Anytime pour les utilisateurs : Découvrir ma carte Cleemy / Anytime

Si vous ne l’avez pas encore reçue, vous allez très prochainement vous voir attribuer par votre entreprise une carte bancaire de débit Anytime.

Cette carte va vous permettre d’effectuer tous vos paiements professionnels sans que vous ayez besoin d’avancer vous-même de l’argent.

Votre gestionnaire de cartes Anytime, va très prochainement vous transmettre votre code PIN. Cet article vous permettra de retrouvez les questions / réponses les plus fréquentes que nous avons identifiées pour vous:

Utilisation courante

Vous venez de recevoir une carte Anytime avec son code PIN. Elle est maintenant prête à l'emploi.

Le but de cette carte est de limiter les frais que vous aurez à avancer puisque c'est votre entreprise qui avance les fonds sur votre carte.

Le solde de votre carte bancaire et la situation de vos notes de frais déclarés seront visibles directement dans Cleemy. Pour en savoir davantage à ce sujet, c'est dans cette partie.

A partir de maintenant et tant que le solde de votre carte vous le permet, vous pouvez payer tous vos frais professionnels avec cette nouvelle carte. 

Que se passe-t-il lorsque j'effectue un paiement avec ma carte ?

En fonction du paiement, vous ferez face à deux situations:

  • s'il s'agit d'une pré-autorisation (locations, carburants, cautions, réservations d’hôtels), vous pouvez vous référer à la partie dédiée.
  • dans la majorité des cas, pour une dépense sans provision sur votre compte, vous pourrez voir la transaction apparaître sur Cleemy quelques secondes après sa réalisation (que ce soit sur l'application mobile ou sur le site internet).
    Il ne vous restera plus qu'à prendre une photo de votre reçu pour le joindre à la dépense et le tour sera joué.

Vous ne pouvez pas être à découvert avec une carte Anytime. C'est une carte de débit

Je prends en photo mon reçu après avoir payé, comment Cleemy le gère ?

Vous pouvez prendre en photo votre reçu de deux façons :

  • Directement dans le formulaire de la dépense créée après le paiement, en appuyant sur la zone " Ajouter un justificatif ". Auquel cas, ce dernier sera directement joint à la dépense.

ou

  • En utilisant le bouton d'action présent sur l'application mobile (le bouton "+"). Si votre entreprise l'a activée, la lecture automatique des justificatifs se déclenchera pour identifier les données présentes sur celui-ci (date, montant, nature de frais).

Si Cleemy trouve la même dépense remontée par Anytime, un rapprochement automatique sera effectué. Les deux dépenses seront fusionnées et complétées en gardant les champs pertinents des deux dépenses initiales.

Mes dépenses issues d'Anytime remontent en rouge, avec le message "invalide".

Une dépense peut être invalide pour deux raisons :

  • Un champ obligatoire est manquant. Le cas le plus fréquent est le justificatif: la dépense créée dans Cleemy provenant de votre carte bancaire Anytime n'a pas encore de justificatif rattaché. Il vous suffit alors de prendre en photo votre reçu pour que l'invalidité disparaisse.

ou

  • Un blocage sur le nombre de dépenses saisies sur une période donnée a été paramétré dans Cleemy (par exemple, ne pouvoir saisir qu'un déjeuner par jour). Dans ce cas, l'alerte ne sera affichée que sur la version ordinateur de Cleemy.

N'hésitez pas à demander à votre administrateur la politique de gestion de frais de votre entreprise afin de savoir si cette dépense a lieu d'être, ou pas.

Pour les achats spécifiques

J'ai payé une dépense nécessitant une provision sur ma carte, que vais-je voir apparaître dans Cleemy ?

Avant toute chose, si le solde de votre carte est inférieur au montant de la provision demandé, vous ne pourrez pas effectuer la dépense.

Par exemple, dans les stations essence 24h/24, le paiement aux bornes nécessite généralement un blocage de 120 € sur la carte. Même si vous ne souhaitez mettre que 30 € d'essence, il vous faut au moins 120 € sur votre carte Anytime.

