Génération de documents - Rédaction d’un modèle de document

Avant de commencer

Dans le cadre de la génération de documents, il vous faudra créer des modèles de documents.

Un modèle de document sera la base de votre génération. Il s'agit du document mis en forme mais vierge de toute donnée personnelle. Le processus de génération permet de personnaliser ce document avec les données du collaborateur sélectionné.

Comment créer un document

Créez d'abord un document texte dans MS Office (.docx/.dotx). Le format OpenOffice est supporté (ODF). Ce document pourra être formaté à votre convenance. Voici les consignes à respecter pour que la mise en page de votre document soit conservée à son intégration sur Poplee Socle RH :

  • Il ne doit pas y avoir d'espaces inopinés.

Lors de la création de votre document, il vous faudra insérer des balises pour matérialiser les informations qui seront automatiquement remplies avec les données correspondantes pour chaque employé. 

Une balise est toujours constituée d'un nom d'attribut entouré de deux accolades, par exemple {{firstName}}. Il existe 4 types de balises :

  • Les balises de type données du dossier RH : {{firstName}}, {{civilTitle}}, {{e_Codepostal}}, …
  • Les balises de type données du contrat : {{workContract.trialPeriodEndDate}}, {{workContract.typeName}}, ...
  • Les balises personnalisées {{custom_Nom du champ}}
  • Une balise pour renseigner automatiquement la date du jour : {{currentDate}}
  • Les balises pour définir la position des signatures : SIGNATURE1, SIGNATURE2, SIGNATURE3, ...

Les balises personnalisées ne font pas référence à une donnée du dossier RH, y compris les données créées par vos soins dont le code commence généralement par "e_XXX". Elles servent à ajouter des informations dans le document qui ne sont pas gérées dans Poplee Socle RH.

Attention, les balises contenues dans les entêtes et pieds de page ne sont pas reconnues. Elles doivent se situer dans le corps du document.

Balises de type données du Dossier RH

Vous pouvez intégrer à un modèle de document :
• Les données du contrat,
• Les données simples et composées du dossier RH du moment qu'il ne s'agit pas de données multi-occurrentes (exemple : "e_echelon"). Attention, dans le cas d'une donnée composée, il faudra choisir le code de la donnée enfant et non celle de la donnée composée. Sinon cela ne fonctionnera pas (erreur "An item with the same key has already been added").

Les données de type fichier joint et image ne pourront pas être intégrées aux modèles.

Données du collaborateur

Nom de la donnée Balise Exemple
Prénom {{firstName}} Valentin
Nom {{lastName}} Bresnier
Titre {{civilTitle}} Monsieur
Date de début de contrat

{{workContract.startsOn}}

17 avril 2013
Date de fin de contrat

{{workContract.endsOn}}

12 décembre 2023

Établissement {{legalEntity}} Lucca

CSP

{{csp}} Technicien
Adresse {{address}} 24 rue du Champ de l'alouette
BIC {{bic}} BOUSFRPPXXX

IBAN

{{iban}} FR7640618802760004015133137

Nom de la banque

{{bankName}} BNP
Email personnel {{personalEmail}} perso-16@example.org

Email professionnel

{{mail}} vbresnier@example.org

Fin de période d'essai

{{workContract.trialPeriodEndDate}} 14 juillet 2022

Durée de la première période d'essai (en jours)

{{workContract.trialPeriodDays}} 120

Fin de la seconde période d'essai

{{workContract.trialPeriodEndDate2}} 14 novembre 2022

Durée du renouvellement de la période d'essai

{{RenewedTrialPeriodDays}} 90

Date d'ancienneté

{{seniorityDate}} 17 avril 2014

Date de naissance

{{birthDate}} 20 juillet 1980

Département

{{department}} Consulting

Intitulé de poste

{{jobTitle}} Ingénieur R&D

Manager (nom et prénom)

{{manager}} Marie Bragoulet

Matricule

{{employeeNumber}} 3015

Modèle de contrat

{{workContract.typeName}} CDI

Motif de début de contrat

{{workContract.hiringTypeName}} Nouvelle embauche

Motif de fin de contrat

{{workContract.terminationReasonName}} Licenciement pour motif économique

Motif de recours CDD

{{workContract.temporaryContractGroundName}} Accroissement temporaire de l'activité

Nationalité

{{nationality}} France

Numéro de sécurité sociale

{{insuranceNumber}} 189053706302035

Portable personnel

{{personalMobile}} 06 23 90 12 67

Portable professionnel

{{professionalMobile}} 06 23 69 87 41

Nom d'une donnée spécifique du dossier RH

{{e_codeDeLaDonnée}}
Valeur de la donnée

Référence du contrat

{{workContract.externalId}} 12

Tuteur de stage

{{workContract.internshipSupervisorName}} Daniel Hernandez
Rémunération théorique annuelle (issue de Pagga Rémunération)

