra donc modifier la date de fin de la période de consommation dans le paramétrage du compte d’absence en question.
Transférer tous les droits vers un autre compte : À la fin de la période de consommation d’un compte, vous avez la possibilité de transférer les droits d’un compte vers un autre compte.
Garder x nombre de jours sur un compte d’absence pour un groupe de collaborateurs : à la fin de la période de consommation d’un compte, vous pouvez ne garder qu’un certain nombre de jours sur le compte, le reste étant perdu.
Solder tous les droits en suivant les mêmes étapes que dans l'ajustement collectif et en sélectionnant Remettre à 0.

Mettre à jour la régularisation

Nous vous conseillons d'automatiser les règles de régularisations des compteurs (ajustements des CP ou RTT en cas d'absence ou suspension de contrat).

En cas de gestion manuelle, rendez-vous dans Crédit / Débit > Acquisition pour les exécuter. Pensez à vous positionner sur le mois qui vient de s'écouler. Vous pouvez vérifier les valeurs proposées, et accéder au détail en cliquant sur une ligne du tableau de simulation. Depuis l'interface de simulation, vous avez directement accès au paramétrage de la règle de régularisation.

Fractionnement

Si vous créditez des jours de fractionnement nous vous invitons à vérifier la règle paramétrée et à la modifier si nécessaire. Pour accéder aux règles de fractionnement, rendez-vous Paramétrage > Règlementaires > Règles > Fractionnement. Le lancement des crédits de jours supplémentaires pour fractionnement est disponible dans Crédit / Débit > Acquisition > Fractionnement. Au niveau de la règle paramétrée, il vous suffit de cliquer sur Calculer pour avoir un récapitulatif des droits dus. Vous pouvez ensuite lancer le crédit des jours supplémentaires en cliquant sur Créditer.

À l'arrivée d'un salarié

Créer la fiche du nouveau collaborateur

Dès que vous connaissez la date d’arrivée du nouveau collaborateur dans votre société, vous pouvez créer sa fiche dans afin qu’il puisse utiliser les solutions adéquates dès son arrivée.

Ajoutez le nouveau salarié depuis Collaborateurs > Dossier RH> Créer un nouveau collaborateur dès que sa date de début de contrat est connue.

Pour le bon fonctionnement de Timmi Absences, renseignez :

son rôle (principal et secondaire) lui donnant accès à Timmi Absences
son profil d'acquisition de congés qui détermine les jours qui doivent être crédités au collaborateur
son matricule paie
son manager
son approbateur Timmi Absences personnalisé (optionnel, uniquement si votre circuit d'approbation le prévoit)
son cycle de travail qui définit les jours travaillés par le collaborateur
sa CSP
son calendrier qui détermine les jours fériés
sa date d’ancienneté si elle est différente de la date de début du contrat (optionnel)

Pour plus d'informations, consultez la fiche Gérer l'arrivée d'un nouveau collaborateur dans Timmi Absences.

Cas 1 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée et le crédit de vos congés se fait de manière mensuelle. Aucune action est requise. Ses congés seront crédités au prorata du temps de présence du salarié sur le mois déterminé par sa date de début de contrat.

Cas 2 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée et certains de vos comptes sont crédités intégralement en début de période. Dans Action à réaliser, Timmi Absences vous proposera un calcul des jours à calculer au prorata du nombre de jour travaillé, que vous pouvez modifier si besoin.

Cas 3 : En retard, vous avez créé le collaborateur après le mois de son arrivée. Pour rattraper l'acquisition des droits du mois d’arrivée (déjà passé), rendez-vous dans Crédit/débit > Acquisition. Sélectionnez le mois et la règle d'acquisition concernée et lancer un rattrapage (entrées/sorties). Attention, cette manipulation n’est pas à réaliser pour l’acquisition du mois en cours ou pour les acquisitions futures. Elles se déclencheront automatiquement par Timmi Absences.

Lorsque vous renseignez les données Timmi Absences dans le dossier RH du nouveau collaborateur, il est possible que son profil applicatif Timmi Absences ne corresponde pas à ceux déjà existants. Il faut alors en créer un nouveau.

Cela peut également être le cas avec les cycles de travail. Il faut alors en créer un nouveau, adapté au nouveau collaborateur.

