Régulariser les droits acquis en cas d'absence

Avant de commencer

En cas d'absence pour certains motifs, l'acquisition d'un collaborateur peut se trouver réduite. Par exemple :

suspension de l'acquisition des congés payés en cas de congé parental ou de congé sans solde
pas de RTT en cas d'absence pour maladie, maternité, etc.

Le module de régularisation vous permet de mettre en place ces règles et de les automatiser. Vous y trouverez des exemples classiques de règles pouvant être mises en place.

Nouvelle loi sur l'acquisition des CP en cas d'arrêt de travail

La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 vient modifier l'acquisition des congés payés en cas d'arrêt de travail. Cette fiche d'aide traite le sujet de l'acquisition des CP en cas d'arrêt de travail et vous explicite comment être en accord avec la nouvelle réglementation en mettant à jour vos paramétrages dans Timmi Absences.

La fiche d'aide que vous êtes en train de consulter se focalise sur les autres cas de régularisation des droits (congés sans soldes, congé parental, congés sabbatiques etc.).

Paramétrer une règle de régularisation

Le paramétrage des règles de régularisation s'effectue dans Paramétrage > Réglementaires, onglet Régularisation.

Deux types de règles de régularisation sont disponibles, accessibles au clic sur "Créer une règle" :

Régularisation au prorata --> recalcul de l'acquis au prorata du temps de présence, éventuellement à partir d'une certaine durée d'absence
Régularisation par tranche --> ajustement du droit en retirant un montant fixe pour chaque tranche de X jours d'absence

Description d'une règle de régularisation

1. Nom : nom de la règle, pour vous permettre de la retrouver dans l'interface de suivi des exécutions

2. Calcul des droits

Compte à régulariser : compte sur lequel vous souhaitez suspendre ou diminuer l'acquisition
Paramètres du calcul au prorata :
- Méthode de régularisation : choisir dans quelle unité les absences et jours travaillés doivent être comptabilisés, pour le calcul du taux de présence (les jours fériés sont déduits en jours ouvrés et ouvrables, mais on en tient compte en jours calendaires)
- Base de calcul pour l'acquis et le taux de présence - 3 options principales :
  - Le choix Mois courant régularise l'acquisition de chaque mois (ex : 2,08 congés payés ouvrés). La recommandation est "mois courant" pour être au plus proche du calcul effectué en paie.
  - Le choix Depuis le début de l'acquisition régularise le cumul d'acquisition, depuis le début de l'acquisition jusqu'à fin du mois d'exécution
  - Le choix Période d'acquisition complète permet d'effectuer le calcul sur la période d'acquisition complète du compte, en général utile pour les comptes en crédit intégral
Paramètres du calcul par tranche
- Débit par tranche : montant fixe à retirer pour chaque tranche d'absence
- Tranche (et unité) : nombre de jours d'absence (ouvrés ou calendaires) diminuant l'acquisition du montant renseigné
- Base de calcul pour l'acquis et les jours d'absence - 3 options principales
  - Le choix Depuis le début de l'acquisition cherche le nombre de tranches entières de jours d'absence, en considérant les absences depuis le début de l'acquisition jusqu'à fin du mois d'exécution. Recommandé pour que les absences à cheval sur plusieurs mois soient prises en compte. Exemple : avec un débit de 0,12 pour chaque tranche de 5 jours d'absence, si l'utilisateur a 3 jours d'absence en mars et 2 jours d'absence en avril, alors, il sera débité de 0,12 lors de l'exécution d'avril.
  - Le choix Mois courant cherche les tranches entières parmi les absences de chaque mois. Exemple : avec un débit de 0,12 pour chaque tranche de 5 jours d'absence, si l'utilisateur a 3 jours en mars et 2 jours d'absence en avril, il ne sera pas débité ni en mars, ni en avril. C'est seulement lorsque les absences d'un mois atteignent ou dépassent 5 qu'il sera débité.
  - Le choix Période d'acquisition complète permet d'effectuer le calcul sur la période d'acquisition complète du compte, en général utile pour les comptes en crédit intégral

3. Absences qui impactent l'acquisition

Comptes qui impactent l'acquisition : vous devez sélectionner les motifs d'absence ayant un impact sur l'acquisition ; c'est-à-dire les absences à prendre en compte pour définir le taux de présence du collaborateur, et proratiser son acquisition.

Dans la majorité des cas, la méthode de régularisation est en jours ouvrés. Merci de vous rapprocher de votre gestionnaire de paie pour vérifier si le calcul pour la maladie doit être effectué en calendaire et le cas échéant, il faudra créer 2 règles distinctes, une pour la maladie et une autre pour les autres absences.

