Avant de commencer
L'article suivant va vous permettre de découvrir en détail les différentes possibilités de contrôle qui s'offrent à vous mais également comment annuler un contrôle de note de frais si par mégarde vous l'avez déjà déclarée comme telle.
Une étape indispensable de votre processus de gestion de notes de frais est le contrôle. Qu'il soit placé avant ou après l'étape d'approbation dans votre organisation, vous devrez y passer. Attention, contrairement à l'approbation, aucune notification n'est envoyée aux contrôleurs lorsqu'une note de frais est à contrôler. Nous vous conseillons donc de vérifier de manière régulière votre interface Cleemy Notes de frais pour contrôler les notes de frais.
Contrôler une note de frais
Deux possibilités s'offrent à vous depuis l'interface Contrôle de Cleemy Notes de frais.
Elles vont vous permettre de contrôler les notes de frais rapidement une par une (option) ou en masse (option 2) :
Cependant comme vous aimez contrôler dans le détail les notes de frais et les dépenses qui y sont rattachées, vous allez cliquer sur la note de frais pour afficher la liste et accéder au contenu.
L'option 1 vous permet de contrôler en masse les dépenses mais vous aurez également la possibilité à chaque ligne de cocher une simple case pour déclarer la dépense contrôlée (option 2).
Ainsi, petit à petit vous pourrez parcourir la note de frais dans sa globalité. Une fois la dernière dépense contrôlée, toute la note de frais passera au statut contrôlé.
Concernant les justificatifs capturés depuis l'application mobile Cleemy Notes de frais, ils sont automatiquement orientés dans le sens de la lecture et les données à vérifier sont mises en surbrillance pour les isoler visuellement et réduire le temps de contrôle.
Filtrer les notes de frais
Dans l'onglet Contrôle, Cleemy Notes de frais affiche les notes de frais en attente de traitement pour cette étape du processus de gestion des frais. Un filtre est appliqué automatiquement sur le statut Aprouvée, Contrôlée, Approuvée & Contrôlée, Payée et sur le fait que la note de frais soit exportée ou non, en fonction du paramétrage de votre circuit d'approbation.
Les notes de frais affichées sont toutes celles pour lesquelles une action est requise sur cet l'onglet. Vous n'avez pas besoin de vous interroger sur ce qui doit être traité ou ne doit pas l'être.
L'interface contient 5 filtres par défaut :
- L'établissement. Il est possible d'afficher les notes de frais de tous les établissements simultanément.
- Le service, très pratique lorsque plusieurs contrôleurs se partagent le travail.
- La période des notes de frais. Cleemy Notes de frais supprime ce filtre à chaque fois que vous accédez à la page.
- Le déclarant, afin de retrouver facilement les frais d'un collaborateur donné.
- L'identifiant de la note de frais : si vous faites le rapprochement avec les justificatifs physiques, ce filtre vous permet d'afficher immédiatement la note de frais dont vous avez les justificatifs en main.
Afficher plus de filtres
Dans certains cas, il est utile d'afficher des notes de frais déjà traitées ou qui ne doivent pas encore l'être. Par exemple, si un salarié vous a remis un justificatif en trop et vous souhaitez l'ajouter sur une note de frais déjà contrôlée. Il vous faut alors afficher une note de frais déjà contrôlée dans l'onglet contrôle.
Vous pouvez afficher d'autres filtres à partir du lien : Plus de filtres.
Chaque filtre correspond à un statut de la note de frais : Approuvée, Contrôlée, Payée, Exporté. Chaque filtre dispose de trois options : Oui (la note de frais a le statut), Non (la note de frais n'a pas le statut) ou Indifférent (le critère n'entre pas en jeu dans l'affichage des notes de frais). Les filtres disponibles dépendent de l'onglet où vous vous trouvez :
- Approuvée - ce filtre ne s'affiche que si votre workflow fait intervenir l'approbation avant le contrôle.
- Payée - présent uniquement si vous pouvez mettre en paiement une note de frais avant son contrôle
- Contrôlée - toujours présent, il permet de récupérer des notes de frais déjà contrôlées.
Annuler le contrôle d'une note de frais
de la déclarer à nouveau.
Vous avez la possibilité d'annuler le contrôle d'une note de frais. Pour cela il suffit de vous rendre dans l'onglet Contrôle, puis d'afficher les filtres avancés
Sélectionnez ensuite le filtre Oui qui signifie que vous souhaitez voir apparaître les notes de frais déjà contrôlées sur la période sélectionnée :
Après avoir cliqué sur la note de frais qui vous intéresse, vous n'aurez plus qu'à cliquer sur le bouton Annuler le contrôle pour pouvoir effectuer les modifications nécessaires.
