Pour créer une nouvelle dépense, appuyez sur le bouton “+” situé en bas à droite de l’écran d’accueil. Vous aurez alors les possibilités suivantes :

  • Déclarer votre note de frais
  • Saisir une dépense de type frais kilométrique
  • Saisir une dépense
  • Prendre une photo de votre justificatif et ainsi l’ajouter à votre galerie de justificatifs. 

Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, Cleemy analyse ces images pour créer automatiquement les dépenses associées. Reportez-vous à la section "Galerie de justificatifs" plus loin sur cette page.

Pour en savoir plus sur le bouton d'action, vous pouvez vous référer à cette fiche d'aide.

En appuyant sur "Frais kilométrique" ou "Saisir une dépense", un formulaire de saisie s'ouvrira. Vous n'aurez plus qu'à le compléter.

Naturellement, pour une dépense de type frais kilométrique, l’étape de sélection du type de dépense est déjà effectuée.

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 Ne soyez pas surpris, dès la création de votre deuxième dépense, de nombreux champs seront remplis. Un système de valeurs récentes existe sur notre application mobile : les dernières valeurs que vous avez utilisées seront automatiquement reportées dans les champs correspondants.

Vos saisies sont enregistrées au fur et à mesure : inutile de chercher un bouton pour cela !

Alertes et dépense invalide

Après quelques secondes, si votre dépense comporte des alertes ou des erreurs, celles-ci seront affichées dans la zone à gauche du justificatif.

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Les alertes non blocantes seront affichées en orange tandis que les alertes empêchant la déclaration de la dépense dans une note de frais seront en rouge. Attention une dépense peut être notée invalide sans qu'une alerte apparaisse dans le cas d'une contrainte sur le nombre de déclarations pour une période donnée.

Natures particulières

Frais kilométriques

Suivant la configuration de votre Cleemy, vos frais kilométriques seront saisis en indiquant une distance ou bien un point de départ et d’arrivée. Dans le second cas, vous pouvez saisir une adresse, ou bien relever votre position au moment de la saisie de l'adresse.

Vous avez aussi la possibilité d'ajouter une ou plusieurs étapes à votre trajet (jusqu'à cinq) et de boucler ce trajet via le bouton "Aller-retour".

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Comme les modifications des dépenses sont enregistrées au fur et à mesure, vous pouvez commencer à saisir une dépense, puis aller faire autre chose : vous la retrouverez dans l’état où elle était.

Ceci est très pratique pour les frais kilométriques : relevez votre position dans l’application Cleemy en entrant dans votre voiture, conduisez, puis complétez votre trajet une fois arrivé.

Invités

La saisie des invités nécessite d’avoir accès à internet. Sans celui-ci, seuls les 5 derniers invités saisis apparaîtront dans vos "Invités récents".

Pour les invités externes, si vous voulez créer un nouvel invité, il vous faudra commencer à saisir les premières lettres de son nom : cela évitera de créer des doublons si l’un de vos collègues l’a déjà rencontré.

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La galerie de justificatifs et la reconnaissance de caractères

Si vous prenez en photo un justificatif depuis l’écran d’accueil de l’application mobile Cleemy, vous serez automatiquement redirigé vers la galerie photo dans laquelle vous retrouverez tous les justificatifs que vous avez pris en photo datant de moins de trente jours.

Si votre administrateur a activé la fonctionnalité de reconnaissance de caractères, les justificatifs seront automatiquement améliorés (recadrage, contraste, netteté) et Cleemy les lira afin de créer des dépenses.

Attention : si votre administrateur vient d'activer la fonctionnalité, il faut mettre à jour la configuration de l'application mobile (via son menu) pour l'activer sur votre mobile. Sinon, il vous faudra attendre que la configuration soit automatiquement mise à jour, ce qui prend jusqu'à 7 jours.

Le traitement de l'image nécessite un accès au réseau et dure une dizaine de secondes, selon les performances de votre mobile et la qualité de la connexion.

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  • Les justificatifs en cours de traitement ont une icône de sablier dans leur coin supérieur gauche ainsi que le texte “Analyse” au dessus de la miniature de la photo prise. Pendant le traitement, il n'est pas possible de les supprimer ou de les rattacher à une dépense.
     
  •  Les justificatifs que Cleemy aura réussi à lire portent une coche verte avec la légende “Dépense créée” : ils sont associés à une dépense que vous pouvez consulter en appuyant sur la miniature du justificatif. Vous accéderez alors aux tuiles correspondant aux différents champs nécessaires pour la saisie d’une dépense.

  • Vous retrouverez cette dépense dans la liste de dépenses de l’application : page sur laquelle vous arrivez lorsque vous démarrez Cleemy sur votre smartphone. Elle aura la légende “Justificatif scanné”.

  • Lorsque Cleemy n'a pas réussi à lire un justificatif, les photos de votre galerie restent utilisables pour créer des dépenses manuellement. Il vous suffit pour cela d'appuyer sur le justificatif.
    Vous pourrez également le supprimer ; les justificatifs datant de plus de trente jours sont automatiquement enlevés de la galerie.

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Comment améliorer la lecture des justificatifs ?

La qualité de l'image est primordiale : prenez les photos dans un endroit bien éclairé, posez votre reçu sur une surface unie (votre bureau ou la table du restaurant feront parfaitement l'affaire) et vérifiez que votre mobile a bien fait la mise au point (le texte doit être net).

Les algorithmes de reconnaissance apprennent de leurs erreurs : plus vous utiliserez cet outils, plus le nombre de dépenses créées automatiquement augmentera.

Les justificatifs manuscrits ne sont pas supportés.

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