Au départ d'un salarié

Enregistrer sa date de fin de contrat

Dès qu'elle est connue, renseignez la date de fin de contrat du salarié depuis Collaborateurs > Dossier RH > onglet Contrats :

Transférer les collaborateurs supervisés

Si le salarié partant est un manager, transférez ses collaborateurs supervisés à un autre manager depuis leurs dossiers RH.

Effectuer le solde de tout compte

Dès lors qu’une date de fin de contrat est renseignée dans la fiche d’un collaborateur, vous pouvez réaliser son solde de tout compte. Attention, le solde de tout compte a pour effet de remettre les compteurs à 0. Il convient donc de ne l’utiliser que si le collaborateur quitte réellement l’entreprise. Si c’est le cas, rendez-vous alors dans Crédit/débit > Solde de tout compte puis sélectionnez le collaborateur en question.

Il vous suffit ensuite de suivre les trois étapes pour finaliser le solde de tout compte :

1. Traitement des demandes en attente et absences au-delà de la date de fin de contrat

2. Ajustement des acquisitions et remise à zéro des compteurs : si le collaborateur revient dans la société, vous pourrez réactiver son dossier RH et il commencera son nouveau contrat avec des compteurs à 0.

3. Affichage des absences à exporter en paie

Pour plus d'informations sur la gestion du départ d'un salarié, consultez la fiche Gérer le départ d'un salarié dans Timmi Absences.

Changement d’établissement ou d’unité légale

Ajuster les droits suite au changement d’établissement

Avant de modifier l’établissement dans le dossier RH du collaborateur, il convient d’ajuster les droits aux congés. En effet, suite au changement, le collaborateur pourra visualiser les soldes des compteurs de son nouvel établissement mais il pourra encore voir les compteurs de son précédent établissement.

Si vous ne souhaitez plus donner accès à ces anciens compteurs au collaborateur, il est nécessaire de remettre le solde des anciens compteurs à zéro. Pour cela, référez-vous à la fiche d'ajustement manuel des soldes.

Vous pouvez également transférer le solde de l’ancien compteur sur le nouveau compteur en cliquant sur Transférer.

Vous pouvez ensuite modifier l'établissement du collaborateur en allant dans Collaborateurs > Contrats > Créer un nouveau contrat.

Au fil de l'eau

Réaliser des rapports sur les soldes, les absences ou statistiques sur les absences

Vous pouvez générer différents types de rapports personnalisés :

pour consulter le solde à une date donnée de vos collaborateurs, choisissez le rapport sur les Soldes.
Pour comprendre le solde de vos collaborateurs sur un compte en affichant l'acquisition et la pose, choisissez le rapport Evolution du solde.
Pour afficher les absences des collaborateurs par compte sur une période, choisissez le rapport sur les Absences.
Pour consulter divers indicateurs de statistiques sur les congés et absences, choisissez le rapport Statistiques.

Si votre rapport a vocation à être édité régulièrement, vous pouvez enregistrer sa configuration, en lui donnant un nom unique. Il vous suffira de cliquer sur Enregistrer la configuration, après génération des résultats.

Poser des arrêts de travail

Avant de saisir un arrêt de travail, nous vous recommandons de commencer par la saisie d'une absence à justifier lorsque le collaborateur ne vous a pas encore envoyé de justificatif, dans l’onglet Gestion du planning > Gérer les absences.

Une fois le justificatif reçu, vous pourrez requalifier l’absence à justifier en un arrêt de travail (maladie par exemple) dans la Gestion du planning. Vous pouvez au même moment joindre le justificatif reçu.

Si cela a été mis en place dans votre établissement, vous pourrez ensuite exporter séparément les arrêts de travail dans le cadre de la DSN.

Comparaison avec la paie

Si vous constatez des écarts de solde entre Timmi Absences et votre paie, le module d’import de solde dans Crédit/débit > Imports > importer un solde permet à Timmi Absences de régulariser les compteurs Timmi Absences avec ceux calculés par la paie. C'est souvent le cas lorsque la règle de régularisation n'est pas gérée dans Timmi Absences.

Vous pouvez comparer :

le cumul de l'acquisition
les soldes

Timmi Absences vous invite alors à télécharger un modèle de fichier sur lequel vous pourrez indiquer l’acquisition ou les soldes inscrits dans votre paie. Après avoir déposé le fichier et cliqué sur "Continuer", Timmi Absences vous affiche la comparaison ligne par ligne avec les éventuelles erreurs ou alertes. Plus d'information dans cette fiche dédiée : Comparer les compteurs avec la paie.