 

{{theoreticalRemuneration.amount}} 46281€
Nom de l'unité légale du collaborateur {{establishment.legalUnitName}} Lucca FR
SIREN {{establishment.legalUnitIdentificationNumber}} 362 521 879
Code NAF de l'unité légale {{establishment.legalUnitActivityCode}} 29.10Z
SIRET {{establishment.IdentificationNumber}} 123 568 941 00056
Code NAF de l'établissement {{establishment.ActivityCode}} 29.10Z
Adresse de l'établissement {{establishment.addressStreet}} 25 boulevard des capucines
Code postal de l'établissement {{establishment.addressZipCode}} 75009
Ville de l'établissement {{establishment.addressCity}} Paris

Vous trouverez dans ce tableau les données les plus courantes.

En ce qui concerne les données que vous avez ajoutées manuellement dans le dossier RH, vous trouverez la liste avec leur code dans l'interface de gestion des données. Elle est accessible depuis les paramétrages du dossier RH.

mceclip0.png

Actuellement, la rémunération issue de Pagga Rémunération ne peut être intégrée à vos modèles de documents. Il s'agira d'une de nos prochaines évolutions.

Balises personnalisées

Les balises personnalisées vous permettent d’insérer des champs qui seront à compléter manuellement lors de la génération d’un document. Ce sont donc des données qui ne sont pas enregistrées dans Poplee Socle RH. Le nombre de balises personnalisées par document n'est pas limité.

L'intitulé situé après le préfixe custom_ sera défini comme le titre du champ. 

Une balise personnalisée devra avoir le format suivant : {{custom_Titre de la donnée personnalisée}}.

Exemple : {{custom_Clauses spécifiques}}, {{custom_Motif du déplacement}} 

Contrairement aux balises référençant des données du dossier RH, leur complétion ne sera pas obligatoire pour générer un document.

Balises "date du jour"

La balise {{currentDate}} vous permet d'insérer automatiquement la date du jour de la génération. Le format de cette date dépendra de la langue du modèle.

Choisir le format de la date

Vous pouvez désormais ajouter aux balises de type "date" les codes ":short", ":long" ou ":full" pour choisir le format de la date.

Par exemple avec la date de naissance :

  • {{birthDate:short}} donnera un format 12/02/1996
  • {{birthDate:long}} donnera 12 février 1996
  • et {{birthDate:full}} donnera lundi 12 février 1996

Attention : Dans le cas où aucun format n’est mentionné (par exemple {{birthDate}}) , la date s’affiche par défaut avec le format complet (lundi 12 février 1996).

Balises de signature

Nous avons ajouté la possibilité de définir la position de toutes les signatures sur vos documents.

Sur votre document texte, aux endroits où les différentes signatures devront être apposées, vous devrez écrire la chaîne de caractères SIGNATURE1. Le nombre 1 s'incrémentera pour chaque signataire supplémentaire (voir l'exemple ci-dessous).

Lors de la signature, l'encart jaune indiquant "Cliquer pour signer" se positionnera très légèrement en dessous à droite de cette chaîne de caractères.

Pour masquer "SIGNATURE1" de votre document, vous pouvez utiliser une couleur de police blanche.

Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment gérer la position des signatures sur un document.

Balises de genre

Pour simplifier la génération de documents, nous avons ajouté une nouvelle balise qui permet de générer des documents adaptés au genre du collaborateur. Cela réduit le nombre de modèles nécessaires et les doublons de contrats.

Voici ce qu’il faut retenir, la balise distingue trois options

  • {|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}

Selon le genre renseigné dans le dossier RH, il sélectionne une des deux premières options. Si aucun genre n’est renseigné, le document est généré par défaut avec la troisième option.

Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment gérer les balises de genre.

Balises conditionnelles

Gérer les contrats et autres documents RH peut s'avérer fastidieux, surtout lorsqu'il faut les adapter au profil de chaque collaborateur : CDI, CDI avec une voiture de fonction, CDD saisonnier... La liste peut vite s'allonger.

Grâce aux nouvelles balises conditionnelles, plus besoin de multiplier les modèles de documents, qui alourdissent le processus et sont parfois sources d'erreurs. Vous pouvez désormais ajouter ou exclure des paragraphes du document en fonction du renseignement ou non d'une donnée du dossier RH.

Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide expliquant comment gérer les balises conditionnelles.

 

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