Les tâches du gestionnaire Anytime

Avant de commencer

Vous allez très prochainement distribuer des cartes Anytime à vos collaborateurs, si ce n'est déjà fait. Une fois que vous aurez transmis le code PIN à chaque détenteur de carte et que vous aurez mis de l'argent sur ces dernières, vos collaborateurs pourront commencer à payer leurs frais professionnels avec ce nouveau moyen de paiement.

Chaque salarié qui se voit attribuer une carte recevra un mail dans lequel le fonctionnement de la carte lui est expliqué.

Anytime en 3 mots

  • Une carte bancaire Anytime est une MasterCard : elle est donc acceptée par la majorité des commerçants et fonctionne aussi pour les achats sur internet.
  • Le 3D Secure n'est pas gérée avec cette carte.
  • La carte Anytime est une carte de débit : elle n'autorise donc pas le découvert.

Lancement du service

Ouverture du compte

Le consultant en charge du déploiement d'Anytime pour votre entreprise vous a certainement envoyé un lien grâce auquel vous pouviez renseigner toutes les informations nécessaires à l'ouverture de votre ou vos compte(s) Anytime.

Si vous n'en disposez plus, vous pouvez en générer un nouveau en cliquant ici. En utilisant le lien, vous bénéficiez de conditions tarifaires avantageuses et dont la facturation est entièrement gérée par Lucca.

Nous vous recommandons d'ouvrir un compte Anytime par entité juridique qui aura des titulaires de cartes propres à chaque population de votre entreprise. Vos écritures comptables seront ainsi gérées au mieux dans Cleemy puisqu'elles sont comptabilisées sur l’entité d’appartenance du collaborateur et non celle du compte Anytime.

Que dois-je préparer pour monter mon dossier ? 

Les documents dont vous aurez besoin pour l'ouverture du compte bancaire Anytime sont listés dans l'article "Le déploiement d'Anytime de A à Z"

Synchronisation avec Cleemy

Pour pouvoir synchroniser votre compte bancaire Anytime fraîchement créé avec Cleemy, vous devez avoir accès au module "Paramétrage" de votre solution de gestion des notes de frais préférée.

L'interface d'administration des cartes bancaires Anytime se situe dans l'entrée "Imports des dépenses" :

mceclip0.png

En cliquant sur le bouton "Ajouter un compte", vous allez pouvoir synchroniser votre compte bancaire Anytime avec Cleemy.

Toutes les étapes sont détaillées dans la fiche d'aide dédiée.

Rattachement des utilisateurs

Une fois la synchronisation de votre compte Anytime faite avec Cleemy, vous verrez apparaître dans votre interface l'ensemble de vos cartes bancaires. Voici la démarche à suivre : Rattacher un utilisateur Cleemy à une carte Anytime.

Chargement des cartes

Une fois les cartes rattachées à un utilisateur dans Cleemy, vous pouvez créditer les fonds pour chacune d'entre elle directement depuis votre interface de gestion de cartes, sur le site d'Anytime.

Le chargement d'une carte aura plusieurs incidences dans Cleemy :

  • Le solde de la carte apparaîtra dans Cleemy quelques minutes après le crédit.
  • Cleemy passe une ligne une écriture d'attribution d'avance du montant mis sur la carte pour le collaborateur rattaché à la carte.

En effet, lorsque vous rechargez une carte, l'argent change de main : il n'appartient plus à la société mais à votre collaborateur. Ce changement de propriétaire se traduit comptablement par une avance ponctuelle dans Cleemy.

Lorsque vos salariés disposant d'une carte Anytime déclareront leurs notes de frais, le montant déclaré viendra déduire leur solde du compte d'avance. Ils ne seront donc pas remboursés tant que leur solde d'avance ponctuelle est non nul.

