Avant de commencer
Dans le cadre de la génération de documents, il vous faudra créer des modèles de document.
Un modèle de document sera la base de votre génération. Il s'agit du document mis en forme mais vierge de toute donnée personnelle. Le processus de génération permet de personnaliser ce document avec les données du collaborateur sélectionné.
Comment créer un document
Créez d'abord un document texte dans Microsoft Word (DOCX/DOTX). Le format OpenOffice est supporté (ODF). Ce document pourra être formaté à votre convenance.
Pour que la mise en page de votre document soit intégralement conservée sur Socle RH, il ne doit pas y avoir d'espaces inopinées dans le document.
Lors de la création de votre document, il vous faudra insérer des balises pour matérialiser les informations qui seront automatiquement remplies avec les données correspondantes pour chaque employé.
Une balise est généralement constituée d'un nom d'attribut entouré de deux accolades, par exemple {{firstName}}. Il existe plusieurs types de balises :
- Les balises de type données du dossier RH : {{firstName}}, {{civilTitle}}, {{e_Codepostal}}...
- Les balises de type données du contrat : {{workContract.trialPeriodEndDate}}, {{workContract.typeName}}...
- Les balises personnalisées : {{custom_Nom du champ}}
- Une balise pour renseigner automatiquement la date du jour : {{currentDate}}
- Les balises pour définir la position des signatures : SIGNATURE1, SIGNATURE2, SIGNATURE3...
- Les balises pour permettre aux signataires d'ajouter des mentions : LUETAPPROUVE1, BONPOURACCORD1, MENTION1...
Les mentions LUETAPPROUVE1 et BONPOURACCORD1 font apparaître ces mentions en français dans le document.
Les balises personnalisées ne font pas référence à une donnée du dossier RH, y compris les données créées par vos soins dont le code commence généralement par "e_XXX". Elles servent à ajouter des informations dans le document qui ne sont pas gérées dans Socle RH.
Attention, les balises contenues dans les entêtes et pieds de page ne sont pas reconnues. Elles doivent se situer dans le corps du document.
Balises de type données du Dossier RH
Vous pouvez intégrer à un modèle de document :
- Les données du contrat
- Les données simples et composées du dossier RH du moment qu'il ne s'agit pas de données multi-occurrentes (exemple : "e_echelon"). Attention, dans le cas d'une donnée composée, il faudra choisir le code de la donnée enfant et non celle de la donnée composée. Sinon cela ne fonctionnera pas (erreur "An item with the same key has already been added").
Attention, les données multi occurrentes ne sont pas exploitées dans la génération de documents
Les données de type fichier joint et image ne pourront pas être intégrées aux modèles.
Données du collaborateur
| Nom de la donnée | Balise | Exemple |
| Prénom | {{firstName}} | Valentin |
| Nom | {{lastName}} | Bresnier |
| Titre | {{civilTitle}} | Monsieur |
| Date de début de contrat |
{{workContract.startsOn}} |
17 avril 2013 |
| Date de fin de contrat |
{{workContract.endsOn}} |
12 décembre 2023 |
| Établissement | {{legalEntity}} | Lucca |
|
CSP |
{{csp}} | Technicien |
| Adresse | {{address}} | 24 rue du Champ de l'alouette |
| BIC | {{bic}} | BOUSFRPPXXX |
|
IBAN |
{{iban}} | FR7640618802760004015133137 |
|
Nom de la banque |
{{bankName}} | BNP |
| Email personnel | {{personalEmail}} | perso-16@example.org |
|
Email professionnel |
{{mail}} | vbresnier@example.org |
|
Fin de période d'essai |
{{workContract.trialPeriodEndDate}} | 14 juillet 2022 |
|
Durée de la première période d'essai (en jours) |
{{workContract.trialPeriodDays}} | 120 |
|
Fin de la seconde période d'essai |
{{workContract.trialPeriodEndDate2}} | 14 novembre 2022 |
|
Durée du renouvellement de la période d'essai |
{{RenewedTrialPeriodDays}} | 90 |
|
Date d'ancienneté |
{{seniorityDate}} | 17 avril 2014 |
|
Date de naissance |
{{birthDate}} | 20 juillet 1980 |
|
Département |
{{department}} | Consulting |
|
Intitulé de poste |
{{jobTitle}} | Ingénieur R&D |
|
Manager (nom et prénom) |
{{manager}} | Marie Bragoulet |
|
Matricule |
{{employeeNumber}} | 3015 |
|
Modèle de contrat |
{{workContract.typeName}} | CDI |
|
Motif de début de contrat |
{{workContract.hiringTypeName}} | Nouvelle embauche |
|
Motif de fin de contrat |
{{workContract.terminationReasonName}} | Licenciement pour motif économique |
|
Motif de recours CDD |
{{workContract.temporaryContractGroundName}} | Accroissement temporaire de l'activité |
|
Nationalité |
{{nationality}} | France |
|
Numéro de sécurité sociale |
{{insuranceNumber}} | 189053706302035 |
|
Portable personnel |
{{personalMobile}} | 06 23 90 12 67 |
|
Portable professionnel |
{{professionalMobile}} | 06 23 69 87 41 |
|
Nom d'une donnée spécifique du dossier RH |
{{e_codeDeLaDonnée}} |
Valeur de la donnée |
|
Référence du contrat |
{{workContract.externalId}} | 12 |
|
Tuteur de stage |
{{workContract.internshipSupervisorName}} | Daniel Hernandez |
| Rémunération théorique annuelle (issue de Lucca Rémunération)
|
{{theoreticalRemuneration.amount}} | 46281€ |
| Nom de l'unité légale du collaborateur | {{establishment.legalUnitName}} | Lucca FR |
| SIREN | {{establishment.legalUnitIdentificationNumber}} | 362 521 879 |
| Code NAF de l'unité légale | {{establishment.legalUnitActivityCode}} | 29.10Z |
| SIRET | {{establishment.IdentificationNumber}} | 123 568 941 00056 |
| Code NAF de l'établissement | {{establishment.ActivityCode}} | 29.10Z |
| Adresse de l'établissement | {{establishment.addressStreet}} | 25 boulevard des capucines |
| Code postal de l'établissement | {{establishment.addressZipCode}} | 75009 |
| Ville de l'établissement | {{establishment.addressCity}} | Paris |
Vous trouverez dans ce tableau les données les plus courantes.
