Demander une avance sur frais

Avant de commencer

Le module "demande d'avance"  vous permettra de réaliser des demandes d'avance auprès de votre manager, de suivre leur statut et de consulter l'historique des demandes passées.
Ce module est disponible uniquement si votre administrateur vous y donne accès.  

Envoyer une demande

L'accès au module de demande d'avance se réalise depuis l'onglet "Demandes d'avance". 

La première fois que vous consultez ce module, aucun historique n'est présent dans l'interface. Afin de réaliser votre première demande cliquez sur "Demander une avance": 

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Le formulaire contient deux champs obligatoires (montant et motif). Le motif vous permet de justifier et contextualiser votre demande. Lorsque les informations obligatoires sont renseignées, cliquez ensuite sur "Envoyer la demande", votre manager sera alors notifié par mail et pourra approuver ou refuser votre demande. 

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Consulter les demandes en cours et passées

Le module de demandes d'avance permet de consulter le statut et contenu des demandes passées. En cas de refus, le motif est consultable grâce à l'icône de commentaire. 

Pour les demandes en attente d'approbation, vous retrouverez le responsable de l'approbation afin de pouvoir le relancer en direct. 

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Comprendre le solde et la situation

Un encart vous permet de consulter votre solde d'avance prévisionnel. Ce solde se décompose en 3 parties:

- Solde d'avance: il s'agit du montant des avances déjà perçues que vous n'avez pas encore justifié (c'est à dire pas déclaré sous forme de frais).

- En cours d'approbation: somme des montants des demandes d'avance en cours d'approbation.

- En attente de paiement: somme des montants des demandes approuvées en cours de paiement.

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Notifications

Lors de l'approbation ou du refus d'une demande, un email de notification est envoyé au demandeur:

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Paiement de l'avance

Une fois une avance approuvée, elle sera en attente de paiement. Retrouvez le montant des avances en cours de paiement depuis le module de "Demandes d'avance" ou depuis "Situation et Notes de frais":

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Utiliser son avance 

Une fois que l'avance a été approuvée par le manager, le montant de cette avance sera automatiquement retenue sur le remboursement des prochaines notes de frais. 

Au moment de la préparation de la note de frais, le montant des avances déduit sera indiqué.

 

Attention, si vous déclarez une note de frais avant l'approbation et le paiement de votre avance, ce montant ne sera pas pris en compte.

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