Avant de commencer
La fonctionnalité de génération de documents vous permet de produire des documents automatiquement complétés avec les informations issues des dossiers RH de vos collaborateurs.
Vous pourrez ainsi générer tout type de documents tels que les contrats de travail, les avenants, les attestations de déplacement, etc.
Principes généraux
La génération d'un document se compose de 5 grandes étapes :
- Le choix du collaborateur pour lequel vous souhaitez générer un document,
- La sélection du modèle de documents,
- Le contrôle du document prérempli,
- Le téléchargement du document et son envoi pour signature
- L'enregistrement automatique du document généré dans le dossier RH (facultatif).
Prérequis
Afin de générer un document pour un collaborateur les prérequis suivants sont nécessaires :
- Avoir accès à l'entrée "Génération de documents". Cette entrée est liée à la permission "Gérer les générations de documents",
- Un document pourra être généré uniquement si vous avez le droit de consulter et modifier toutes les données référencées dans le modèle. À titre d'exemple, si le modèle référence la date de début de contrat du collaborateur, mais que vous n'avez pas le droit de consulter / modifier cette date dans son dossier RH, la prévisualisation et la génération du document seront impossibles.
- Les données présentes dans le document doivent au préalable être renseignées dans le dossier RH mais il est possible de forcer l'envoie du document si ce n'est pas le cas.
Comment générer un document pour un collaborateur ?
Sélection du collaborateur
Une fois votre modèle de documents créé, la première étape pour générer un document est la sélection du collaborateur. Les collaborateurs pour lesquels vous pourrez générer un document seront ceux dont vous pouvez consulter les dossiers RH.
Choix du modèle
Une fois le collaborateur sélectionné nous vous proposerons les modèles disponibles pour ce collaborateur. Un modèle de documents est obligatoirement rattaché à un ou plusieurs établissements. Ainsi les modèles disponibles dépendront de l'établissement du collaborateur sélectionné.
Prévisualisation du document
La prévisualisation vous permet de contrôler le document final. Elle affichera le document complété avec les données personnelles du collaborateur.
Si vous avez intégré des données personnalisées au modèle sélectionné, c'est à cette étape que vous pourrez les renseigner.
Si des données du dossier RH sont manquantes, car elles ne sont pas renseignées dans le dossier RH du collaborateur, des alertes vous permettrons de les identifier pour les compléter.
Si des données référencées sont incomplètes dans le dossier RH de l'utilisateur, vous devrez avoir le droit de les modifier pour générer le document.
Génération du document et demande de signature
Une fois les alertes corrigées vous pourrez générer et télécharger le document au format PDF ou Word. Cette étape vous permet également d'envoyer le document pour signature. Vous trouverez plus de détails sur la signature électronique sur cette fiche d'aide.
Enregistrement automatiquement du document généré
Un modèle de document peut être rattaché à une donnée du dossier RH de type fichier. Ce paramètre implique qu'à la génération d'un document, celui viendra automatiquement s'enregistrer dans le dossier RH du collaborateur pour lequel le document aura été généré.
Supprimer un modèle de document
Pour supprimer un modèle de document, il faut cliquer sur le modèle et utiliser le bouton de modification à gauche de "Générer le document" puis cliquer sur "Supprimer le modèle".
Prochaines évolutions
Vous pouvez nous remonter vos souhaits d'évolution en suivant le processus décrit dans cet article.