Avant de commencer

La fonctionnalité de génération de documents vous permet de produire des documents automatiquement complétés avec les informations issues des dossiers RH de vos collaborateurs.

Vous pourrez ainsi générer tout type de documents tels que les contrats de travail, les avenants, les attestations de déplacement, etc.

Principes généraux

La génération d'un document se compose de 5 grandes étapes :

Pour toute génération de document, il vous faudra au préalable avoir créé des modèles de documents.

Prérequis

Afin de générer un document pour un collaborateur les prérequis suivants sont nécessaires :

  • Avoir accès à l'entrée "Génération de documents". Cette entrée est liée à la permission "Gérer les générations de documents",
  • Un document pourra être généré uniquement si vous avez le droit de consulter toutes les données référencées dans le modèle. À titre d'exemple, si le modèle référence la date de début de contrat du collaborateur, mais que vous n'avez pas le droit de consulter cette date dans son dossier RH, la prévisualisation et la génération du document seront impossibles.

Comment générer un document pour un collaborateur ?

Sélection du collaborateur

Une fois votre modèle de documents créé, la première étape pour générer un document est la sélection du collaborateur. Les collaborateurs pour lesquels vous pourrez générer un document seront ceux dont vous pouvez consulter les dossiers RH.

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Choix du modèle

Une fois le collaborateur sélectionné nous vous proposerons les modèles disponibles pour ce collaborateur. Un modèle de documents est obligatoirement rattaché à un ou plusieurs établissements. Ainsi les modèles disponibles dépendront de l'établissement du collaborateur sélectionné.

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Prévisualisation du document

La prévisualisation vous permet de contrôler le document final. Elle affichera le document complété avec les données personnelles du collaborateur. 

Si vous avez intégré des données personnalisées au modèle sélectionné, c'est à cette étape que vous pourrez les renseigner.

Si des données du dossier RH sont manquantes, car elles ne sont pas renseignées dans le dossier RH du collaborateur, des alertes vous permettrons de les identifier pour les compléter.

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Génération du document et demande de signature

Une fois les alertes corrigées vous pourrez générer et télécharger le document au format PDF. Cette étape vous permet également d'envoyer le document pour signature. Vous trouverez plus de détails sur la signature électronique sur cette fiche d'aide.

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Enregistrement automatiquement du document généré

Un modèle de document peut être rattaché à une donnée du dossier RH de type fichier. Ce paramètre implique qu'à la génération d'un document, celui viendra automatiquement s'enregistrer dans le dossier RH du collaborateur pour lequel le document aura été généré.

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Prochaines évolutions

De nouvelles fonctionnalités sont à l'étude mais ne sont pas encore planifiées. Quelques exemples :

  • La génération en masse. Elle permettra de générer un document pour plusieurs collaborateurs à partir d'un modèle. Par exemple : générer une attestation de déplacement pour 50 collaborateurs.
  • La sélection du contrat de référence. Actuellement seules les données du contrat en cours pourront être automatiquement complétées. Par la suite vous pourrez choisir parmi les différents contrats du collaborateur.
  • L'intégration de données multi-occurrentes. Dans un premier temps, seules les données simples pourront être référencées dans un modèle de document,
  • La possibilité de remplacer le fichier d'un modèle créé,
  • Etc.

Il s'agit d'une liste non exhaustive et non contractuelle. Elle est susceptible d'évoluer en fonction des retours de nos clients.

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