[Nouveauté février 2021] Générer des rapports

Avant de commencer

Les fonctionnalités de reporting de Timmi Project vous permettent de consulter l’état des projets, de la comptabilité, ou des consultants et d’en extraire les données dans un fichier Excel pour un éventuel retraitement ou consolidation.

Par exemple, vous pourrez ainsi extraire le détail du chiffre d’affaires de chaque mois que vous avez clôturé pour l’envoyer dans votre comptabilité. Vos responsables de projets pourront rapidement savoir quels sont les consultants qui ont travaillé sur leurs projets la semaine précédente ou depuis le mois courant.

Dans un premier temps, les informations disponibles sont les suivantes :

  • Indicateurs de performance des consultants : taux de charge, TJM, chiffre d’affaires, etc… sur une période donnée.
  • Indicateurs comptables sur un regroupement analytique dynamique (par client, et/ou par projet, et/ou par tâches, et/ou par consultant) : chiffre d’affaires, coûts, marge, encours, etc… sur une période donnée.

Par la suite, de nouveaux ensembles de données seront disponibles :

  • État d’avancement global des projets : tous les projets d’une période donnée, leur avancement total, le chiffre d’affaires total reconnu, etc.
  • État d’avancement global des tâches
  • Factures émises depuis Timmi Project

La liste des données disponibles a vocation à être augmentée au gré de vos besoins de reporting, donc n’hésitez pas à nous les remonter.

En termes de droits d’accès, tous les utilisateurs qui disposent d’un accès à Timmi Project ont également accès au module de reporting. Bien sûr, les données accessibles sont dépendantes de leurs droits dans l’application : les responsables de projets qui ne peuvent voir que leurs propres projets dans les interfaces souffriront des mêmes restrictions dans le module de reporting.

Créer un nouveau modèle de rapports personnalisés

Pour créer un nouveau modèle de rapports, allez dans l'onglet Rapports personnalisés, et cliquez sur le bouton en haut à droite. 

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Choisissez un type de rapport.

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1. Filtres

Des filtres vous sont proposés. Par exemple, vous pouvez filtrer sur un département.

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Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante.

2. Contenu

Vous pouvez choisir les colonnes à inclure dans le rapport ainsi que leur agencement.

Des colonnes vous sont proposées par défaut. Pour en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton "Ajouter des colonnes" en haut à droite.

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Cochez les colonnes qui vous intéressent. Elles sont classées par catégorie pour faciliter la lecture. Vous pouvez également rechercher une colonne dans la barre de recherche.

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Il y a deux types de colonnes dans les rapports :

  • colonnes dynamiques : colonnes qui seront répétées en fonction de la périodicité choisie. Par exemple, si vous choisissez une périodicité au mois, et que vous générez un rapport sur le dernier trimestre, il y aura une colonne "Coût" par mois.
  • colonnes statiques : colonnes qui seront présentes une fois dans le rapport, et seront placées à gauche. Par exemple : le nom du projet.

Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter des lignes de sous-total.

Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante. Vous pouvez revenir en arrière si besoin.

3. Période par défaut et date de référence

Choisissez la période par défaut qui sera utilisée à la génération du rapport, afin de vous faire gagner du temps. Si votre modèle prévoit une périodicité, la période du rapport sera adaptée pour contenir des périodes entières.

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La date de référence permet de filtrer les éléments du rapport.
Par exemple : Vous apportez des modifications en février sur des prestations de janvier et vous souhaitez faire un rapport sur les prestations de janvier. Pour que ces modifications soient prises en compte dans un le rapport, il est nécessaire de mettre la date de réalisation de la prestation comme date de référence car la date de la valeur comptable est contenue dans le mois de février. 

Donnez un nom à votre rapport en cliquant sur-le-champ en haut à gauche. Nous vous conseillons de nommer votre modèle de manière explicite, afin de le retrouver facilement par la suite. 

4. Partager un modèle de rapport

Si votre modèle de rapport fait briller les yeux de vos collègues, alors vous pouvez le leur partager. Ils pourront alors l'utiliser pour générer leur propre rapport, dont les données seront bien sûr circonscrites à celles auxquelles ils sont en droit d'accéder. Il n'y a donc aucun risque potentiel de fuite de données à craindre dans ce cas.

Vous pouvez choisir des options de partage après avoir renseigné votre période par défaut et date de référence. Il est possible :

  • de partager le modèle à une liste d'utilisateurs triés sur le volet. On parle alors de partage "privé". La liste des utilisateurs disponibles dépend de vos droits.
  • si vous en avez le droit (administrateur), de partager le modèle à tous les utilisateurs d'un établissement. On parle alors de partage "public".

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Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer le modèle et générer un rapport en bas à droite.

Générer un rapport à partir d'un modèle

Si vous venez de créer ou modifier un modèle, Timmi Project génère directement un rapport à partir de ce modèle, sur la période par défaut.

Sinon, cliquez sur un modèle depuis la liste des modèles disponible sur la page d'accueil du nouveau module.

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Vous pouvez consulter le modèle depuis Timmi Project, mais également le télécharger au format CSV ou Excel.

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Depuis un rapport, vous pouvez également modifier les filtres, ce qui relancera la génération du rapport, ou modifier le modèle.

Partager les données d'un rapport par e-mail

Le bouton "Partager" à côté du bouton "Télécharger" vous permet d'envoyer le fichier csv ou Excel par e-mail à un autre utilisateur ou bien à une adresse e-mail librement saisie. Si vous le partagez à un utilisateur, alors le contenu du rapport sera traduit dans sa langue. Sinon, il le sera dans votre propre langue.

La liste des utilisateurs auxquels vous pouvez partager un rapport dépend de vos droits.

Attention au partage de données confidentielles !

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