Principes généraux
Grâce au module de signature électronique Socle RH, l'envoi de documents pour signature s'effectue en 5 étapes :
- L'import des documents à faire signer,
- La sélection du collaborateur concerné par les documents et s'ils doivent être enregistrés dans son dossier RH,
- La sélection des signataires,
- Le choix de la langue de l'email de notification,
- La saisie de l'intitulé de la demande de signature.
Prérequis
Afin d'effectuer une demande de signature, vous devrez avoir accès à l'entrée "Demande de signature". Cette entrée est accessible via 2 permissions : "Envoyer une demande de signature à" et "Consulter et modifier les demandes de signatures faites par".
La permission "Envoyer une demande de signature à" permet de restreindre les utilisateurs pour lesquels il est possible d'envoyer et de consulter une demande de signature.
La permission "Consulter et modifier les demandes de signatures faites par" permet de gérer les demandes faites par d'autres personnes.
Comment effectuer une demande de signature ?
Depuis le module Documents > Signatures électroniques, cliquez sur "Faire une demande de signature(s)".
Une fois que vous avez généré un document depuis le module correspondant, vous pourrez également demander l'envoi pour signature.
Sélection des documents à faire signer
La première étape consiste à importer les documents à signer au format PDF. Si vous avez demandé la signature depuis la génération de documents, le fichier sera déjà chargé. Sinon, vous pouvez le ou les sélectionner depuis votre ordinateur.
Sélection du collaborateur
Cette étape consiste à sélectionner le collaborateur concerné par le document et la donnée du dossier RH dans laquelle le document doit être enregistré.
Le document sera enregistré dans le dossier RH lors de l'envoi pour signature. Puis il sera automatiquement remplacé par le document signé une fois que celui-ci aura été signé par toutes les parties.
Sélection des signataires
L'étape suivante consiste à sélectionner le ou les signataires. Le document sera considéré comme signé légalement lorsque tous les signataires auront signé.
Vous pouvez envoyer un document à signer à un maximum de 40 contacts par envoi. Cela inclut les signataires et les contacts en copie.
Les signataires devront être des collaborateurs disposant d'un dossier RH dans Socle RH.
Si un collaborateur n'a pas encore intégré la société ou l'a quittée, le document à signer sera alors transmis sur son adresse mail personnelle.
Lorsqu'une demande de signature est terminée les signataires seront notifiés.
Vous pouvez aussi ajouter des collaborateurs qui recevront uniquement une notification lorsque la demande de signature sera terminée.
La signature séquentielle
Il est possible de définir un ordre de signature. Les signataires ne recevront la demande de signature que lorsque le signataire précédent aura signé le document.
En cas de refus de signature par un signataire, cela annule la demande de signature dans son intégralité et les signataires suivants ne recevront pas la demande de signature.
La signature parallèle
Si la signature dans un ordre précis est désactivée, tous les signataires pourront signer simultanément le(s) document(s).
Approbation du document avant envoi pour signature
Cette option est uniquement possible dans le cadre d'une signature séquentielle.
Elle permet d'envoyer à un collaborateur le document qui est à signer afin qu'il puisse le contrôler et approuver la demande de signature. Ce collaborateur n'aura pas à signer le document.
Si le document est approuvé, il sera envoyé au premier signataire.
Si le document est refusé, il ne sera pas envoyé pour signature.
Nommage de la demande
La dernière étape consiste à nommer votre demande de signature. Cet intitulé sera visible dans le tableau de bord des demandes de signature et dans les notifications envoyées. Un nommage clair (exemple : type de document - nom et prénom du collaborateur) facilitera par la suite l'utilisation de la recherche.
Le libellé de la demande sera automatiquement prérempli avec le nom du fichier importé, mais il reste modifiable.
Comment signer un document
Vous retrouverez toutes les étapes pour signer un document sur la fiche d'aide dédiée.
Les actions possibles sur une demande de signature créée
La page principale vous permet de suivre l'ensemble des demandes de signatures déjà créées, qu'elles soient en cours, signées, refusées, annulées ou en erreur.
Plusieurs actions sont possibles sur une demande de signature une fois qu'elle a été créée :
- Consulter l'avancée de la demande,
- Relancer manuellement les personnes n'ayant pas encore signé,
- Annuler une demande de signature,
- Télécharger les fichiers.
Des relances sont envoyées automatiquement tous les 3 jours aux signataires n'ayant pas signé le document.
Les statuts d'une demande
Une demande de signature peut être :
- En cours, lorsque les documents sont en attente de signatures,
- Signée, lorsque tous les signataires ont signé tous les documents de la demande,
- Refusée, lorsqu'un signataire refuse la signature d'au moins un document. Dans ce cas de figure, la demande est automatiquement clôturée, les autres signataires n'ont plus la possibilité de signer le document,
- Annulée, lorsque la demande est interrompue manuellement,
- Erreur.
Suivre l'avancée d'une demande
En cliquant sur la demande de signature, vous accéderez à son détail. Il comprend :
- Sa date de création,
- L'auteur de la demande,
- Les signataires ayant signé la demande,
- Les signatures en attentes.
Relancer les signataires
Sur toute demande en cours, il vous est possible de relancer par email les signataires n'ayant pas encore signé le ou les documents. L'email de rappel envoyé contiendra le lien pour accéder au(x) document(s) à signer.
Annulation d'une demande
Lorsque vous annulez une demande, une notification est envoyée par e-mail aux signataires. Ils ne pourront plus accéder aux documents et la demande sera considérée comme terminée.
L'annulation d'une demande de signature est définitive.
Téléchargement des fichiers
Les documents suivants seront disponibles pour une demande de signature :
- Les documents originaux qui ont été envoyés pour signature,
- Les documents signés. Il s'agit des documents regroupant l'ensemble de signatures,
- La piste d'audit, qui est un document de preuve de signature.
Prochaines évolutions
Vous pouvez nous remonter vos souhaits d'évolution en suivant le processus décrit dans cet article.