En ce qui concerne les données que vous avez ajoutées manuellement dans le dossier RH, vous trouverez la liste avec leur code dans l'interface de gestion des données. Elle est accessible depuis le paramétrage du dossier RH.
Balises personnalisées
Les balises personnalisées vous permettent d’insérer des champs qui seront à compléter manuellement lors de la génération d’un document. Ce sont donc des données qui ne sont pas enregistrées dans Socle RH. Le nombre de balises personnalisées par document n'est pas limité.
L'intitulé situé après le préfixe "custom_" sera défini comme le titre du champ.
Une balise personnalisée devra avoir le format suivant : {{custom_Titre de la donnée personnalisée}}.
Exemple : {{custom_Clauses spécifiques}}, {{custom_Motif du déplacement}}
Balises "date du jour"
La balise {{currentDate}} vous permet d'insérer automatiquement la date du jour de la génération. Le format de cette date dépendra de la langue du modèle.
Choisir le format de la date
Vous pouvez ajouter aux balises de type "date" les codes ":short", ":long" ou ":full" pour choisir le format de la date.
Par exemple avec la date de naissance :
- {{birthDate:short}} donnera "12/02/1996"
- {{birthDate:long}} donnera "12 février 1996"
- {{birthDate:full}} donnera "lundi 12 février 1996"
Attention : dans le cas où aucun format n’est mentionné, la date s’affiche au complet ("lundi 12 février 1996").
Balises pour l'emplacement de la signature
Si vous envoyez vos documents pour signature depuis Socle RH, vous avez la possibilité de définir la position de toutes les signatures sur vos documents.
Sur votre document texte, aux endroits où les différentes signatures devront être apposées, vous devrez écrire la chaîne de caractères SIGNATURE1. Le nombre 1 s'incrémentera pour chaque signataire supplémentaire pour qui vous souhaitez définir la position de la signature.
Lors de la signature, l'encart jaune indiquant "Cliquer pour signer" se positionnera très légèrement en dessous à droite de cette chaîne de caractères.
Pour masquer "SIGNATURE1" de votre document, vous pouvez utiliser une couleur de police blanche.
Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment gérer la position des signatures sur un document.
Balises pour l'ajout de mentions
Si vous envoyez vos documents pour signature depuis Socle RH, vous pouvez permettre aux signataires d'ajouter une mention lors la signature du document. Par exemple : "Lu et approuvé" ou "Bon pour accord".
Sur votre document texte, aux endroits où une mention devra être saisie, vous devrez écrire la chaîne de caractères LUETAPPROUVE1, BONPOURACCORD1 ou MENTION1. Le nombre 1 s'incrémentera pour chaque signataire supplémentaire qui doit saisir une mention.
Les balises LUETAPPROUVE et BONPOURACCORD font apparaître cette mention en français.
Lors de la signature, l'encart jaune indiquant "Cliquer pour signer" se positionnera très légèrement en dessous à droite de cette chaîne de caractères.
Pour masquer ces balises de votre document, vous pouvez utiliser une couleur de police blanche.
Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment ajouter une mention lors de la signature.
Balises conditionnelles
Vous pouvez désormais ajouter ou exclure des paragraphes du document en fonction du renseignement ou non d'une donnée du dossier RH.
Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment utiliser les balises conditionnelles.
Balises de genre
Une balise permet de générer des documents adaptés au genre du collaborateur. Cela réduit le nombre de modèles nécessaires.
La balise distingue trois options :
-
{|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
Selon le genre renseigné dans le dossier RH ("Homme" ou "Femme"), la balise se complète avec une des deux premières options. Si aucun genre n’est renseigné, le document est généré avec la troisième option.
Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment utiliser les balises de genre.