Avant de commencer

À partir du 1er avril 2021, vous pourrez faire signer électroniquement vos documents administratifs et RH depuis Poplee Core RH : contrats de travail, avenant, attestation de mutuelle, de déplacement, etc.

La signature électronique est incluse par défaut dans Poplee Core RH pour les nouveaux clients. Si vous avez déjà un abonnement Poplee Core RH et que vous souhaitez activer cette fonctionnalité, un coût supplémentaire s'appliquera. Dans les deux cas, elle est sans limite de consommation.

Pour l'activer ou obtenir plus de détails sur la tarification, vous pouvez contacter notre support.

Principes généraux

Grâce au module de signature électronique Poplee Core RH, l'envoi de documents pour signature s'effectue en 3 étapes :

  • L'import des documents à faire signer,
  • La sélection des signataires,
  • La saisie de l'intitulé de la demande de signature. 

Prérequis

Afin d'effectuer une demande de signature vous devrez avoir accès à l'entrée "Demande de signature" qui est liée à la permission "Suivre et faire une demande de signatures".

Comment effectuer une demande de signature ?

Depuis le module Documents > Signatures électroniques, cliquez sur "Faire une demande de signature(s)".

Une fois que vous avez généré un document depuis le module correspondant, vous pourrez également demander l'envoi pour signature.

Sélection des documents à faire signer

La première étape consiste à importer les documents à signer au format PDF. Si vous avez demandé la signature depuis la génération de documents, le fichier sera déjà chargé. Sinon, vous pouvez le ou les sélectionner depuis votre ordinateur.

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Sélection des signataires

L'étape suivante consiste à sélectionner le ou les signataires. Le document sera considéré comme signé légalement lorsque tous les signataires auront signé.

Les signataires devront être des collaborateurs disposant d'un dossier RH dans Poplee Core RH.

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Lorsqu'une demande de signature est terminée les signataires seront notifiés.

Vous pouvez aussi ajouter des collaborateurs qui recevront uniquement une notification lorsque la demande de signature sera terminée.

Nommage de la demande

La dernière étape consiste à nommer votre demande de signature. Cet intitulé sera visible dans le tableau de bord des demandes de signature et dans les notifications envoyées. Un nommage clair (exemple : type de document - nom et prénom du collaborateur) facilitera par la suite l'utilisation de la recherche.

Le libellé de la demande sera automatiquement prérempli avec le nom du fichier importé mais il reste modifiable.

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Comment signer un document

Vous retrouverez toutes les étapes pour signer un document sur la fiche d'aide dédiée.

Les actions possibles sur une demande de signature créée

La page principale vous permet de suivre l'ensemble des demandes de signatures déjà créées, qu'elles soient en cours, signées, refusées ou annulées. 

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En cliquant sur la demande, il vous est possible de consulter son avancée.

Des relances sont envoyées automatiquement toutes les semaines aux signataires n'ayant pas signé le document.

Les statuts d'une demande

Une demande de signature peut être :

  • En cours, lorsque les documents sont en attente de signatures,
  • Signée, lorsque tous les signataires ont signé tous les documents de la demande,
  • Refusée, lorsqu'un signataire refuse la signature d'au moins un document. Dans ce cas de figure, la demande est automatiquement clôturée, les autres signataires n'ont plus la possibilité de signer le document.
  •  

Suivre l'avancée d'une demande

En cliquant sur la demande de signature, vous accéderez à son détail. Il comprend :

  • Sa date de création,
  • L'auteur de la demande,
  • Les signataires ayant signé la demande,
  • Les signatures en attentes.

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Prochaines évolutions

Cette nouvelle fonctionnalité sera progressivement enrichie. Vous pourrez ainsi retrouver dans les mois à venir de nouvelles fonctionnalités telles que :

  • Enregistrer automatiquement un document signé dans le dossier RH d'un utilisateur,
  • Envoyer de demandes de signatures en masse. Par exemple : faire signer individuellement un accord d'intéressement à l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise,
  • La relance manuelle d'une demande de signature,
  • La demande d'approbation d'un document avant son envoi pour signature,
  • La personnalisation des emails envoyés dans le cadre d'une demande de signature,
  • L'ajout d'une date d'expiration à une demande de signature. Passé cette date, la demande de signature sera automatiquement annulée.
  • Etc.

Il s'agit d'une liste non exhaustive et non contractuelle. Elle est susceptible d'évoluer en fonction des retours de nos clients.

 

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