Ensuite, seul le montant effectivement dépensé à la pompe à essence remontera dans Cleemy, au même titre qu'une dépense classique.

Est-ce que je peux effectuer des achats sur internet avec ma carte Anytime ?

La carte bancaire Anytime est une carte MasterCard. A ce titre, vous pouvez tout à fait payer vos achats effectués sur internet.

Les cartes Anytime ne gère pas le 3D Secure. Il vous faudra utiliser un autre moyen de paiement sur les sites ne disposant que de cette technologie.

J'ai besoin de retirer de l'argent à un distributeur, puis-je le faire ?

Il est possible d'effectuer un retrait avec votre carte Anytime : l'argent présent dessus vous appartient. Ensuite, lorsque vous paierez vos frais avec cet argent liquide, déclarez le montant dépensé dans Cleemy comme n'importe quelle autre dépense.

Pour aller plus loin, une fois les dépenses déclarées dans une note de frais, le montant total des frais engagés sera déduit de votre solde d'avance (c'est à dire, l'argent mis par votre entreprise sur votre carte).

Si vous ne dépensez pas tout l'argent retiré à des fins professionnelles, votre solde d'avance sera simplement plus haut que le solde de votre carte.

Vous verrez apparaître dans Cleemy une dépense de 2 €, ce qui correspond aux frais bancaires appliqués par Anytime dans le cadre d'un retrait. Cette comission est à la charge de l'entreprise, il faudra la déclarer dans une note de frais en y associant le ticket de la banque fourni lors du retrait.

J'ai besoin de faire des frais à l'étranger, que vais-je avoir apparaître dans Cleemy ?

Des dépenses faites à l'étranger sont caractérisées selon :

  • La devise de la dépense, qui est différente de la devise de votre compte bancaire Anytime.
    Le montant débité sur votre compte Anytime sera le montant converti en fonction du taux de change appliqué par la banque.
  • Les frais de commission, compris dans la dépense.

Le montant remonté dans Cleemy est la somme du montant converti et des frais de commission appliqués. Déclarez ce montant : il correspond à la réalité de votre compte bancaire.

Les délais de création dans Cleemy des dépenses faites à l'étranger sont plus longs. En effet, le montant en euros n'est connu qu'au moment où la totalité du montant (montant converti + comission) est transféré au commerçant. Il faut compter quelques jours pour voir vos dépenses faites à l'étranger remonter dans Cleemy.

A titre informatif, dans le champ "Commentaire" de la dépense, vous retrouverez le montant de la commission présent dans la dépense.

Suivi de mon compte et remboursement de mes notes de frais

Concrètement, lorsque votre entreprise vire de l'argent sur votre carte Anytime, cela signifie que l'argent déposé par l'entreprise sur votre carte Anytime change de propriétaire. Désormais il vous appartient et doit être utilisé pour vos frais professionnels.

Ce changement de propriétaire sera donc retranscrit dans Cleemy sous la forme d'une attribution d'avance : l'argent sur votre carte Anytime vous a été donné par votre entreprise. Vous contractez donc une dette envers celle-ci.

Le remboursement de cette dette se fait naturellement lors de la déclaration de vos prochaines notes de frais. Plutôt que de toucher de l'argent (via virement, sur votre prochain bulletin de paie, etc.), votre solde d'avance sera réduit.

Ainsi, chaque rechargement de votre carte Anytime sera lié à une attribution d'avance dans Cleemy.

Où puis-je voir le solde de ma carte ?

Sur la version ordinateur de Cleemy

Dans l'onglet "Dépense" de votre interface, vous retrouverez les informations suivantes :

  • Le solde de votre carte Anytime. Si vous disposez de plusieurs cartes, les soldes de toutes les cartes apparaîtront.
  • L'ensemble des dépenses engagées ainsi que la somme des montants remboursés

Sur la version mobile de Cleemy

  • Dans un onglet dédié, intitulé "Situation".
  • Dans quels cas serai-je remboursé d'une note de frais que j'ai déclarée ?

