La liste des dépenses

En lançant l’application mobile, vous arrivez sur la liste des dépenses que vous n’avez pas encore intégrées à une note de frais. Lors de votre première connexion, celle-ci sera vide à moins que vous n’ayez déjà saisi des dépenses depuis votre ordinateur. 

Voici l’écran central de l’application, à partir duquel vous pouvez saisir de nouvelles dépenses ou déclarer une note de frais.

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Le bouton d'action

En bas à droite de l'écran, le bouton "+" regroupe l'ensemble des actions que vous pouvez réaliser :

  • Déclarer votre note de frais
  • Saisir une dépense de type frais kilométrique
  • Saisir une dépense
  • Prendre une photo de votre justificatif et ainsi l’ajouter à votre galerie de justificatifs.

Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, Cleemy analyse ces images pour créer automatiquement les dépenses associées. Reportez-vous à la section "Lecture automatique des justificatifs" de cet article.

Déclarer ma note de frais

Dès qu'une dépense valide est saisie, il est possible de déclarer une note de frais.

Le bouton "Déclarer ma note de frais" regroupera toutes vos dépenses valides dans une, ou plusieurs notes de frais. La répartition dans différentes notes de frais se fait en fonction des règles de gestion que vous aurez mis en place avec votre consultant.

Pour en savoir plus sur le paramétrage de votre circuit de validation, vous pouvez vous référer à cette fiche d'aide.

Les frais kilométriques

Pour un grand nombre d'utilisateurs, les frais kilométriques constituent la majorité des frais saisis. C'est la raison pour laquelle vous trouverez un raccourci pour saisir directement des frais kilométriques depuis le bouton d'action présent sur votre liste des dépenses.

Dans ce cas, à l'ouverture du formulaire, la nature sera sélectionnée sur les frais kilométriques que vous pouvez saisir et vous n'aurez plus qu'à compléter la dépense avec les champs manquants et l'enregistrer. Avec le système de valeurs récentes disponible sur l'application mobile, de nombreux champs seront pré-saisis en fonction des champs indiqués au sein de la dernière dépense saisie.

Saisir une dépense

Ce bouton vous permettra de saisir une nouvelle dépense à la main depuis l'application mobile. Tous les champs pouvant être pré-remplis grâce aux valeurs que vous avez récemment utilisées le seront.Vous n'aurez plus qu'à joindre un justificatif et ajuster les données pré-saisis dans les champs devant l'être.

Lecture automatique des justificatifs

La philosophie de Cleemy est de saisir vos dépenses au fil de l'eau, c'est la raison pour laquelle la capture d'un justificatif est l'action mise en évidence dans le bouton d'action.

Si la lecture automatique de justificatif est activée

Lorsque vous prenez une photographie d'un reçu, Cleemy déclenchera la lecture automatique du justificatif afin de collecter les informations y figurant. Une fois toutes les données obtenues (date, montant, nature du frais...) une dépense sera automatiquement créée et apparaîtra dans votre liste des dépenses.

Si la lecture automatique des justificatifs n'est pas activée

La photo du reçu sera stockée dans la galerie des justificatifs. Vous pourrez a posteriori créer une dépense à partir du justificatif ou rattacher ce dernier à une dépense existante.

Actions réalisables dans la liste des dépenses

Outre le bouton d'action, dans la liste des dépenses, vous pouvez sélectionner une dépense en appuyant longtemps sur la ligne de celle-ci. Dès qu'une ou plusieurs dépenses sont sélectionnées, vous pouvez les déclarer dans une note de frais ou les supprimer 

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En appuyant sur une dépense, le formulaire de saisie s'ouvrira et vous pourrez la modifier à votre convenance.

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