Options avancées de seuil et plafond :
- Si la régularisation intervient dès le premier jour, il n'y a aucun seuil.
- En revanche, si la régularisation intervient seulement après un mois d'absence par exemple, il faudra renseigner un seuil.
- Dans de rares cas, la régularisation s'arrête lorsque le nombre de jours d'absence du collaborateur dépasse un plafond (ex : 3 mois). Au delà du plafond, le collaborateur recommence à acquérir des jours, bien qu'il soit encore absent.

4. Population : collaborateurs concernés par cette règle ; vous devez sélectionner au moins un profil, et vous pouvez ajouter des filtres additionnels par catégorie socioprofessionnelle ou par établissement.

5. Exécution du calcul : Nous vous recommandons d'activer l'automatisation, les règles de régularisation tourneront alors juste après le crédit d'acquisition pour le compte.

Dans le cas contraire, vous devrez venir exécuter les règles manuellement depuis le module de Crédit / Débit.

Illustration de paramétrage

Régularisation des Congés payés à effet immédiat

Besoin : suspendre l'acquisition en cas de congé sans solde ou congé parental (jours ouvrés).

Recommandation : créer une règle de proratisation de l'acquisition, en jours ouvrés, pour les absences concernées. Dans ce cas, il n'y a pas de seuil.

Régularisation des Congés payés à partir de 3 mois d'absence

Besoin : conserver l'acquisition des congés payés pour les 3 premiers mois d'absence maladie (jours calendaires), et ne régulariser que pour les jours au-delà.

Recommandation : créer une règle de proratisation en jours calendaires, en définissant un seuil de 90 jours.

Remarque : si la méthode de régularisation est en jours ouvrés, vous devrez renseigner le seuil en jours ouvrés, soit 60 jours pour 3 mois.

Régularisation des RTT au prorata à effet immédiat

Besoin : réduire le droit à RTT en cas d'absence

Recommandation : créer une règle de proratisation des RTT en jours ouvrés, en ajoutant l'ensemble des comptes d'absence. En particulier, en général, la maternité impacte les RTT, mais pas les congés payés.

Régularisation par tranche des RTT

Besoin : réduire le droit à RTT de 0,5 uniquement tous les 10 jours d'absence

Recommandation : créer une règle de régularisation par tranche, avec une tranche de 10 et un débit de 0,5. Si vous avez des montants de RTT différents selon les profils, vous devrez certainement créer une règle par profil (valeur de RTT distincte) afin que le montant du débit par tranche soit adapté.

Exécuter une règle de régularisation

Le suivi et l'exécution des règles de régularisation s'effectuent dans Crédit / Débit > Acquisition > Régularisation. Cela nécessite d'avoir préalablement paramétrés les règles, au sein des réglementaires, comme décrit plus haut.

Vous retrouverez mois par mois la liste des règles ayant une exécution prévue ce mois. Les règles "Auto" s'exécuteront à la date prévue, tandis que pour les règles "Manuel", il vous faudra lancer l'exécution avec le bouton "Exécuter".

Au clic sur le bouton "Exécuter", un tableau de simulation s'affiche récapitulant les informations principales, ainsi que la régularisation proposée. Il vous est possible de modifier cette valeur avant d'enregistrer.

Important : le tableau de simulation se base sur les crédits déjà effectués, il n'est pas possible de simuler un calcul avant que les crédits du mois n'aient eu lieu.

En cliquant sur une ligne du tableau de simulation, vous accéderez au détail du calcul effectué : jours d'absence pris en compte, acquisition de la période, taux de présence, etc.

Possibilité de relancer la règle.

Accéder à l'historique des exécutions d'une règle de régularisation

Lorsqu'une règle a été exécutée, la date d'exécution est mise à jour, et une coche verte s'affiche. En cliquant sur la ligne, vous pouvez alors accéder à l'historique des exécutions, et au rapport de chaque exécution.

Règles avancées non paramétrables dans Timmi Absences

Certains calculs sur les droits acquis ne sont pas paramétrables dans Timmi Absences, notamment s'ils font intervenir de l'ancienneté, des taux horaires ou autre information contractuelle non renseignée dans Timmi Absences.

Le module de régularisation ne permet pas de reconnaitre un seuil de déclenchement des règles, notamment un seuil de déclenchement pour absences supérieures à 365 jours pour les maladies professionnelles ou les accidents de travail. Si vous souhaitez appliquer cette règle, vous pourrez régulariser manuellement au retour du collaborateur via les Actions à Réaliser (Reprise du travail suite à une longue absence) et modifier le profil d'acquisition à Aucun droit dans le dossier RH du collaborateur concerné, pendant la durée de l'absence.

Si votre paie permet de gérer une acquisition plus fine, vous pouvez importer l'acquisition de la paie dans Timmi Absences grâce au module de comparaison avec la paie.