Avant de commencer

Depuis le 1er avril 2021, vous pouvez faire signer électroniquement vos documents administratifs et RH depuis Poplee Socle RH : contrats de travail, avenant, attestation de mutuelle, de déplacement, etc.

La signature électronique est incluse par défaut dans Poplee Socle RH pour les nouveaux clients. Si vous avez déjà un abonnement Poplee Socle RH et que vous souhaitez activer cette fonctionnalité, un coût supplémentaire s'appliquera. Dans les deux cas, elle est sans limite de consommation.

Pour l'activer ou obtenir plus de détails sur la tarification, vous pouvez contacter notre support.

Principes généraux

Grâce au module de signature électronique Poplee Socle RH, l'envoi de documents pour signature s'effectue en 5 étapes :

  • L'import des documents à faire signer,
  • La sélection du collaborateur concerné par les documents et s'ils doivent être enregistrés dans son dossier RH,
  • La sélection des signataires,
  • Le choix de la langue de l'email de notification,
  • La saisie de l'intitulé de la demande de signature. 

Prérequis

Afin d'effectuer une demande de signature, vous devrez avoir accès à l'entrée "Demande de signature". Cette entrée est accessible via 2 permissions : "Envoyer une demande de signature à" et "Consulter et modifier les demandes de signatures faites par". 

La permission "Envoyer une demande de signature à" permet de restreindre les utilisateurs pour lesquels il est possible d'envoyer et de consulter une demande de signature. 

La permission "Consulter et modifier les demandes de signatures faites par" permet de gérer les demandes faites par d'autres personnes.

Comment effectuer une demande de signature ?

Depuis le module Documents > Signatures électroniques, cliquez sur "Faire une demande de signature(s)".

Une fois que vous avez généré un document depuis le module correspondant, vous pourrez également demander l'envoi pour signature.

Sélection des documents à faire signer

La première étape consiste à importer les documents à signer au format PDF. Si vous avez demandé la signature depuis la génération de documents, le fichier sera déjà chargé. Sinon, vous pouvez le ou les sélectionner depuis votre ordinateur.

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Sélection du collaborateur

Cette étape consiste à sélectionner le collaborateur concerné par le document et la donnée du dossier RH dans laquelle le document doit être enregistré.

Le document sera enregistré dans le dossier RH lors de l'envoi pour signature. Puis il sera automatiquement remplacé par le document signé une fois que celui-ci aura été signé par toutes les parties.

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Sélection des signataires

L'étape suivante consiste à sélectionner le ou les signataires. Le document sera considéré comme signé légalement lorsque tous les signataires auront signé.

Les signataires devront être des collaborateurs disposant d'un dossier RH dans Poplee Socle RH.

Lorsqu'une demande de signature est terminée les signataires seront notifiés.

Vous pouvez aussi ajouter des collaborateurs qui recevront uniquement une notification lorsque la demande de signature sera terminée.

La signature séquentielle 

Il est possible de définir un ordre de signature. Les signataires ne recevront la demande de signature que lorsque le signataire précédent aura signé le document.

En cas de refus de signature par un signataire, cela annule la demande de signature dans son intégralité et les signataires suivants ne recevront pas la demande de signature.

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La signature parallèle

Si la signature dans un ordre précis est désactivée, tous les signataires pourront signer simultanément le(s) document(s).

Approbation du document avant envoi pour signature

Cette option est uniquement possible dans le cadre d'une signature séquentielle.

Elle permet d'envoyer à un collaborateur le document qui est à signer afin qu'il puisse le contrôler et approuver la demande de signature. Ce collaborateur n'aura pas à signer le document. 

Si le document est approuvé, il sera envoyé au premier signataire.

Si le document est refusé, il ne sera pas envoyé pour signature.

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Nommage de la demande

La dernière étape consiste à nommer votre demande de signature. Cet intitulé sera visible dans le tableau de bord des demandes de signature et dans les notifications envoyées. Un nommage clair (exemple : type de document - nom et prénom du collaborateur) facilitera par la suite l'utilisation de la recherche.

Le libellé de la demande sera automatiquement prérempli avec le nom du fichier importé, mais il reste modifiable.

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Comment signer un document

Vous retrouverez toutes les étapes pour signer un document sur la fiche d'aide dédiée.

Les actions possibles sur une demande de signature créée

La page principale vous permet de suivre l'ensemble des demandes de signatures déjà créées, qu'elles soient en cours, signées, refusées, annulées ou en erreur. 

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Plusieurs actions sont possibles sur une demande de signature une fois qu'elle a été créée :

  • Consulter l'avancée de la demande,
  • Relancer manuellement les personnes n'ayant pas encore signé,
  • Annuler une demande de signature,
  • Télécharger les fichiers.

Des relances sont envoyées automatiquement toutes les semaines aux signataires n'ayant pas signé le document.

Les statuts d'une demande

Une demande de signature peut être :

  • En cours, lorsque les documents sont en attente de signatures,
  • Signée, lorsque tous les signataires ont signé tous les documents de la demande,
  • Refusée, lorsqu'un signataire refuse la signature d'au moins un document. Dans ce cas de figure, la demande est automatiquement clôturée, les autres signataires n'ont plus la possibilité de signer le document,
  • Annulée, lorsque la demande est interrompue manuellement,
  • Erreur.

Suivre l'avancée d'une demande

En cliquant sur la demande de signature, vous accéderez à son détail. Il comprend :

  • Sa date de création,
  • L'auteur de la demande,
  • Les signataires ayant signé la demande,
  • Les signatures en attentes.

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Relancer les signataires

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Sur toute demande en cours, il vous est possible de relancer par email les signataires n'ayant pas encore signé le ou les documents. L'email de rappel envoyé contiendra le lien pour accéder au(x) document(s) à signer.

Annulation d'une demande

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Lorsque vous annulez une demande, une notification est envoyée par e-mail aux signataires. Ils ne pourront plus accéder aux documents et la demande sera considérée comme terminée.

L'annulation d'une demande de signature est définitive.

Téléchargement des fichiers

Les documents suivants seront disponibles pour une demande de signature :

  • Les documents originaux qui ont été envoyés pour signature,
  • Les documents signés. Il s'agit des documents regroupant l'ensemble de signatures,
  • La piste d'audit, qui est un document de preuve de signature.

Prochaines évolutions

Cette nouvelle fonctionnalité sera progressivement enrichie. Vous pourrez ainsi retrouver dans les mois à venir de nouvelles fonctionnalités telles que :

  • Envoyer de demandes de signatures en masse. Par exemple : faire signer individuellement un accord d'intéressement à l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise,
  • La personnalisation des emails envoyés dans le cadre d'une demande de signature,
  • L'ajout d'une date d'expiration à une demande de signature. Passé cette date, la demande de signature sera automatiquement annulée.
  • Etc.

Il s'agit d'une liste non exhaustive et non contractuelle. Elle est susceptible d'évoluer en fonction de vos retours que vous pouvez soumettre en suivant cette fiche : Suivez les évolutions des produits Lucca.

 

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