Gestion courante

Actions classiques réalisables dans Anytime

Depuis l'interface de gestion Anytime, vous pouvez:

  • Définir la fréquence de crédit du compte carte (ce qui aura pour effet l'attribution d'une avance ponctuelle pour le collaborateur rattaché à la carte dans Cleemy). Vous pouvez opérer les crédits, ponctuellement (à la demande du salarié) ou périodiquement, en indiquant le montant à créditer.
  • Définir un montant seuil engageant le crédit d'une crédit et le montant associé.
  • Gérer et administrer les titulaires de la carte (entrée / sortie d'un collaborateur)
  • Visualiser l'historique des transactions
  • Générer ou retrouver le code PIN d'une carte (si vous disposez des trois chiffres présents à l'arrière de la carte, vous pourrez afficher son code PIN.
  • D'activer ou désactiver les retraits aux distributeurs ou la possibilité de faire des achats sur Internet
  • De désactiver une carte (cas de perte, vol, fraude..)

Plutôt que faire opposition, il vous suffit de la désactiver. Vous pourrez la réactiver si la carte est retrouvée.

Actions classiques réalisables dans Cleemy

L'interface de gestion des cartes Anytime disponible au sein de Cleemy vous permet de:

  • Consulter le solde des cartes et les utilisateurs rattachés dans Cleemy
  • Rattacher et détacher un utilisateur à une carte.

Solde d'avance des salariés

Le solde d'avance de vos collaborateurs traduit le montant de la datte contractée vis à vis de l'entreprise. Il est important de suivre cette métrique pour savoir qui doit de l'argent à votre société.

Ce solde d'avance est disponible dans Cleemy à deux endroits :

  • Dans l'onglet "Situation & notes de frais" pour un collaborateur donné. Vous pourrez visualiser le solde du compte d'avance d'un collaborateur ainsi que le montant des frais en attente de remboursement.
  • Dans l'onglet "Avances" par une entité légale donnée. Vous retrouverez les soldes des comptes d'avance de vos collaborateurs.

Bonnes pratiques

Si l'un de vos collaborateurs a un solde d'avance beaucoup plus élevé que le solde de sa carte Anytime, cela signifie que la plupart des frais payés par ce dernier n'ont pas été déclarés dans une note de frais dans Cleemy.

  • Cas 1 : toutes les dépenses faites sont dans sa liste des dépenses. Vous pouvez inviter votre collaborateur à déclarer ses dépenses dans une note de frais (ou le faire pour lui si vous en avez le droit)
  • Cas 2 : il n'y a pas ou très peu de dépense dans sa liste des dépenses.

Ceci signifie que votre collaborateur a supprimé les dépenses lorsqu'elles sont apparues dans Cleemy (il s'agissait certainement de frais personnels). Nous vous conseillons donc d'arrêter de recharger sa carte Anytime.

Votre collaborateur paiera alors ses frais professionnels via un autre moyen de paiement (avec sa carte personnelle fort probablement). Il s'affranchira de sa dette envers l'entreprise au fur et à mesure des notes de frais déclarées.

Si l'un de vos collaborateurs a un solde d'avance beaucoup plus faible que le solde de sa carte Anytime, cela signifie que la majorité des dépenses n'ont pas été faites avec ce moyen de paiement (carte personnelle ou frais kilométriques par exemple).

Encouragez-le à utiliser sa carte Anytime et rassurez-le : les prochains frais qu'il déclarera - même s'ils sont effectués avec sa carte Anytime - lui seront remboursés.

Tant qu'aucune note de frais n'est déclarée, le solde d'avance de vos collaborateurs ne sera pas modifié : l'imputation d'avance sur frais se fait au moment de la déclaration de la note de frais.

Refus d'une dépense ou d'une note de frais. Si vous refusez toute une note de frais ou des dépenses en son sein, le solde d'avance du collaborateur sera crédité du montant refusé.

Ceci restera donc à sa charge et sera remboursé lors de sa prochaine déclaration de note de frais. Au moment du départ de votre collaborateur, vous effectuerez un solde de tout compte. Vous pourrez donc solder son compte d'avance et faire la retenue sur salaire correspondante.

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0