Avant de commencer
Le module d'export de Timmi Temps permet de générer des fichiers d'écritures avec les temps comptabilisés par les comptes de temps de Timmi Temps et/ou les activités imputées.
Les éléments variables de paie peuvent être exportés à destination de votre logiciel de paie ou vers Timmi Absences sur un compte de récupération, selon votre accord d'entreprise.
Cette fiche détaille le fonctionnement des exports vers Timmi Absences et vers la paie.
Cette autre fiche d'aide détaille le paramétrage des exports.
Export vers Timmi Absences
L'export vers Timmi Absences est déclenché automatiquement lors de l'approbation de la feuille de temps. Si vous avez plusieurs étapes d'approbation, l'export ne se fera que lors de la dernière approbation.
Les montants exportés apparaissent dans Timmi Absences avec pour date d'effet le dernier jour de la feuille de temps.
Par exemple, pour une feuille de temps d'une semaine, si la feuille de temps est déclarée et complètement approuvée le vendredi soir, l'information apparaît dans l'historique des exports Timmi Temps mais elle ne sera prise en compte dans Timmi Absences que le dimanche soir.
Vous pouvez retrouver les mouvements d'export vers Timmi Absences dans l'historique des exports :
Si vous souhaitez générer un rapport sur les mouvements exportés, vous pouvez vous rendre dans Timmi Absences et réaliser un rapport sur l'évolution du solde.
Export vers la Paie
L'export vers votre logiciel de paie n'est pas automatique et nécessite une action manuelle pour le générer. Lorsque vous réalisez votre paie en fin de mois, vous allez générer un fichier d'export depuis l'onglet export dans Timmi Temps, depuis l'export EVP correspondant (1).
Attention à bien sélectionner la période (2) pour que cela prenne en compte des semaines complètes (et non pas automatiquement le 1er jour du mois) car les règles de calcul des éléments variables de paie (EVP) sont généralement paramétrées à la semaine. Si la date de fin de période d'export est en milieu de semaine, les comptes d'EVP seront soldés à cette date, donc avant les calculs portant sur la semaine, ce qui pourra déclencher des régularisations dans l'export de la période suivante. Il faut donc veiller à bien inclure le dimanche.
Choisissez ainsi un export comme ici jusqu'au lundi suivant la dernière semaine complète du mois (3).
Enfin, exportez vos EVPs (4)
Vous retrouverez les régularisations et retards dans l'onglet dédié. Ils seront exportés avec la nouvelle période, mais vous pouvez aussi choisir de n'exporter qu'eux.
Pour visualiser un export généré précédemment, rendez-vous dans l'historique des exports (1). Vous y trouverez tous vos exports, et pourrez ainsi consulter les données exportées depuis l'interface ou télécharger le(s) fichier(s) (2).
Explication du solde final sur les feuilles de temps
Si les comptes exportés vers la paie sont visibles sur les feuilles de temps, il est possible qu'ils affichent un solde final qui s'incrémente feuille de temps après feuille de temps. Ce solde est affiché lorsque des temps comptabilisés sur des feuilles de temps déclarées précédemment n'ont pas été exportés.
Le solde final est remis à zéro lorsqu'un export vers la paie est généré. Plus précisément, lorsque la date comptable de l'export est dépassée (c'est à dire la fin de la période exportée, ou encore la date indiquée comme "A la date du" dans l'historique des exports)
Exemple
Si un salarié effectue 2 heures supplémentaires la semaine 1 et qu'il déclare sa feuille de temps, tant que la période correspondante n'est pas exportée, il aura un solde final de 2 heures sur la feuille de temps de la semaine 2.
S'il effectue 1 heure supplémentaire la semaine 2, son solde final sera de 3 heures, soit la somme des heures non encore exportées des feuilles de temps précédentes et des mouvements de la feuille de temps en cours.
Si un export paie est généré, avec comme date comptable le dimanche de la semaine 2, le solde d'heures supplémentaires sera vidé à cette date, il n'y aura donc plus de reliquat sur la feuille de temps de la semaine 3.
Par contre, si un export paie est généré avec comme date comptable le dimanche de la semaine 3, il y aura le solde final jusqu'à la fin de la semaine 3.
NB : Le comportement sera identique pour une déclaration au mois.
Cas particulier : Export généré avec une date comptable en milieu de feuille de temps
- Si un export est généré avec une date comptable en milieu de feuille de temps (milieu de semaine ou de mois), le solde final restera sur la feuille de temps jusqu'à la fin de cette dernière.
- Si des heures supplémentaires sont déclarées sur un jour après la date comptable de l'export, ces heures se retrouveront dans le solde final de la feuille de temps suivante.
Par exemple :
Je fais d'abord 2 heures supplémentaires en semaine 1
Puis, 1 heure supplémentaire le lundi de la semaine 2 et 1 heure supplémentaire le vendredi de la semaine 2
Si je génère un export avec pour date comptable le mercredi de la semaine 2, alors, j'ai un solde final de 4h sur la feuille de temps de la semaine 2.
Par contre, sur ma feuille de temps de la semaine 3, je n'ai plus que 2h dans le solde final car mes règles à la semaine ne s'étaient pas déclenchées en date du mercredi, et donc les heures n'ont pas été exportées.
NB : Si vous avez une règle qui calcule l'écart négatif, on peut ainsi se retrouver avec un solde final négatif en semaine 3. En reprenant l'exemple ci-dessus, si on réalise 1h en moins le vendredi de la semaine 2 (au lieu d'1h en plus), on se retrouvera alors avec un solde final de -1h sur la feuille de temps de la semaine 3.
Explication de l'affichage sur les feuilles de temps lors d'une déclaration au mois avec des règles de calcul à la semaine
Si vous avez une déclaration au mois, des règles de calcul de majorations à la semaine et que la dernière semaine du mois est à cheval sur le mois en cours et le mois suivant, alors, les majorations des heures supplémentaires seront affichées sur la feuille de temps du mois suivant.
Exemple
Feuille de temps d'Octobre : 3 heures supplémentaires imputées le 28 Octobre:
Feuille de temps de Novembre: 3 heures apparaissent dans la rubrique HS25 alors qu'il n'y a pas d'heures en plus sur la feuille de temps
Explications : La règle 1 qui calcule toutes les heures en plus se fait au jour, c'est pourquoi 3h apparaissent dans la rubrique Ecart de la feuille de temps de Novembre. Par contre, la règle 2 qui comptabilise les heures qui doivent être majorées à 25% est paramétrée à la semaine ce qui implique que le calcul se fait à la fin de la semaine (le dimanche). Ainsi, les heures imputées le lundi 28 Octobre, ne sont pas comptabilisées sur la feuille de temps d'Octobre dans la rubrique HS25 car le calcul se fait le dimanche 3 Novembre. Elles apparaissent donc sur la feuille de temps de Novembre comme on le voit sur la capture 2.