Anytime pour les utilisateurs : Découvrir ma carte Cleemy / Anytime

Une carte de paiement Anytime vient de vous être attribuée par votre entreprise. Cette carte vous permet de régler toutes vos dépenses professionnelles sans que vous ayez besoin d’avancer vous-même de l’argent.

Cet article vous permettra de retrouver les réponses aux questions les plus fréquentes que vous pouvez vous poser :

Utilisation courante

Vous venez de recevoir une carte Anytime avec son code PIN. Elle est dès maintenant prête à l'emploi. Le but de cette carte est de limiter les frais que vous avancez : votre entreprise met à votre disposition des fonds sur votre carte.

Le solde de votre carte bancaire et le suivi de vos notes de frais sont disponibles dans Cleemy. Pour en savoir davantage à ce sujet, c'est dans cette partie.

Tant que le solde de votre carte est suffisant, vous pouvez payer tous vos frais professionnels avec cette nouvelle carte. Inversement, si le solde de votre carte est inférieur à l'achat, le paiement sera refusé et vous devrez utiliser vos moyens de paiement personnels.

Que se passe-t-il lorsque j'effectue un paiement avec ma carte ?

En fonction du paiement, vous ferez face à deux situations:

  • Dans la majorité des cas, la transaction apparaît sur Cleemy quelques secondes après le paiement, à la fois sur l'application mobile ou sur le site internet. Il ne vous reste plus qu'à prendre une photo de votre reçu pour le joindre à la dépense et compléter les éventuels champs obligatoires (projets, commentaires, etc.).
  • Il peut aussi s'agir d'une pré-autorisation (locations de véhicule, carburant sur automate 24h/24, cautions, réservations d’hôtels) : référez-vous à la partie dédiée à cette question.

Vous ne pouvez pas être à découvert avec une carte Anytime. C'est une carte de débit et non de crédit.

Je prends en photo mon reçu après avoir payé, comment Cleemy le gère ?

Vous pouvez prendre en photo votre reçu de deux façons :

  • Directement dans le formulaire de la dépense créée après le paiement, en appuyant sur la zone " Ajouter un justificatif ". Auquel cas, ce dernier est directement joint à la dépense mais les autres champs du formulaire ne sont pas modifiés.
  • En utilisant le bouton d'action présent sur l'application mobile (le bouton "+"). Si votre entreprise l'a activée, la lecture automatique des justificatifs se déclenche pour identifier les données présentes sur celui-ci (date, montant, nature de frais).

Dans le second cas, si Cleemy trouve une dépense remontée par Anytime qui correspond à au montant et à la date du justificatif, un rapprochement automatique a lieu. Le justificatif et les informations lues sur celui-ci sont ajoutés à la transaction bancaire : cela vous évitera notamment de saisir la TVA.

Mes dépenses issues d'Anytime remontent en rouge, avec le message "invalide".

Une dépense peut être invalide pour deux raisons :

  • Un champ obligatoire est manquant. Il s'agit généralement du justificatif : la dépense créée dans Cleemy provenant de votre carte bancaire Anytime n'a pas encore de justificatif rattaché. Il vous suffit alors de prendre en photo votre reçu pour que la dépense devienne valide.
  • Un blocage sur le nombre de dépenses saisies sur une période donnée a été paramétré dans Cleemy (par exemple, ne pouvoir saisir qu'un déjeuner par jour). Dans ce cas, l'alerte ne sera affichée que sur la version ordinateur de Cleemy.

Le montant de la transaction remontée par Anytime ne correspond pas à celui du justificatif

Le cas le plus fréquent est celui des repas où vous avez payé en partie en ticket restaurant et avec votre carte Anytime. Dans ce cas, la transaction bancaire ne remonte pas le montant total du justificatif : il vous faut supprimer la dépense remontée de la banque et en déclarer une autre à partir du justificatif (avec la reconnaissance de caractères, c'est l'affaire d'une photo).

