Créer une dépense dans l'application mobile

Avant de commencer

Lors de votre première connexion, la liste des dépenses sera vide à moins que vous n’ayez déjà saisi des dépenses depuis votre ordinateur.

Lors d'une déclaration mobile, l'enregistrement des informations renseignées se fait au fur et à mesure. Il n'y aura donc aucun bouton "enregistrer". Si vous quittez la dépense, celle-ci sera conservée en mode brouillon et attendra que vous finissiez de la compléter.

Le bouton d'action

En bas à droite de l'écran, le bouton "+" regroupe l'ensemble des actions que vous pouvez réaliser :

  • Déclarer votre note de frais (si des dépenses sont déjà saisie dans votre interface)
  • Saisir une dépense de type frais kilométrique
  • Saisir une dépense
  • Prendre une photo de votre justificatif et ainsi l’ajouter à votre galerie de justificatifs.

Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, Cleemy analyse ces images pour créer automatiquement les dépenses associées. Reportez-vous à la section "Lecture automatique des justificatifs" de cet article.

Les frais kilométriques

Pour un grand nombre d'utilisateurs, les frais kilométriques constituent la majorité des frais saisis. C'est la raison pour laquelle vous trouverez un raccourci pour saisir directement des frais kilométriques depuis le bouton d'action présent sur votre liste des dépenses.

Dans ce cas, à l'ouverture du formulaire, la nature sera sélectionnée sur les frais kilométriques que vous pouvez saisir et vous n'aurez plus qu'à compléter la dépense avec les champs manquants et l'enregistrer. Avec le système de valeurs récentes disponible sur l'application mobile, de nombreux champs seront pré-saisis en fonction des champs indiqués au sein de la dernière dépense saisie.

Screenshot_20181016-115637__1_.png

Suivant la configuration de votre Cleemy, vos frais kilométriques seront saisis en indiquant une distance ou bien un point de départ et d’arrivée. Dans le second cas, vous pouvez saisir une adresse, ou bien relever votre position au moment de la saisie de l'adresse.

Vous avez aussi la possibilité d'ajouter une ou plusieurs étapes à votre trajet (jusqu'à cinq) et de boucler ce trajet via le bouton "Aller-retour".

Screenshot_20181011-155110__1_.png

Comme les modifications des dépenses sont enregistrées au fur et à mesure, vous pouvez commencer à saisir une dépense, puis aller faire autre chose : vous la retrouverez dans l’état où elle était.

Ceci est très pratique pour les frais kilométriques : relevez votre position dans l’application Cleemy en entrant dans votre voiture, conduisez, puis complétez votre trajet une fois arrivé.

Lecture automatique des justificatifs

Si la lecture automatique de justificatif est activée

Lorsque vous prenez une photographie d'un reçu, Cleemy déclenchera la lecture automatique du justificatif afin de collecter les informations y figurant. Une fois toutes les données obtenues (date, montant, nature du frais...) une dépense sera automatiquement créée et apparaîtra dans votre liste des dépenses.

Si la lecture automatique des justificatifs n'est pas activée

La photo du reçu sera stockée dans la galerie des justificatifs. Vous pourrez a posteriori créer une dépense à partir du justificatif ou rattacher ce dernier à une dépense existante.

Alertes et dépense invalide

Après quelques secondes, si votre dépense comporte des alertes ou des erreurs, celles-ci seront affichées dans la zone à gauche du justificatif.

Screenshot_20181016-142120__1_.png

Les alertes qui ne sont pas bloquantes seront affichées en orange tandis que les alertes empêchant la déclaration de la dépense dans une note de frais seront en rouge. Attention une dépense peut être notée invalide sans qu'une alerte apparaisse dans le cas d'une contrainte sur le nombre de déclarations pour une période donnée.

Gestion des invités

La saisie des invités nécessite d’avoir accès à internet. Sans celui-ci, seuls les 5 derniers invités saisis apparaîtront dans vos "Invités récents".

Pour les invités externes, si vous voulez créer un nouvel invité, il vous faudra commencer à saisir les premières lettres de son nom : cela évitera de créer des doublons si l’un de vos collègues l’a déjà rencontré.

Screenshot_20181011-162603__1_.png  Screenshot_20181016-160136__1_.png

 

Dépenses à l'étranger

Afin de sélectionner l'option Dépense à l'étranger il faut cliquer sur les 3 points situées à droite du montant. 

mceclip0.png

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

Commentaires