Fonctionnement comptable des exports d'éléments variables de paie

Avant de commencer 

Le module d'export de Timmi Timesheet permet de générer des fichiers d'écritures avec les temps comptabilisés par les comptes de temps de Timmi et/ou les activités imputées.

Les éléments variables de paie peuvent être exportés à destination de votre logiciel de paie ou vers Figgo sur un compte de récupération, selon votre accord d'entreprise. 

Cette fiche détaille le fonctionnement des exports vers Figgo et vers la paie.

Cette autre fiche d'aide détaille le paramétrage des exports.

Export vers Figgo 

L'export vers Figgo est déclenché automatiquement lors de l'approbation de la feuille de temps. Si vous avez plusieurs étapes d'approbation, l'export ne se fera que lors de la dernière approbation.

Les montants exportés apparaissent dans Figgo avec pour date d'effet le dernier jour de la feuille de temps.

Par exemple, pour une feuille de temps d'une semaine, si la feuille de temps est déclarée et complètement approuvée le vendredi soir, l'information apparaît dans l'historique des exports Timmi Timesheet mais elle ne sera prise en compte dans Figgo que le dimanche soir.

Vous pouvez retrouver les mouvements d'export vers Figgo dans l'historique des exports : 

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Si vous souhaitez générer un rapport sur les mouvements exportés, vous pouvez vous rendre dans Figgo et réaliser un rapport sur l'évolution du solde. 

Export vers la Paie

L'export vers votre logiciel de paie n'est pas automatique et nécessite une action manuelle pour le générer. Lorsque vous réalisez votre paie en fin de mois, vous allez générer un fichier d'export depuis l'onglet export dans Timmi Timesheet (1).

Attention à bien sélectionner la période (2) pour que cela prenne en compte des semaines complètes car les règles de calcul des éléments variables de paie (EVP) sont généralement paramétrées à la semaine. Si la date de fin de période d'export est en milieu de semaine, les comptes d'EVP seront soldés à cette date, donc avant les calculs portant sur la semaine, ce qui pourra déclencher des régularisations dans l'export de la période suivante.

Vous retrouverez les régularisations et retards dans l'onglet dédié (3). Ils seront exportés avec la nouvelle période, mais vous pouvez aussi choisir de n'exporter qu'eux.

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Pour visualiser un export généré précédemment, rendez-vous dans l'historique des exports (1). Vous pouvez télécharger le fichier (2). 

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Attention à ne pas supprimer un export déjà importé dans votre logiciel de paie ! Cela déclencherait des doublons en paie lors du prochain export.

Explication du solde final sur les feuilles de temps 

Si les comptes exportés vers la paie sont visibles sur les feuilles de temps, il est possible qu'ils affichent un solde final qui s'incrémente feuille de temps après feuille de temps. Ce solde est affiché lorsque des temps comptabilisés sur des FDT déclarées précédement n'ont pas été exportés.

Le solde final est remis à zéro lorsqu'un export vers la paie est généré. Plus précisément, lorsque la date comptable de l'export est dépassée (c'est à dire la fin de la période exportée, ou encore la date indiquée comme "A la date du" dans l'historique des exports)

Exemple

Si un salarié effectue 2 heures supplémentaires la semaine 1 et qu'il déclare sa feuille de temps, tant que la période correspondante n'est pas exportée, il aura un solde final de 2 heures sur la feuille de temps de la semaine 2.

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S'il effectue 1 heure supplémentaire la semaine 2, son solde final sera de 3 heures, soit la somme des heures non encore exportées des feuilles de temps précédentes et des mouvements de la feuille de temps en cours.

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Si un export paie est généré, avec comme date comptable le dimanche de la semaine 2, le solde d'heures supplémentaires sera vidé à cette date, il n'y aura donc plus de reliquat sur la feuille de temps de la semaine 3.
Par contre, si un export paie est généré avec comme date comptable le dimanche de la semaine 3, il y aura le solde final jusqu'à la fin de la semaine 3.

NB : Le comportement sera identique pour une déclaration au mois. 

Cas particulier : Export généré avec une date comptable en milieu de feuille de temps

  1. Si un export est généré avec une date comptable en milieu de feuille de temps (milieu de semaine ou de mois), le solde final restera sur la feuille de temps jusqu'à la fin de cette dernière. 
  2. Si des heures supplémentaires sont déclarées sur un jour après la date comptable de l'export, ces heures se retrouveront dans le solde final de la feuille de temps suivante. 

Par exemple : 
Je fais d'abord 2 heures supplémentaires en semaine 1

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Puis, 1 heure supplémentaire le lundi de la semaine 2 et 1 heure supplémentaire le vendredi de la semaine 2

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Si je génère un export avec pour date comptable le mercredi de la semaine 2, alors, j'ai un solde final de 4h sur la feuille de temps de la semaine 2.
Par contre, sur ma feuille de temps de la semaine 3, je n'ai plus qu'une 1h dans le solde final. L'heure en plus du vendredi, n'a pas été exportée. 

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NB : Si vous avez une règle qui calcule l'écart négatif, on peut ainsi se retrouver avec un solde final négatif en semaine 3. En reprenant l'exemple ci-dessus, si on réalise 1h en moins le vendredi de la semaine 2 (au lieu d'1h en plus), on se retrouvera alors avec un solde final de -1h sur la feuille de temps de la semaine 3. 

Explication de l'affichage sur les feuilles de temps lors d'une déclaration au mois avec des règles de calcul à la semaine

Si vous avez une déclaration au mois, des règles de calcul de majorations à la semaine et que la dernière semaine du mois est à cheval sur le mois en cours et le mois suivant, alors, les majorations des heures supplémentaires seront affichées sur la feuille de temps du mois suivant.

Exemple

Feuille de temps de Novembre :  3 heures supplémentaires imputées le 30 novembre

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Feuille de temps de Décembre : 3 heures apparaissent dans la rubrique HS25 alors qu'il n'y a pas d'heures en plus sur la feuille de temps

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Explications : La règle 1 qui calcule toutes les heures en plus se fait au jour, c'est pourquoi 3h apparaissent dans la rubrique HS de la feuille de temps de Novembre. Par contre, la règle 2 qui comptabilise les heures qui doivent être majorées à 25% est paramétrée à la semaine ce qui implique que le calcul se fait à la fin de la semaine (le dimanche). Ainsi, les heures imputées le lundi 30 novembre, ne sont pas comptabilisées sur la feuille de temps de Novembre dans la rubrique HS25 car le calcul se fait le dimanche 6 décembre. Elles apparaissent donc sur la feuille de temps de Décembre comme on le voit sur la capture 2. 

 

 

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