Plus rarement, le montant d'une transaction est modifié après le paiement par le fournisseur. Nous avons par exemple rencontré le cas de réductions Uber qui ne sont pas appliquées au moment du paiement, mais le lendemain. La dépense Anytime remontée dans Cleemy a donc un montant plus élevé (mais le solde de la carte Anytime est bien régularisé lorsque le fournisseur confirme le paiement définitif). Il vous faut là encore supprimer la dépense Anytime et en créer une autre à la main.

En pratique, c'est le montant de la facture qui fait foi et que vous devez déclarer à votre employeur. Rassurez-vous, Cleemy s'assure que vous retomberez toujours sur vos pattes financièrement parlant si vous déclarez les montants des facturettes dans vos frais.

La date de ma transaction Anytime ne correspond pas à celle du justificatif

C'est notamment le cas des billets de trains que vous commandez à l'avance : la dépense Anytime porte la date de la transaction, alors que la date du justificatif est celle du voyage. Dans ce cas, vous ne pourrez pas utiliser le rapprochement automatique, mais vous pouvez ajouter à la main le justificatif à la dépense Anytime, ou bien supprimer la dépense Anytime et créer une dépense à partir de votre justificatif.

Pour être parfaitement rigoureux, privilégiez la création d'une dépense à la date du voyage, c'est celle-ci qui est juste d'un point de vue comptable.

J'ai supprimé par erreur une dépense Anytime

Pas de panique : vous pouvez en refaire une à la main ou en prenant en photo votre justificatif, cela n'aura pas d'impact sur votre remboursement. Dans la plupart des cas, les informations remontées suite au paiement et le justificatif sont identiques, mais en cas d'écart, ce qui est écrit sur le justificatif prime

Pour les achats spécifiques

J'ai payé une dépense nécessitant une provision sur ma carte, que vais-je voir apparaître dans Cleemy ?

Avant toute chose, si le solde de votre carte est inférieur au montant de la provision demandée, vous ne pourrez pas effectuer la dépense. On parle de pré-autorisation (ce terme s'affiche d'ailleurs souvent sur le terminal de paiement).

Par exemple, dans les stations essence 24h/24, le paiement aux bornes nécessite généralement un blocage de 120 € sur la carte. Même si vous ne souhaitez mettre que 30 € d'essence, il vous faut au moins 120 € sur votre carte Anytime.

Ensuite, seul le montant effectivement dépensé à la pompe à essence remontera dans Cleemy, au même titre qu'une dépense classique. Dans ce cas, le délai pour que la transaction remonte peut être de plusieurs jours, le temps que le fournisseur indique le montant effectif de la transaction au réseau bancaire.

Le montant de la provision sera déduit du solde de votre carte et recrédité au plus tard 30 jours après l'achat.

Est-ce que je peux effectuer des achats sur internet avec ma carte Anytime ?

Oui. La carte bancaire Anytime est une carte MasterCard. A ce titre, vous pouvez tout à fait payer vos achats effectués sur internet.

Attention, les cartes Anytime n'utilisent pas 3D Secure. Il vous faudra utiliser un autre moyen de paiement sur les sites imposant cette technologie, mais ils sont rares dans le cas des notes de frais : il s'agit surtout de site d'achat d'électroménager ou de high-tech.

J'ai besoin de retirer de l'argent à un distributeur, puis-je le faire ?

Il est possible d'effectuer un retrait avec votre carte Anytime à condition que votre gestionnaire l'ait autorisé sur votre carte.

Comprenez bien que l'argent présent sur votre carte vous appartient : vous avez en échange contracté une dette du même montant auprès de votre employeur.

Lorsque vous paierez vos frais avec ces espèces, déclarez le montant dépensé dans Cleemy comme n'importe quelle autre dépense.

Pour aller plus loin, une fois les dépenses déclarées dans une note de frais, le montant total des frais engagés sera déduit de votre solde d'avance (c'est à dire, l'argent mis par votre entreprise sur votre carte).

