Avant de commencer
Lors de votre première connexion, la liste des dépenses sera vide à moins que vous n’ayez déjà saisi des dépenses depuis votre ordinateur.
Le bouton d'action
En bas à droite de l'écran, le bouton "+" regroupe l'ensemble des actions que vous pouvez réaliser :
- Préparer la note de frais (si des dépenses sont déjà saisie dans votre interface)
- Saisir une dépense de type frais kilométrique
- Créer une dépense
Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Appareil Photo" pour capturer vos justificatifs très rapidement.
Les frais kilométriques
Pour un grand nombre d'utilisateurs, les frais kilométriques constituent la majorité des frais saisis. C'est la raison pour laquelle vous trouverez un raccourci pour saisir directement des frais kilométriques depuis le bouton d'action présent sur votre liste des dépenses.
Dans ce cas, à l'ouverture du formulaire, la nature sera sélectionnée sur les frais kilométriques que vous pouvez saisir et vous n'aurez plus qu'à compléter la dépense avec les champs manquants et l'enregistrer. Avec le système de valeurs récentes disponible sur l'application mobile, de nombreux champs seront pré-saisis en fonction des champs indiqués au sein de la dernière dépense saisie.
Suivant la configuration de votre Cleemy Notes de frais, vos frais kilométriques seront saisis en indiquant une distance ou bien un point de départ et d’arrivée. Dans le second cas, vous pouvez saisir une adresse, ou bien relever votre position au moment de la saisie de l'adresse.
Vous avez aussi la possibilité d'ajouter une ou plusieurs étapes à votre trajet (jusqu'à cinq) et de boucler ce trajet via le bouton "Aller-retour".
Comme les modifications des dépenses sont enregistrées au fur et à mesure, vous pouvez commencer à saisir une dépense, puis aller faire autre chose : vous la retrouverez dans l’état où elle était.
Ceci est très pratique pour les frais kilométriques : relevez votre position dans l’application Cleemy Notes de frais en entrant dans votre voiture, conduisez, puis complétez votre trajet une fois arrivé.
Créer une dépense
Lorsque vous sélectionnez "Créer une dépense", trois options s'offrent à vous:
- Je n'ai pas de justificatif permet de saisir une dépense manuelle à partir du formulaire,
- Choisir un justificatif dans ma galerie, ouvre la galerie de votre mobile.
- Scanner mon justificatif, ouvre l'appareil photo de votre mobile et vous permet de capturer votre justificatif.
Les deux dernières options sont soumises à la lecture automatique des justificatifs. Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, Cleemy Notes de frais analyse ces images pour compléter automatiquement les dépenses associées. Reportez-vous à la section "Lecture automatique des justificatifs" de cet article.
Lecture automatique des justificatifs
Si la lecture automatique de justificatif est activée
Lorsque vous prenez une photographie d'un reçu, Cleemy Notes de frais crée une dépense vide et déclenchera la lecture automatique du justificatif afin de collecter les informations y figurant. Une fois toutes les données obtenues (date, montant, nature du frais...) la dépense sera automatiquement complétée et apparaîtra dans votre liste des dépenses.
Si la lecture automatique des justificatifs n'est pas activée
La photo du reçu sera associée à une dépense vide au statut invalide. Vous pourrez a posteriori compléter cette dépense manuellement.
Alertes et dépense invalide
Après quelques secondes, si votre dépense comporte des alertes ou des erreurs, celles-ci seront affichées dans la zone à gauche du justificatif.
Les alertes qui ne sont pas bloquantes seront affichées en orange tandis que les alertes empêchant la déclaration de la dépense dans une note de frais seront en rouge. Attention une dépense peut être notée invalide sans qu'une alerte apparaisse dans le cas d'une contrainte sur le nombre de déclarations pour une période donnée.
Gestion des invités
La saisie des invités nécessite d’avoir accès à internet. Sans celui-ci, seuls les 5 derniers invités saisis apparaîtront dans vos "Invités récents".
Pour les invités externes, si vous voulez créer un nouvel invité, il vous faudra commencer à saisir les premières lettres de son nom : cela évitera de créer des doublons si l’un de vos collègues l’a déjà rencontré.
Dépenses à l'étranger
Afin de sélectionner l'option Dépense à l'étranger il faut cliquer sur les 3 points situées à droite du montant.