Avant de commencer
Si vous avez des collaborateurs acquérant des RTT au forfait jours (nombre annuel dépendant du nombre de jours travaillés), Timmi Absences vous permet de calculer automatiquement le bon nombre de jours à créditer chaque année.
Nous vous recommandons tout de même de vérifier une fois par an le nombre de jours à acquérir pour l'année suivante. Si vous constatez un écart (qui peut venir d’une configuration ancienne), vous pouvez rétablir la bonne valeur en un clic.
Est-ce que vos RTT sont correctement configurés ?
Via les profils d'acquisition
- Rendez-vous dans Paramétrage > Réglementaires et accéder aux profils d'acquisition en cliquant sur le réglementaire souhaité.
- Passez la souris sur le profil d'acquisition contenant les RTT que vous souhaitez vérifier et cliquez sur le bouton Modifier le profil à droite.
- Sous le nom du compte, s'il est écrit Calcul au forfait jour, la configuration est correcte et les éventuelles données manquantes ou écarts seront indiqués via une alerte. S'il n'est pas écrit Calcul au forfait jour, alors ce profil ne gère pas le calcul automatique au forfait jour mais un montant fixe annuel. Cliquez sur Modifier, indiquez les bonnes valeurs (calendrier, etc.) et enregistrez le calcul.
- Après vos éventuelles mises à jour, enregistrez le profil.
Si le lundi de Pentecôte est chômé dans la société, le calendrier associé à la règle d'acquisition doit inclure le lundi de Pentecôte comme jour férié.
Si le lundi de Pentecôte est travaillé (ou si RTT imposé pour tous les collaborateurs), il faut l'ajouter à la valeur du nombre de jours travaillés par an (indiquer 219 au lieu de 218 par exemple)., afin d'obtenir la bonne valeur du nombre de RTT sur l'exercice.
Via les règles d'acquisition
- Rendez-vous dans Paramétrage > Réglementaires > onglet Acquisition et cliquez sur Modifier à droite :
- Le détail du calcul des RTT est expliqué :
Pour un temps plein, il convient de renseigner :
- le calendrier rattaché aux collaborateurs
- le nombre de jours de Congés Payés à acquérir
- La valeur du forfait
Vos collaborateurs ont déjà été crédités d'un montant incorrect, que faire ?
Si un crédit mensuel ou annuel a déjà eu lieu, vous ne pouvez pas l'annuler. Plusieurs solutions s'offrent à vous.
- Si peu d'utilisateurs sont concernés, vous pouvez envisager une correction manuelle via Crédit/débit > Ajustement manuel > Ajustement individuel.
- Si beaucoup d'utilisateurs sont concernés et qu'ils ont tous besoin de la même correction (ex : retirer 2 jours à tous les utilisateurs partageant le même profil d'acquisition), vous pouvez intervenir via Crédit/débit > Ajustement manuel > Ajustement collectif en filtrant sur la population concernée.
- Si vous n'êtes pas à l'aise avec ces manipulations, n'hésitez pas à contacter le support.
Que faire en cas de collaborateurs à temps partiel ? Le cas des RTT forfait réduit
Pour les collaborateurs à temps partiel, Timmi Absences pourra calculer automatiquement le nombre de jours de RTT à acquérir, uniquement via les règles d'acquisition (et non via les profils d'acquisition). Si vous passez par les profils d'acquisition, il faudra jouer sur le nombre de jours ouvrés travaillés (1) pour trouver le nombre de RTT acquis sur l'année (2). Pensez alors à renommer l'intitulé du profil d'acquisition (3) :
Si vous passez par les règles d'acquisition, 2 méthodes s'offrent à vous :
- En fonction des jours non travaillés
- En fonction du taux d'activité
En fonction des jours non travaillés
Il s’agit du mode recommandé car il est plus précis : il tient compte avec exactitude des jours fériés qui tomberaient sur un jour non travaillé par le collaborateur.
Cas d’usage : Définir le droit d’une personne en forfait réduit dont les jours d’absence sont entiers, fixes et connus sur la période d’acquisition.
Il nécessite de connaitre :
- le calendrier applicable : il permet de connaître le nombre de jours de l’année
- les jours chômés : associé au calendrier, cela permet de calculer le montant de jours à déduire car non travaillés
- les jours d’absence exacts des collaborateurs concernés : associé au calendrier et aux jours chômés, cela permet de calculer le nombre de jours fériés tombant sur des jours ouvrés qui doivent être également décomptés.
- le nombre de jours travaillés sur la période (la valeur du forfait)
- le nombre de jours de congés proratisés : attention à bien renseigner la valeur proratisée afin que les jours ne soient pas décomptés deux fois (exemple : pour un forfait réduit à 80% qui acquiert 25 CP non proratisé, on renseignera la valeur 20 dans cette case)
En fonction du taux d'activité
Cas d’usage : Définir le droit d’une personne en forfait réduit dont les jours d’absence ne sont pas fixes sur la période d’acquisition (jour de forfait réduit variant d’une semaine sur l’autre, ou non connus). Ce mode permet également de paramétrer une acquisition de jours de repos pour un collaborateur dont le forfait réduit est défini par demi journées ou une semaine sur deux.
Il nécessite de connaitre :
- le calendrier applicable
- les jours chômés
- le nombre de jours travaillés sur la période (la valeur du forfait pour une personne en forfait jours, ie non réduit)
- le nombre de jours de congés non proratisés
- le taux d’activité : il permet de calculer le prorata de jours de repos auquel à droit une personne en forfait réduit par rapport à une personne à temps plein.
Ce mode est moins précis que le précédent car il fait un prorata du nombre de jours de repos par rapport à une personne présente à temps plein. Il ne tient pas compte de la localisation des jours fériés par rapport aux jours off du collaborateur en forfait réduit.
Vous souhaitez nous aider à améliorer la gestion des RTT en forfait jour ?
Vous pouvez soumettre vos idées à l'équipe Produit sur le Portail produits Lucca.
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