Si vous ne dépensez pas tout l'argent retiré à des fins professionnelles, votre solde d'avance sera simplement plus haut que le solde de votre carte et il vous faudra solder votre dette en réglant des frais avec vos propres moyens de paiement.

Suite à un retrait, vous verrez apparaître dans Cleemy une dépense de 2 €, qui correspond aux frais bancaires appliqués par Anytime. Cette commission est à la charge de l'entreprise, il faudra la déclarer dans une note de frais en y associant le ticket de la banque fourni lors du retrait.

J'ai besoin de faire des frais à l'étranger, que vais-je avoir apparaître dans Cleemy ?

Des dépenses faites à l'étranger sont caractérisées selon :

  • La devise de la dépense, qui est différente de la devise de votre compte bancaire Anytime.
    Le montant débité sur votre compte Anytime sera le montant converti en fonction du taux de change appliqué par la banque.
  • Les frais de commission, compris dans la dépense.

Le montant remonté dans Cleemy est la somme du montant converti et des frais de commission appliqués. Déclarez ce montant : il correspond au montant réel de votre dépense.

Les délais de création dans Cleemy des dépenses faites en devises étrangères sont plus longs. En effet, le montant en euros n'est connu qu'au moment où la totalité du montant (montant converti + commission) est transféré au commerçant. Il faut compter quelques jours pour voir vos dépenses faites à l'étranger remonter dans Cleemy.

A titre informatif, dans le champ "Commentaire" de la dépense, vous retrouverez le montant de la commission présent dans la dépense.

Suivi de mon compte et remboursement de mes notes de frais

Lorsque votre entreprise vire de l'argent sur votre carte Anytime, l'argent déposé sur votre carte Anytime change de propriétaire. L'argent sur votre carte vous appartient, mais il s'agit d'un prêt qui doit être utilisé pour vos frais professionnels.

Cleemy comptabilise ce transfert de fonds sous la forme d'une avance. Concrètement, cela veut dire qu'à chaque fois que votre carte est rechargée, vous contractez une dette envers votre entreprise, égale au montant des fonds rechargés sur la carte.

Le remboursement de cette dette se fait naturellement lors de la déclaration de vos prochaines notes de frais. Plutôt que de toucher un remboursement pour vos frais (via virement, sur votre prochain bulletin de paie, etc.), votre solde d'avance sera réduit : vous régularisez ainsi votre dette.

Où puis-je voir le solde de ma carte ?

Sur la version ordinateur de Cleemy

Dans l'onglet "Dépense" de votre interface, vous retrouvez les informations suivantes :

  • Le solde de votre carte Anytime. Si vous disposez de plusieurs cartes, les soldes de toutes les cartes apparaît.
  • L'ensemble des dépenses engagées ainsi que la somme des montants remboursés

Sur la version mobile de Cleemy

  • Dans un onglet dédié, intitulé "Situation".

Dans quels cas serai-je remboursé d'une note de frais que j'ai déclarée ?

En principe, ce cas se présentera rarement. En effet, le montant des notes de frais que vous déclarez sera déduit de votre solde d'avance et ne générera donc pas de remboursement.

Cependant, si vous avez déjà épongé l'intégralité de votre dette auprès de votre entreprise (votre solde d'avance est nul), les prochaines notes de frais déclarées vous seront remboursées.

Vous pouvez vous retrouver avec un solde d'avance nul mais avec toujours de l'argent sur votre carte Anytime dans les situations suivantes :

  • Vous avez utilisé un autre moyen de paiement pour vos frais professionnels : votre solde d'avance a donc diminué alors que le solde de votre carte Anytime est resté inchangé.
  • Vous avez déclaré des frais kilométriques. Ceux-ci n'ont pas été payés avec votre carte Anytime et pour autant, ils viendront réduire votre solde d'avance.

Moralité : l'argent mis sur votre carte Anytime est à restituer à votre entreprise sous forme de notes de frais. Cleemy fera en sorte que vous épongiez cette dette le plus vite possible : utilisez donc systématiquement votre carte Anytime pour régler vos frais professionnels.