En principe, ce cas ne se présentera que très rarement. En effet, le montant des notes de frais que vous déclarez sera déduit de votre solde d'avance et ne générera donc pas de remboursement.

Cependant, si vous avez déjà épongé l'intégralité de votre dette auprès de votre entreprise (votre solde d'avance est nul) : les prochaines notes de frais déclarées devront vous être remboursées.

Vous pouvez vous retrouver avec un solde d'avance nul mais avec toujours de l'argent sur votre carte Anytime dans les situations suivantes :

  • Vous avez utilisé un autre moyen de paiement pour vos frais professionnels : votre solde d'avance a donc diminué alors que le solde de votre carte Anytime est resté inchangé.

ou

  • Vous avez déclaré des frais kilométriques. Ceux-ci n'ont pas été payés avec votre carte Anytime et pour autant, ils viendront réduire votre solde d'avance.

Moralité : l'argent mis sur votre carte Anytime est dû à votre entreprise. Cleemy fera en sorte que vous épongiez cette dette le plus vite possible : utilisez donc votre carte Anytime pour tous vos frais professionnels.

Pourquoi le solde de ma carte bancaire est-il différent de celui de mon compte d'avance ?

Il peut y avoir plusieurs raisons expliquant cette différence :

  • Vous avez déclaré des frais kilométriques. Ceux-ci seront déduits du solde de votre compte d'avance alors qu'aucun montant n'a été débité sur votre carte Anytime.

ou

  • Vous avez payé des frais personnels avec votre carte bancaire Anytime. Ceux-ci n'ont pas vocation à être déclarés dans Cleemy et vous avez donc supprimé ces dépenses de votre interface. Le solde de votre compte bancaire a donc diminué mais pas le solde de votre compte d'avance.

ou

  • Certaines dépenses que vous avez déclarées ont été refusées. Dans ce cas, ces dépenses ne seront pas remboursées par votre entreprise. Le solde de votre compte d'avance n'aura pas diminué alors que celui de votre carte Anytime si.

Une dépense faite avec ma carte bancaire Anytime a été refusée, dois-je de l'argent à mon entreprise ?

En réalité, vous devez l'argent mis par votre entreprise sur votre carte Anytime. Ce dû se matérialise par un solde non nul sur votre compte d'avance.

Le refus d'une de vos dépenses aura pour effet de laisser le solde de votre compte d'avance inchangé, alors que le solde de votre carte Anytime aura diminué.

Le seul montant que vous aurez à rembourser à votre entreprise et le solde de votre compte d'avance.

Notez bien que ce solde diminuera naturellement, à chaque fois que vous déclarerez une note de frais.

J'ai fait une dépense personnelle avec ma carte Anytime, quelle est la marche à suivre ?

Comme toutes les dépenses faites sur votre carte Anytime, une dépense personnelle remontera dans Cleemy. Vous ne devrez pas la déclarer dans une note de frais, il vous faudra la supprimer de votre liste des dépenses.

C'est la seule manipulation que vous avez à effectuer.

Pourquoi mes frais kilométriques ne sont-ils pas remboursés ?

Lorsque vous déclarez une note de frais, Cleemy va tout d'abord déduire le montant de la note de frais du solde de votre compte d'avance. Ceci correspond à rembourser le plus vite possible votre entreprise.

Les frais kilométriques que vous déclarez n'échappent pas à cette règle, même s'ils n'ont impliqué aucune dépense sur votre compte Anytime.

Assistance

Quoi faire en cas de perte, vol, transaction frauduleuse ... ?

Contactez votre gestionnaire de cartes. Son nom se trouve :

  • Sur la version web de Cleemy, dans l'onglet "Dépenses" en cliquant sur la zone où est affiché le solde de votre carte Anytime
  • Sur la version mobile de Cleemy, dans l'onglet "Situation"

Il aura la possibilité de bloquer rapidement votre carte Anytime à distance, le temps que la situation soit éclaircie.

 

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