Avant de commencer
Lucca Notes de Frais permet d'importer quotidiennement les transactions bancaires des salariés dotés de cartes affaires ou de société. Il récupère les relevés bancaires du client déposé par la banque sur un serveur sFTP (hébergé par la banque ou chez Lucca). Lucca Notes de Frais crée ainsi automatiquement des dépenses que l'utilisateur n'a plus qu'à compléter, afin de les intégrer à sa note de frais.
Pour mettre en place le service, vous devez suivre les deux étapes suivantes :
- Contactez votre banque pour mettre en place les démarches de dépôts de relevé sur serveur,
- Contactez notre support pour vous activer l'application et vous transmettre les données de connexion demandées par votre banque.
Banques supportées
Ce service permet actuellement de supporter :
- BNP Corporate Card / BNP Carte entreprise (Fichier ROP) : Vous devez souscrire au service E-Link d'échange de fichiers via le protocole SFTP auprès de votre banque.
- Sogecarte net (Fichier RDG) : Vous devez souscrire au service Sogecash International SFTP.
- CIC/Crédit mutuel (Fichier XTRBS), vous devez souscrire à la solution Programme Corporate via la webgiciel CADROL et demander l'option de dépôt de relevé quotidien sur serveur sFTP.
- VCF (Visa Commercial Format) : format officiel de Visa supporté par UBS (et potentiellement par d'autres banques ayant des cartes opérées par Visa).
- AirPlus (Mastercard CDF3).
- Autres banques : Il est possible d'ajouter de nouveaux formats de relevé. Si cette technologie de synchronisation vous intéresse renseignez-vous auprès de votre banque pour savoir si l'option de dépôt quotidien de relevé bancaire sur sFTP est disponible. En cas de réponse positive, merci de récupérer un exemple du format de relevé déposé et le transmettre à Lucca Notes de Frais.
Ajout d'une connexion
Une fois la connexion entre Lucca et le serveur de la banque réalisé par votre consultant, vous pourrez créer la connexion (votre consultant pourra également vous accompagner pour cette étape).
Pour cela, définissez le nom de la connexion, sélectionnez l'établissement concerné, dossier du serveur sFTP précédemment créé, le format du fichier et le type de carte associé à la connexion.
Pour l'instant les formats de fichier disponibles sont ROP pour BNP carte entreprise, RDG_SG pour la société générale, XTRBS pour CIC/Crédit Mutuel et VCF (Visa). Si plusieurs applications Lucca Notes de Frais sont présentes sur la base, vous devez également sélectionner le Lucca Notes de Frais destinataire.
Associer les collaborateurs aux cartes
Lorsqu'un fichier est importé, Lucca Notes de Frais détecte les cartes présentes dans les fichiers et crée les moyens de paiement associés. Ainsi, après le premier import de fichier, vous retrouvez les cartes détectées dans "Moyens de paiement". Il suffit alors d'associer les cartes aux collaborateurs concernés.
L'association de la carte au collaborateur, lancera une synchronisation pour créer les transactions présentes sur les relevés importés et le compte utilisateur Lucca Notes de Frais rattaché.
Pour les prochains imports de relevés, il sera possible que de nouveaux moyens de paiement soient détectés et donc créés. Le contact Lucca Notes de Frais de l'espace client recevra alors un e-mail pour l'en informer afin qu'il vienne associer le moyen de paiement et l'utilisateur dans Lucca Notes de Frais Import relevé bancaire (attention, email pas encore développé pour la bêta).
Pour information, lorsqu'un collaborateur est rattaché à une carte, Lucca Notes de Frais synchronisera uniquement les dépenses dont la date est inférieure au 1er du mois précédent (par rapport à la date de rattachement). Exemple : Je rattache le 14/11, Lucca Notes de Frais va ignorer les dépenses effectuées avant le 01/10. Bien sûr, si les dépenses présentes dans les relevés commencent le 01/11, on synchronisera à partir de cette date.
Consulter l'historique des fichiers importés
Depuis l'onglet des connexions bancaires, cliquez sur "Afficher le détail" sur une connexion donnée pour consulter l'historique des fichiers importés, leur statut et les télécharger. Vous pouvez également supprimer la connexion et relever manuellement les fichiers sur le serveur depuis cet espace.