Je viens de déclarer une note de frais : pourquoi le solde de ma carte bancaire est-il différent de celui de mon compte d'avance ?

Il peut y avoir plusieurs raisons expliquant cette différence :

  • Vous avez déclaré des frais kilométriques. Ceux-ci seront déduits du solde de votre compte d'avance alors qu'aucun montant n'a été débité sur votre carte Anytime.
  • Vous avez payé des achats personnels avec votre carte bancaire Anytime. Ceux-ci n'ont pas vocation à être déclarés dans Cleemy et vous avez donc supprimé ces dépenses de Cleemy. Le solde de votre compte bancaire a donc diminué mais pas le solde de votre compte d'avance.
  • Certaines dépenses ont été refusées ou plafonnées. Dans ce cas, ces dépenses ne seront pas remboursées par votre entreprise. Le solde de votre compte d'avance n'aura pas diminué, contrairement à celui de votre carte Anytime.

Cleemy détermine le montant de l'avance que vous remboursez à chaque déclaration de note de frais de manière à ramener autant que possible le solde de votre avance au niveau du solde de votre carte Anytime, mais ce n'est pas toujours possible immédiatement : la régularisation définitive peut s'opérer sur les notes de frais suivantes.

En somme, si vous utilisez votre carte Anytime pour des frais non remboursables par l'entreprise, Cleemy compensera automatiquement cela sur les remboursements des frais que vous réglez avec vos propres moyens (indemnités kilométriques ou votre carte bancaire personnelle). Inversement, si toutes vos dépenses Anytime sont en règle et que vous réglez d'autres dépenses par vos propres moyens, ces dernières vous seront remboursées normalement.

Une dépense faite avec ma carte bancaire Anytime a été refusée par mon manager, dois-je de l'argent à mon entreprise ?

L'argent mis par votre entreprise sur votre carte Anytime est une avance, c'est-à-dire une dette que vous rembourser. Cette dette se matérialise par un solde non nul sur votre compte d'avance.

Le remboursement de cette dette se fait habituellement en déclarant des frais, qui sont déduits de votre avance ; le refus d'une de vos dépenses aura pour effet de laisser le solde de votre compte d'avance inchangé, alors que le solde de votre carte Anytime aura diminué.

Il va donc falloir compenser cela tôt ou tard. En pratique, vous le ferez en réglant certains frais sans utiliser votre carte Anytime, mais si votre dette devient trop élevée, votre employeur suspendra les recharges de votre carte Anytime jusqu'à ce que vous repassiez dans le vert ou procédera à une retenue sur salaire équivalente.

J'ai fait une dépense personnelle avec ma carte Anytime, quelle est la marche à suivre ?

Comme toutes les dépenses faites sur votre carte Anytime, une dépense personnelle remontera dans Cleemy. Vous ne devrez pas la déclarer dans une note de frais, il vous faudra la supprimer de votre liste des dépenses.

C'est la seule manipulation que vous avez à effectuer.

Pourquoi mes frais kilométriques ne sont-ils pas remboursés ?

Lorsque vous déclarez une note de frais, Cleemy va tout d'abord déduire le montant de la note de frais du solde de votre compte d'avance, de manière à ramener votre solde d'avance au montant des fonds sur votre carte. Ceci correspond à rembourser le plus vite possible votre entreprise.

Les frais kilométriques que vous déclarez n'échappent pas à cette règle, même s'ils n'ont impliqué aucune dépense sur votre compte Anytime.

Assistance

Quoi faire en cas de perte, vol, transaction frauduleuse ... ?

Contactez votre gestionnaire de cartes. Son nom se trouve :

  • Sur la version web de Cleemy, dans l'onglet "Dépenses" en cliquant sur la zone où est affiché le solde de votre carte Anytime
  • Sur la version mobile de Cleemy, dans l'onglet "Situation"

Il aura la possibilité de bloquer rapidement votre carte Anytime à distance, le temps que la situation soit éclaircie.

 

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