Modifier les soldes de plusieurs collaborateurs

Avant de commencer

Vous pouvez modifier les soldes des compteurs de plusieurs collaborateurs via le module "Crédit / Débit" :

• Manuellement (pour une remise à zéro de compteur, un crédit ou un débit identique pour la population cible).
• En important un fichier (pour créditer ou débiter des montants spécifiques pour chaque collaborateur)

Note : si vous souhaitez ajuster l'acquisition ou les soldes par rapport à la paie, utilisez le module dédié Comparer avec la paie.

Modification manuelle des compteurs

Pour modifier les compteurs ou les remettre à zéro, rendez-vous dans l'onglet Crédit/Débit > Ajustement Manuel > Ajustement manuel collectif.

1. Sélectionner la population concernée : vous pouvez utiliser les filtres pour affiner votre sélection en fonction d'un département ou d'un profil d'acquisition spécifique par exemple. Vous trouverez à droite de l'écran, la liste des collaborateurs impactés en fonction de la population sélectionnée. 

2. Sélectionner ensuite l'action à réaliser;

• Choisir le compte à impacter (liste déroulante)
• Choisir l'action que vous souhaitez appliquer (créditer ou débiter un montant, remettre à zéro un compteur, transférer des droits, écrêter ou encore imposer un solde précis) 
• Saisir un libellé (champ libre - nous vous recommandons ici de mettre le motif de cette manipulation. N'hésitez pas à être le plus précis possible "Remise à zéro", "Jour offert",etc.)

3. Avant de valider l'action en cours, une prévisualisation vous est proposée, indiquant les impacts de votre manipulation sur les soldes de la population sélectionnée. 

• Modifier la date d'écriture si vous le souhaitez, à l'aide du champ "Comptabilisé au" (par défaut, il s'agit de la date du jour)
• Cliquer sur Enregistrer pour valider l'ajustement. 

Import d'un fichier

Vous pouvez charger un fichier contenant les montants à créditer ou à débiter pour chaque collaborateur. Cela peut servir par exemple pour initialiser les compteurs. Pour cela, rendez-vous dans le module Crédit/Débit > Imports > Importer des droits.

La valeur importée n'écrase pas le solde du compte, elle crédite le solde (ou le débite si le montant est négatif).

Format du fichier

Le format attendu est un fichier CSV point virgule (Encodage UTF-8) ou Excel (.xlsx).

Les utilisateurs peuvent être identifiés soit par leur établissement et leur matricule, soit par leur login. Une des deux méthodes est obligatoire.

Le fichier doit donc avoir les colonnes suivantes :

• établissement (optionnel): nom ou code (si identification par établissement/matricule)
• Matricule (optionnel): matricule paie du salarié (si identification par établissement/matricule)
• Login (optionnel): login du salarié (si identification par login)
• Nom
• Prénom
• Compte n°1
• Compte n°2
• Compte n°3
• ...

Vous pouvez télécharger un modèle de fichier :

Le fichier doit comporter au moins une colonne "compte". Il n'y a pas de limite sur le nombre de comptes.

Si vous utilisez les libellés exacts des comptes, ils seront reconnus automatiquement. Dans le cas contraire, il faudra faire la correspondance manuellement.

Exemple de fichier avec identification par établissement et matricule :

Exemple de fichier avec identification par login :

Chargement du fichier

Après téléchargement du fichier, il est testé et les lignes à importer sont affichées. S'il y a des erreurs elles sont affichées dans l'interface:

Avertissements possibles (non bloquants):

• Le nom du collaborateur ne correspond pas à son matricule ou login : il est conseillé de vérifier la ligne car cela peut être dû à une erreur de matricule ou de login.

Erreurs possibles (bloquantes) :

• Le compte n'est pas reconnu : le nom d'un ou plusieurs compte(s) n'a pas été reconnu, il faut donc le(s) sélectionner manuellement
• Le matricule est inexistant ou incorrect
• L'établissement est inexistant ou incorrect
• Le login est inexistant ou incorrect
• Lignes en doublon (deux lignes portant sur le même collaborateur)
• Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur un compte auquel il n'a pas accès (le compte renseigné n'appartient pas au réglementaire de l'établissement du collaborateur)
• Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur lequel l'administrateur qui importe n'a pas les droits d'accès (établissement non présent dans son rôle ou collaborateur absent du périmètre sur lequel l'administrateur a le droit de comparer)

Pour importer les lignes sans erreur, cliquez sur Importer les lignes sans erreur puis renseignez un libellé et la date comptable (date d'effet de l'import) et cliquez sur Importer.

Historique des imports

Tous les imports sont visibles dans l'historique, accessible depuis la page principale du module.

Vous retrouvez pour chaque import :

• le fichier importé
• le rapport d'import
• le fichier des lignes en erreur le cas échéant